Mielestäni on aina tärkeää, että yritysjohtajat pyrkivät jatkuvasti optimoimaan hallinnollisia prosesseja ja tehtäviä. Ja erityisesti nyt se on tärkeämpää kuin koskaan. Useimmat taloushallinnon ammattilaiset ovat kuulleet maksuprosessin digitalisoinnista ja automatisoinnista. Monilla talousosastoilla, jotka eivät ole vielä digitalisoituneet tällä alalla, on maksuliikenteen automatisointi (AP-automaatio) tulevien hankkeiden listalla. Näin ollen uskon, että useimmat ovat kuulleet sen eduista: Meidän on säästettävä aikaa, meidän on työskenneltävä tehokkaammin ja meidän on lisättävä tuottavuutta. Tässä blogissa perustelen, miksi on hyvä ajatus ottaa maksuliikenteen automatisointi käyttöön juuri nyt.
Merkittävä tuottavuuden lisäys talousosastolla
Suurin painava hyötytekijä, joka liittyy ostoreskontran digitalisointiin ja automatisointiin, on se, että se parantaa merkittävästi työntekijöiden tuottavuutta talousosastolla. Muun muassa Institute of Finance Managementin tutkimus paljastaa, että talousosaston kokoaikainen työntekijä voi käsitellä 16 kertaa enemmän toimittajien laskuja, jos ne käsitellään digitaalisesti verrattuna manuaaliseen käsittelyyn. Se on huomattava tuottavuuden parannus. Vaikutus vaihtelee luonnollisesti yrityksen koon ja volyymin mukaan. Joskus kuulen, että pienet ja keskisuuret yritykset torjuvat AP-automaation tarpeellisuuden. He sanovat, että syynä on alhainen laskutusmäärä ja että investointi ei ole sen arvoinen. Kokemukseni on, että suuremmissa organisaatioissa havaittu automatisoinnin tarve on olemassa myös pienemmissä yrityksissä, puhumattakaan siitä, että talousosastolla on vähemmän käsiä. Kun työntekijöiltä vapautuu tällä tavoin resursseja, on tärkeää miettiä, mitä jatkossa tehdään. Periaatteessa on kaksi reittiä: joko kerätä suorat säästöt henkilöstövähennysten kautta tai käyttää vapautuvat resurssit arvokkaampaan työhön. Esimerkkejä arvokkaammasta työstä voisi olla strategisemman lähestymistavan luominen tavarantoimittajiin ja myyjiin keskittymällä parempiin maksuehtoihin, käteisalennuksiin nopeampien laskujen maksujen avulla jne. Tämä on myös tapa löytää rahaa. Kyse on siitä, että toimittajien laskujen manuaalinen käsittely on aikaa vievä ja rutiinipohjainen tehtävä, ja on aina hyvä idea poistaa tällaiset asiat, koska aikaa voidaan käyttää paremmin. Useimmissa tapauksissa AP-automaation ympärille voidaan rakentaa järkevä liiketoiminta-ajatus.
Entä muu organisaatio?
Digitaalinen ja automatisoitu prosessi myyjien ja tavarantoimittajien laskujen osalta ei hyödytä ainoastaan talousosastoa. Tällainen prosessi sisältää myös hyväksyntätyönkulun, joka mahdollistaa laskun helpon ja tehokkaan valvonnan ja hyväksynnän koko yrityksessä. Manuaalinen prosessi merkitsee yleensä hyvin hitaita käsittelyaikoja, koska asiat hoidetaan (kokonaan tai osittain) paperilla tai sähköpostiviestinnän avulla ilman automaatiota. Seurauksena on usein maksujen myöhästyminen muistutuskuluineen ja epätarkkuuden puute kustannusraportoinnissa.
Millainen on automatisoitu ja digitaalinen prosessi?
Automatisoidussa maksuprosessissa on kaiken kaikkiaan kolme vaihetta:
- Skannaus ja tiedonkeruu
- Laskun työnkulku
- Integrointi ERP- / rahoitusjärjestelmään
Prosessi on esitetty myös seuraavassa kuvassa
Vaiheessa 1 digitointi aloitetaan skannauksella ja tietojen tallentamisella. Ja ei, vaikka saattaisitkin jo vastaanottaa useimmat laskut PDF-dokumentteina, se ei tarkoita, että prosessisi olisi digitaalinen. Sinun on kerättävä olennaiset tiedot laskuasiakirjoista, olivatpa ne sitten paperisia tai sähköisessä muodossa. Sitten tiedot on jäsenneltävä, jotta niitä voidaan käsitellä digitaalisesti, kun ne siirtyvät eteenpäin.
Vaiheessa 2 käynnistetään automaattinen työnkulku. Työnkulku huolehtii laskujen tietojen täydentämisestä hyväksymispolulla sekä kirjanpitoon ja kirjanpitoon liittyvillä tiedoilla. Markkinoiden parhaat järjestelmät tarjoavat mobiilikäytön tähän prosessin osaan. Tämä mahdollistaa sen, että työ voidaan tehdä ajasta ja paikasta riippumatta.
Vaiheessa 3 käsitellyt tiedot toimitetaan toiminnanohjaus- tai rahoitusjärjestelmään, jotta kirjanpito ja selvitys voidaan hoitaa.
Tässä hahmotellaan perusprosessi / arvoketju, ja sen jälkeen markkinoilla on solutions , joka tarjoaa erilaisia konfigurointivaihtoehtoja ja lisämoduuleja. Erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille, jotka haluaisivat alkaa automatisoida kirjanpitoprosessiaan, on kuitenkin tärkeää löytää yksinkertainen ja turvallinen ratkaisu, joka tarjoaa kokonaisvaltaisen toiminnallisuuden - skannauksesta ja tiedonkeruusta työnkulkuun ja kirjanpitokelpoisen tulosteen toimittamiseen.
Kuinka paljon rahaa siinä on?
Meillä Acubizilla on asiakastapauksia, jotka osoittavat jopa 80 prosentin säästöt laskujen käsittelykustannuksissa. Tätä tukevat erilaiset tutkimukset, kuten tämä Levvel Researchin tutkimus, joka osoittaa, että yritykset, jotka automatisoivat ostoreskontraprosessinsa, säästävät keskimäärin 84 prosenttia siihen liittyvistä kustannuksista. Kuten alun perin totesin, on aina tärkeää työskennellä prosessien optimoinnin parissa. Aikana, jolloin yrityksen toimintaedellytyksiin kohdistuu paineita, tämän merkitys todellakin korostuu. Monille yrityksille ostovelkojen automatisointi on "pikavoitto", eikä sen toteuttamisen tarvitse olla monimutkainen hanke. Tuottavuushyötyjen kerääminen on erittäin tärkeää juuri tässä ja juuri nyt.
