Meillä Acubizilla on tehtävä. Tehtävä, jonka tavoitteena on helpottaa yritysten ja niiden työntekijöiden hallinnollisia prosesseja. Tämä voidaan tehdä monin tavoin, ja meidän ydinalueemme on kulujen hallinta.
Kulujen hallinnassa on kyse yritystoimintaan liittyvistä kuluista, joita monilla työntekijöillä on työssään. Paradoksaalista ja melko huvittavaa on kuitenkin se, että aina kun työntekijällä on kuluja, kulujen dokumentointiin, perustelemiseen, valvomiseen, hyväksymiseen, kirjanpitoon, laskentaan ja joskus myös maksamiseen liittyvä työ lisääntyy. Tavoitteenamme on digitalisoida ja automatisoida kulutapahtuman kaikki vaiheet sen syntymisestä kirjanpitoon kirjaamiseen asti.
Tässä blogikirjoituksessa keskityn yrityskorteilla maksettaviin kuluihin ja selitän, miten voit luoda täydellisen digitaalisen arvoketjun kulujen matkan ympärille - tapahtumasta kirjanpitoon.
Mustat aukot
Tämä jakson otsikko ja yrityskorttitapahtumiin liittyvä termi "mustat aukot" on peräisin ystävältämme Lars Kristoffersenilta. Lars työskentelee Nordean kassapäällikkönä ja muun muassa neuvoo yritysasiakkaita yrityskorttien käytössä. Lars käytti tätä analogiaa hiljattain Nordean Cash Management -tiimin kanssa pitämässämme tilaisuudessa, jossa käsiteltiin yhteistä tarjoustamme First Cardin ja Acubizin kanssa, ja mielestäni se osuu oikeaan.
Kuten alun perin kuvailin, työtä tehdään enemmän joka kerta, kun työntekijä käyttää yrityskorttia. Työ liittyy siihen, että jokaista tapahtumaa täydennetään tarvittavilla tiedoilla, jotta kulut voidaan kirjata oikein. Tämä liittyy sekä oikeudellisiin vaatimuksiin että yrityskohtaisiin vaatimuksiin ja sääntöihin. Larsin sanoja käyttäen puuttuvia tietoja voidaan kuvata "mustiksi aukoiksi", ja kunkin tapahtuman tietojen rikastaminen on yksinkertaisesti "mustien aukkojen" täyttämistä.
Kun kulut maksetaan yrityskortilla, tietyt tiedot ovat jo saatavilla digitaalisesti. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi tapahtuman päivämäärä ja kellonaika, valuutta ja kauppiaan tiedot (MCC-koodien avulla). Näistä tiedoista on luonnollisesti hyötyä kirjanpitovaihetta jatkettaessa, mutta silti tarvitaan vielä lisää tietoja.
Minkälaista tietoa voidaan sitten luonnehtia mustiksi aukoiksi? No, jos aloitamme oikeudellisesta näkökulmasta, niin kuitti tietystä menosta on tärkeä. Tanskan kirjanpitolain mukaan kulukuitti tai sen kopio (se voi olla digitaalinen) on säilytettävä 5 vuotta. Muut "mustat aukot" liittyvät kunkin organisaation rakenteeseen ja vaatimuksiin kirjanpidon ja kuluihin liittyvien lisäasiakirjojen osalta. Varsinainen kirjanpitotyö voi vaihdella yksinkertaisen tilikartan noudattamisesta monimutkaisempaan, esimerkiksi osasto-, projekti- tai asiakaskohtaisiin jakovaatimuksiin, kun otetaan huomioon taloudellisiin ulottuvuuksiin liittyvä monimutkaisuus ja rakenne. Tämän lisäksi voi olla myös "mustia aukkoja", jotka liittyvät kulujen hyväksyntää koskevaan dokumentaatioon - tyypillisesti työntekijöiltä yhden tai useamman esimiehen kautta.
Jos palaamme kirjanpitoon ja laskentatoimeen, tämä on tehtävä, joka perinteisesti kuuluu talousosastolle. Kun kyse on yrityskorteilla maksetuista kuluista, ehdotan kuitenkin, että tämä tehtävä siirretään kortinhaltijalle - "mustat aukot" olisi täytettävä heti, kun kulu syntyy.
Digitaalinen arvoketju
Miten luodaan digitaalinen arvoketju, joka yhdistää yrityskorttisi ERP- tai rahoitusjärjestelmään? Entä miten työntekijäsi voivat itse hoitaa kirjanpidon ja kulujensa tilityksen? No, teet sen etsimällä työkalun, joka voi:
- Hae tapahtumatiedot yrityskorteistasi.
- Helpotetaan sitä, että käyttäjä/kortinhaltija voi yksinkertaisilla toimilla täyttää "mustat aukot".
- Toimita kirjanpitokelpoiset tiedot ERP- tai rahoitusjärjestelmääsi.
On selvää, että juuri tässä vaiheessa meidän kaltaisemme ratkaisu astuu kuvaan, ja alla olevassa kuvassa hahmotellaan ketjua.
Kun etsit työkalua, joka voi auttaa sinua luomaan tämän ketjun, on monia asioita, joita kannattaa tutkia ja ottaa huomioon. Aluksi on kuitenkin tärkeää, että mietit seuraavia asioita:
- Käytettävyys – työkalun on oltava helppo ja intuitiivinen työskennellä, muuten sinulla ei koskaan ole myyjiä, consultant jne. tehdä kulukirjanpitoa ja kirjanpitoa puolestasi.
- Turvallisuus - muista, että työkalu käsittelee maksukortti- ja maksutapahtumatietoja. Tämän on tapahduttava turvallisesti.
- Ominaisuudet ja integraatiovaihtoehdot - tarkastele muita työntekijöihin liittyviä kuluja, esimerkiksi kilometrikuluja tai ilman yrityskorttia olevien työntekijöiden yksityisiä kuluja. Varmista, että ratkaisussa on ominaisuuksia ja näkökulma useiden asioiden käsittelyyn. Integrointivaihtoehdot ovat luonnollisesti tärkeitä - jos työkalu ei pysty liittymään tiettyihin yrityskortteihin tai tiettyyn talousjärjestelmään, olet taas lähtöpisteessä.
Tiedät varmaan, miten, kuten myyjät yleensä ovat ja sitten saatat kysyä ylimääräisen kerran, onko "todella mahdollista", että he tekevät oikean kirjanpidon kuluista? No, vastaus on kyllä, se on täysin mahdollista, kunhan se tehdään oikein. Katso, mitä Per Baltsenilla, joka on Dansk Brandteknik A/S:n talousjohtaja, on sanottavaa asiasta.
"Teknologiapakattu kortti"
Kulujenhallintaratkaisulla on monia puolia, mutta yksi näkökulma, jota usein käytän, on se, että sen avulla voit antaa yrityskorteillesi enemmän valtaa - jopa supervoimia! Kirjaimellisesti päivität kortit jonkinlaisella teknologialla. Teknologiaa, joka tekee korteista älykkäämpiä. Teknologia, joka helpottaa mustien aukkojen täyttämistä. Teknologia, jonka avulla voit luoda ketjun, jonka olen hahmotellut tässä blogikirjoituksessa. Teknologia, joka säästää yritykseltäsi paljon aikaa - sekä talousosastoilla että käyttäjien / kortinhaltijoiden kanssa.
Toisin sanoen, kun puhumme yrityskorteilla maksettavista kuluista, kortit hoitavat suurimman osan kirjanpidosta puolestasi! Kortit auttavat myös myyjiäsi, konsultteja ja muita käyttäjiäsi pitämään kirjaa kuiteista ja kuluasiakirjoista.
