Acubizin ja liikematkatoimisto ATPI:n kumppanuus auttaa yrityksiä saumattomassa digitaalisessa virtauksessa lentolippujen varaamisesta matkakuluihin toiminnanohjausjärjestelmässä. Nykyään monet yhteiset asiakkaat hyötyvät digitaalisesta integroidusta solutions.
Acubiz tekee yhteistyötä monien matkatoimistojen kanssa, joiden yhteistyö maailmanlaajuisen liikematkatoimiston ATPI:n kanssa on pitkäaikaista. ATPI on erikoistunut merenkulkualaan ja varmistaa, että merimiehet ja muut offshore-työntekijät saapuvat kohteisiin ympäri maailmaa - oikeaan aikaan ja parhaaseen hintaan. Se edellyttää tiivistä yhteistyötä asiakkaan kanssa, jotta matkat voidaan suunnitella optimaalisesti ja ajoissa - muuten matkakulut voivat olla negatiivinen yllätys, sanoo Kim Fuglsang, ATPI:n tanskalainen toimitusjohtaja:
"Perinteisesti olemme keskittyneet säästöjen luomiseen asiakkaalle hyvän suunnittelun avulla, jotta voimme varmistaa parhaat lentohinnat. Teemme näin jatkossakin, mutta Acubizin kanssa solmimamme kumppanuuden myötä luomme yhteisen digitaalisen kokonaisratkaisun asiakkaillemme matkustusalalla solutions. Lisääntyneen yleiskuvan ja tehokkaiden osastojen sisäisten prosessien avulla yritykset voivat saavuttaa entistä suurempia säästöjä."
Saumaton digitaalinen virtaus
ATPI:n varausjärjestelmän ja Acubizin digitaalisen kulujenhallintapalvelun - Acubiz EMS - integrointi luo saumattoman digitaalisen virtauksen lentolippujen varaamisesta matkalaskujen laskutukseen ja kulujen kirjaamiseen yrityksen toiminnanohjausjärjestelmässä. Asiakkaan tarpeiden mukaan ATPI "leimaa" lentoyhtiön laskut työntekijän ja projektin nimillä varausjärjestelmässään. Tämän jälkeen lentolippujen pdf-tiedosto lähetetään suoraan matkustavan työntekijän Acubiz-EMS-järjestelmään, jossa se sovitetaan automaattisesti yhteen matkatilin tapahtuman kanssa. Tämä prosessi luo asiakkaille arvoa monin tavoin, Kim Fuglsang jatkaa:
"Tavallisesti talousosasto saa matkatoimistoilta matkalaskun kokonaismäärän, ja talouspäällikön on sitten lähetettävä laskut manuaalisesti matkustaville työntekijöille. Tästä prosessista päästään kokonaan eroon, kun varausjärjestelmämme ja matkatilimme on integroitu Acubizin sovellukseen ja verkkopohjaiseen Expense Management Service -palveluun. Jos lentolippuun merkitään projektin nimi sekä vastuullisten projektipäälliköiden ja matkavastaavien nimet, yritys saa uudenlaisen yleiskuvan tiettyjen projektien matkakulujen kokonaismäärästä ja voi ennustaa kassavirtaa paljon tarkemmin. Se on ehdottoman hyödyllistä yrityksille."
Työntekijöiden kulut ovat enemmän kuin lentoliput
Acubiz EMS auttaa yrityksiä digitalisoimaan koko matkalaskutus- ja kuluraportointiprosessin. Työntekijöiden matkakulut kattavat tyypillisesti ajo-, ruoka- ja juoma-, juna- ja lentoliput, mutta ne voivat kattaa myös monia muita työntekijöihin liittyviä kuluja luottokortilla tai käteisenä.
Kim Pawrup, Sales Acubizin johtaja:
"Yritykset, joilla on paljon matkustavia työntekijöitä, voivat hyödyntää Acubizin yhteistyötä matkatoimistojen kanssa - myös ATPI:n kanssa. Talousosasto tarvitsee vähemmän aikaa toimiakseen välittäjänä matkatoimiston ja matkustavan työntekijän välillä. Ja Acubiz EMS:ssä työntekijän tarvitsee käyttää vähemmän aikaa kuluraporttien tekemiseen, koska aikaa vievä manuaalinen työ matkaraporttien tekemisessä tapahtuu digitaalisesti ja voidaan hoitaa sovelluksestamme Acubiz One mobiilissa. Samoin talousosaston ei tarvitse käsitellä työntekijän matkaraportteja ja kuitteja manuaalisesti - ne ovat automaattisesti saatavilla Acubiz EMS:ssä ja ne voidaan siirtää suoraan yrityksen talousjärjestelmään. Asiakkaiden sisäisiä prosesseja integroimalla ja optimoimalla matkoihin solutions ja matkaselvityksiin liittyviä prosesseja voidaan luoda monella tasolla lisäarvoa."
