Kun yritystä pyöritetään, syntyy kuluja. Se on väistämätöntä. Niitä voi syntyä, kun työntekijät matkustavat yrityksen puolesta, kun myyjä lähtee tien päälle ja joutuu tankkaamaan autonsa tai kun markkinointiosaston työntekijä ostaa mainoksia tai ohjelmistoja.
Useimmiten juuri työntekijät käyttävät yrityksen rahaa - joko menoihin tai yrityskortilla. Näissä tapauksissa työntekijät saattavat miettiä, mikä summa on hyväksyttävää käyttää yrityksen puolesta. Ja mitä pidetään liiketoimintaan liittyvänä ostoksena ja mitä ei?
Yritykset ovat työntekijöilleen velkaa sen, että ne välittävät selkeän viestin siitä, mikä on hyväksyttävää ja mikä ei. Tässä kohtaa kulukäytäntö tulee kuvaan mukaan.
Mikä on kulupolitiikka?
Kulupolitiikassa vahvistetaan suuntaviivat ja asetetaan puitteet sille, miten kuluja käsitellään kyseisessä yrityksessä. Toisin sanoen siinä määritellään, miten työntekijät voivat käyttää yrityksen rahaa.
Julkiset ja yksityiset kulupolitiikat erotetaan toisistaan, ja tässä blogikirjoituksessa keskitymme yksityisten yritysten kulupolitiikkoihin.
Yksi kulupolitiikan tarkoituksista on selventää, miten työntekijät voivat käyttää rahaa tietyn rajan sisällä. Kulupolitiikassa on kuitenkin myös varmistettava, että yritys ostaa ehdoilla, joissa laatu, toimivuus, hinta, toimitusvarmuus, kestävyys jne. ovat olennaisia muuttujia.
Kulupolitiikassa voidaan myös määritellä, mitä maksutapoja ja toimittajia työntekijöiden on käytettävä. Tässä blogikirjoituksessa emme perehdy tiettyjen toimittajien valintaan jne. vaan keskitymme kuvaamaan, miksi kulupolitiikka on hyvä idea.
Useimmilla yrityksillä on nykyään kunnianhimoisia ilmastopolitiikkoja tai kestävän kehityksen tavoitteita, ja kulupolitiikka on tehokas keino varmistaa, että työntekijät ostavat kestäviltä yrityksiltä.
Viisi vinkkiä kulupolitiikan laatimiseen
Mainitsemme sen vielä kerran. On hyvä ajatus laatia selkeästi määritelty kulupolitiikka, koska silloin ei ole epäselvyyksiä tai epäselvyyksiä aina, kun työntekijät käyttävät joko omaa tai yrityksen korttia.
Seuraavassa on viisi vinkkiä kulupolitiikan laatimiseen:
- Selkeät säännöt kululuokille - tee kululuokkia ja määrittele kuhunkin luokkaan sovellettavat säännöt. Esimerkkejä luokista voisivat olla ateriat, kuljetukset, majoitus jne.
- Kerää työntekijöiltä palautetta - kulukäytäntö on sovitettava mahdollisimman hyvin yrityksen tarpeisiin. Erityisesti rajoitusten osalta. Ei olisi järkevää asettaa lounaalle 500 Tanskan kruunun ylärajaa, jos useimmat työntekijät käyttävät kuitenkin vain 250 Tanskan kruunua.
- Tee vakuutuskäytännöstä helppotajuinen - anna vakuutuskäytäntösi olla yksinkertaisessa ja suoraan asiaan menevässä muodossa. Kaikkien työntekijöiden pitäisi pystyä lukemaan ja ymmärtämään se ilman, että heidän tarvitsee juosta talousosaston kautta.
- Vältä poikkeuksia - kulukäytäntö on helpompi ymmärtää, jos kaikki tietävät, että säännöt ovat sääntöjä. Tämä säästää talousosaston aikaa, kun sen ei tarvitse ottaa huomioon poikkeuksia.
- Päivitetty ja helposti saatavilla - se on hieman itsestäänselvyys, mutta kulukäytäntöä on päivitettävä, jos kulutustottumukset muuttuvat tai uusia toimittajia otetaan käyttöön. Sen on oltava helposti ja nopeasti saatavilla - tietenkin verkossa.
Kulupolitiikan edut
Kulukäytäntö on ennen kaikkea loistava väline, jonka avulla voidaan määritellä suuntaviivat sille, kuinka paljon rahaa työntekijät voivat käyttää erilaisiin kuluihin. Kulupolitiikalla on kuitenkin vielä enemmän etuja:
Petosriskin minimoiminen
Sen lisäksi, että kulupolitiikka määrittää kuluja koskevat pelisäännöt, se on myös keino pitää työntekijät vastuullisina, jos he rikkovat sääntöjä. Usein petokset johtuvat siitä, että työntekijät eivät ole tietoisia siitä, milloin sääntöä on rikottu. Kulupolitiikka voi siis vähentää yrityksen alttiutta petoksille. Olemme kirjoittaneet petoksista aiemmin toisessa blogikirjoituksessa, jonka voit lukea täältä.
Vähemmän epäilyksiä ja kysymyksiä
Kulukäytännöt poistavat paljon epäilyksiä ja minimoivat työtovereiden, johtajien ja talousosaston kysymysten määrän. Ajatus siitä, onko oikein käyttää tämä tai tuo summa, poistuu, koska on laadittu selkeät säännöt sille, mikä on ok ja mikä ei.
Samalla kulukäytännöt voivat osaltaan rajoittaa menoja, jotka johtuvat työntekijöistä, jotka käyttävät toisinaan liikaa.
Kaikki ovat tasa-arvoisia
Jos käytäntö koskee kaikkia työntekijöitä kaikilla osastoilla, on suurempi mahdollisuus, ettei kukaan tunne tulleensa kohdelluksi epäoikeudenmukaisesti. On myös hyvä harkita, pitäisikö toimintaperiaatteiden koskea myös johtoryhmää.
Kulupolitiikan ja sisäisen valvonnan yhdistäminen
Kulupolitiikkaan voidaan käyttää digitaalisia välineitä, jotka lisäävät sisäistä valvontaa ja avoimuutta. Acubiz on jo vuosien ajan auttanut monia asiakkaitamme sisäisessä valvonnassa Company Policy Manager-palvelumme avulla. Company Policy Manager on palvelu, joka auttaa työntekijöitä noudattamaan yrityksen sääntöjä, ohjeita ja menopolitiikkaa - myös kulupolitiikkaa.
Company Policy Managerin kautta yritys voi asettaa määrällisiä rajoja, valvontakriteerejä ja pistokokeiden tiheyttä. Voi olla, että yrityksellänne on viihdekulujen määrällinen rajoitus, joka on 750 Tanskan kruunua henkilöä kohden. Jos kaksi henkilöä käyttää yhdessä yli 1 500 Tanskan kruunua, kulun rekisteröineelle henkilölle ilmoitetaan, että raja on ylitetty. Työntekijää pyydetään lisäämään kommentti, minkä jälkeen menon käsittely jää hyväksyjän ja talousosaston tehtäväksi.
Usein kaikkia menoja ei ole järkevää valvoa. Sisäistä valvontaa voidaan helposti virtaviivaistaa - sanotaan, että työntekijä on ostanut yrityskortilla kupillisen kahvia 30 Tanskan kruunulla. Jos kortin myöntäjältä saadut tiedot kertovat, että huoltoasemalta on ostettu jotain 30 DKK:lla ja työntekijä rekisteröi 30 DKK:n oston kahvikupiksi, on varsin todennäköistä, että rekisteröinti on oikea, minkä vuoksi on järkevää antaa kulun siirtyä suoraan kirjanpitoon.
Toivottavasti tämän blogikirjoituksen otsikossa on nyt vielä enemmän järkeä kuin ennen lukemisen aloittamista. Toivomme myös, että on selvää, että me Acubizissa uskomme kulukäytännön olevan tärkeä asiakirja yritysten kulujen paremman hallinnan kannalta. Olet aina tervetullut ottamaan meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten Acubiz voi edistää kulujen tehokkaampaa käsittelyä.
