Varsinkin jos kulujen käsittely tapahtuu manuaalisesti, ja kuten otsikosta käy ilmi, tämä blogikirjoitus on suunnattu juuri tällaisille yrityksille. Valitettavasti yllättävän moni yritys käyttää edelleen manuaalisia työnkulkuja juuri tähän tarkoitukseen.
Ruotsalaiset kollegamme Findityssä ovat laatineet vuonna 2024 raportin, josta käy ilmi, että vuonna 2023 vain 23 prosenttia tanskalaisista yrityksistä käytti kulujenhallintajärjestelmää. Luku saattaa olla vieläkin pienempi. Tutkimuksemme osoittaa, että 61 % käsittelee kuluja edelleen manuaalisesti.
Tarkasta luvusta riippumatta on kohtuullista päätellä, että monet yritykset hallinnoivat kuluja vielä nykyäänkin manuaalisesti.
Matkaselvitysten käsittely on kallista ja aikaa vievää.
Kun puhumme manuaalisesta kulujen käsittelystä, on väistämätöntä, ettei samassa lauseessa mainita "matkaselvitystä". Näin on täten tehty.
Useimmat yritykset, jotka käsittelevät kuluja manuaalisesti, käyttävät klassista matkaselvitystä. Työnkulku matkaselvityksissä on seuraava: keräät tiettyyn toimintaan liittyvät kustannukset ja kuitit. Seuraavaksi matkalasku luovutetaan, kuljetetaan käsin esimiehelle hyväksyttäväksi ja lopuksi se kuljetetaan talousosastolle, joka kirjaa sen talousjärjestelmään.
Saatat ajatella, että se kuulostaa monimutkaiselta. Sitä se onkin. Se on vaikeaa ja aikaa vievää työntekijälle, hyväksyjälle ja talousosastolle. Sen lisäksi, että se on vaikeaa, se on myös kallista.
Miksi manuaalinen kulujenhallinta on kallista?
Kulujen hallinnointi manuaalisesti on kallista kahdesta syystä:
- Osallistuvien työntekijöiden määrä ja käytetty aika
- Virheen mahdollisuus
Vanha sanonta "aika on rahaa" pitää edelleen paikkansa. Kun puhutaan matkaselvityksistä, The Global Business Travel Associationin mukaan matkaselvityksen tekeminen kestää noin 20 minuuttia. Mielestämme se sopii hyvin. Työntekijä ja talouspäällikkö ovat aina mukana, kun taas hyväksyjä on usein mukana. Jos oletetaan, että kaikilla näillä henkilöillä on tuntipalkka, viidesosa tuosta tuntipalkasta voidaan katsoa kulujen käsittelystä aiheutuvaksi kustannukseksi.
On myös mahdollista, että virheitä tapahtuu. Samassa raportissa todetaan, että joka viides (19 %) matkaselvitys sisältää virheitä (puuttuvat tiedot, virheellinen kirjaus, epäselvät liitteet jne.). Se maksaa ylimääräistä rahaa ja 18 minuuttia ylimääräistä aikaa.
Mitä matkaselvitysten manuaalinen käsittely maksaa?
Matkaselvityksiin liittyvät kustannukset vaihtelevat sen mukaan, keneltä kysyt. On mahdotonta löytää yhtä lukua, jota voidaan pitää keskimääräisenä kustannuksena. Internetissä on erilaisia raportteja, joissa puhutaan 16-58 dollarista.
Aberdeen Groupin vanhassa, mutta usein siteeratussa vuoden 2011 raportissa arvioidaan, että matkaselvityksen käsittelyyn liittyvät kustannukset ovat 29,38 dollaria, kun taas The Global Business Travel Association arvioi kustannusten olevan 58 dollaria.
Mikä on oikein ja mikä väärin? Meillä itsellämme ei ole siitä numeroita. Mielestämme on oikeudenmukaisinta toimia varovaisesti. Siksi käytämme laskelmissamme vertailukohtana 30 dollaria, joka on mielestämme myös hyvin realistinen luku.
Kustannusten laskentakaava on yksinkertainen:
Matkakorvauksen kustannukset
x
työntekijöiden määrä
x
työntekijän keskimääräisten matkaselvitysten määrä kuukaudessa.
Kuten mainittiin, käytämme 30 dollaria olettaen, että jokaisella työntekijällä on keskimäärin puolitoista matkakulua kuukaudessa. Yksinkertaisuuden vuoksi olemme laatineet esimerkkejä, joissa on 10, 50 ja 100 työntekijää (jotka kaikki tekevät matkakorvauksia).
Laskentaesimerkeissä virheenkorjaukseen käytetty aika on jätetty pois.
- 10 työntekijän yritys:
Yritys, jossa on 10 työntekijää, käyttää matkakuluihin 450 dollaria kuukaudessa. Tanskan kruunuina tämä on 3 140 Tanskan kruunua kuukaudessa ja 37 680 Tanskan kruunua vuodessa.
- Yritys, jossa on 50 työntekijää:
Yritys, jossa on 50 työntekijää, käyttää matkakuluihin 2250 dollaria kuukaudessa. Tanskan kruunuina tämä on 15 700 Tanskan kruunua kuukaudessa ja 188 000 Tanskan kruunua vuodessa.
- Yritys, jossa on 100 työntekijää:
Ei tarvitse olla matematiikan professori voidakseen laskea, että 100 työntekijän yritys maksaa kaksi kertaa enemmän kuin 50 työntekijän yritys. Se on 31 400 Tanskan kruunua kuukaudessa ja 376 000 Tanskan kruunua vuodessa.
Entä kaikki piilokustannukset?
Ilmeisten korkeiden taloudellisten kustannusten lisäksi menojen manuaalisesta käsittelystä aiheutuu myös useita piilokustannuksia ja haittoja.
- Ensinnäkin sinun on käsiteltävä kuittivuori.
- Toiseksi kuitit voivat helposti kadota.
- Kolmanneksi työntekijäsi käyttävät suhteettoman paljon aikaa sellaiseen, joka ei tuota arvoa.
- Neljänneksi on haastavaa seurata, noudattavatko työntekijät ohjeita ja toimintatapoja.
- Viidenneksi, kulukorvauskirjoihin liittyvä petosriski on valitettavasti suurempi.
Mikä on siis ratkaisu?
Ratkaisu on löytää järjestelmä, jolla koko prosessi voidaan digitalisoida ja automatisoida alusta loppuun. Me Visma Acubizilla pystymme siihen. Olemme tehneet sitä vuodesta 1997 lähtien.
Ymmärrämme, että matkakorvausten maksaminen on järkevää, jos yrityksellä ei ole järjestelmää kulujen käsittelyyn. Näin kaikki liitteet "kerätään". Acubizin kanssa suosittelemme työskentelemään "Fast Track" -konseptimme kanssa, jossa käyttäjä käsittelee ja viimeistelee kulun heti, kun se tapahtuu. Silloin kulu tilitetään välittömästi, eikä se esimerkiksi käy talousosastolle liian raskaaksi kuun lopussa, kun sen on käsiteltävä kaikki matkaselvitykset samanaikaisesti.
Verrataanpa laskentaesimerkkien lukuja joihinkin omiin asiakkaisiimme. Voidaan päätellä, että digitaalisen ja automatisoidun kulujenhallintaratkaisun hankkimisella voidaan säästää huomattavan paljon rahaa.
Useimmissa tapauksissa voit säästää 66 % tai jopa enemmän sanomalla hyvästit manuaalisille työnkuluille.
Sitten ei jää muuta kuin sanoa: aloita!
