Hyvä talousjohtaja...
Digitaalinen transformaatio on todellisuutta - ja jos minulta kysytään, sanon, että on aina terveellistä haastaa liiketoimintatapamme kyseenalaistamalla perinteiset käsityksemme tietystä työnkulusta. Digitaaliset työkalut johtavat uusiin menetelmiin, jotka yksinkertaistavat työelämäämme. Erityisesti sellaisia tehtäviä kuin työntekijöiden kulujen rekisteröinti, mutta myös sitä, miten hankimme tietoa ja tulemme viisaammiksi työntekijöidemme, yrityksemme, asiakkaidemme ja kumppanuuksiemme kannattavuudesta. Tarkemmin sanottuna ajattelen tapaa, jolla jaamme ja kohdistamme kustannuksia yrityksen osastojen, projektien ja asiakkaiden välillä. Osoitteessa Finance saat työntekijöiltä erilaisia kustannuksia, ja sen jälkeen jaat ja kohdistat kustannukset oikealle tilille. Uskon, että teknologian omaksuminen tekee tästä prosessista älykkäämmän - ja samalla ilahduttaa sinua tarkemmilla tuloksilla.
Olen sanonut sen ennenkin. Nykypäivän talousjohtaja on enemmän kuin hallinnollinen rooli, joka vastaa ensisijaisesti perinteisistä kirjanpito-, laskenta- ja raportointitehtävistä. Olet ongelmanratkaisija ja yrityksen luotettava neuvonantaja - ja tärkeä resurssi, joka auttaa määrittämään pitkän aikavälin strategisen agendan. Täyttääkseen vastuusi talousjohtajana sinun on pysyttävä mukana finanssiteknologian ja fintechin tarjoamissa mahdollisuuksissa - ja hyödynnettävä niitä digitaalisen siirtymän ajurina. Näin voit kehittyä, ja sinun on helpompi tehdä tarkkaa kannattavuusanalyysia asiakkaista ja erityistoiminnoista. Ja kukapa ei unelmoisi siitä, että asiakkaan kannattavuudesta näkyisi kokonaiskuva?
Todellinen yleiskatsaus
Toimintoperusteinen kustannuslaskenta (ABC) on tunnettu menetelmä kustannusten kohdistamiseksi tietyille toiminnoille, esimerkiksi tietylle asiakkaalle. Tarkka näkemys siitä, mitkä asiakkaat ovat kannattavia tai kannattamattomia, edellyttää, että kaikki kustannukset otetaan huomioon. Tähän sisältyvät suuret kustannukset, kuten korkea asiakaspalvelutaso, mutta myös pienet kustannukset, kuten kilometrikulut ja työntekijöiden matkakulut.
Tarvitset yksityiskohtaisia tietoja kaikista kustannuksista, jotta saat oikean kuvan asiakkaan arvosta. Tässä kohtaa joidenkin yritysten on vaikea toimia. Läpinäkyvyys ja jäljitettävyys ovat tärkeitä kustannusten käsittelyn kannalta - ja tämä voi olla vaikea taloudellinen työnkulku, jos tietoihin ei ole helppo päästä käsiksi. Se edellyttää prosessia ja järjestelmää, joka tallentaa kustannukset niiden syntyessä ja kohdistaa tai yhdistää ne välittömästi oikealle tilille. Jälleen kerran digitaaliset työkalut varastavat valokeilan ja antavat sinulle etuja.
Digitaalinen käsittely ja mittojen valvonta
Digitaalisessa järjestelmässä, joka käsittelee kustannusten kirjauksia, kuten matkakuluja, kilometrikorvauksia ja tiettyyn asiakkaaseen käytettyä aikaa, on mahdollista siirtää kirjanpitotehtävä loppukäyttäjälle tai hyväksyjälle. Mitat valitset itse. Tämä tarkoittaa, että kustannuksen kohdistaminen esimerkiksi tietylle asiakkaalle voi tapahtua samaan aikaan, kun loppukäyttäjä rekisteröi kulun. Toisin sanoen kustannus kohdistetaan samalla sekunnilla, kun se syntyy. Tämä koskee myös kustannusten jakamista. On sinun päätettävissäsi, onko loppukäyttäjä, hyväksyjä vai talousosasto vastuussa prosentti- vai määrään perustuvasta kustannusten jaosta. Näin työntekijä voi itse kohdistaa kustannukset oikealle tilille.
Mutta miksi siirtää jako- ja jakamistehtävä pois talousosastolta? Kaikkia kustannuslajeja ei tietenkään pitäisi jakaa työntekijän toimesta, mutta useissa tilanteissa se on järkevää. Menetelmää kannattaa harkita, sillä se mahdollistaa tarkan kustannusten kohdistamisen. Samalla on mahdollista virtaviivaistaa ja lyhentää työnkulkua loppukäyttäjien, hyväksyjän ja talousosaston välillä. Matkakustannukset ovat sovellettavissa oleva alue, sillä ne ovat tyypillisesti suuri yrityskustannus, jota ei useinkaan kohdisteta tarkasti. Jos haluat todella tietää asiakkaan tarkan kannattavuuden, tämä kustannustyyppi on välttämätöntä sisällyttää mukaan. Kuinka monta kilometriä tai mailia myyntiedustajat ja konsultit ajavat - ja kuinka paljon matkakuluja heillä on? - ja mihin asiakkaisiin nämä kustannukset tarkalleen ottaen liittyvät?
Nämä erityisolosuhteet tekevät ilmeiseksi sen, että työntekijät voivat kohdentaa kulun mittojen avulla samalla hetkellä, kun he rekisteröivät kulun. On tarpeetonta ja ajanhukkaa, jos tämä jätetään taloushallinnon tehtäväksi. Työntekijällä on jo tarvittavat tiedot, jotta hän voi hallinnoida kuluja asianmukaisesti. Muista aina, että on helpompaa kohdistaa kustannus silloin, kun se syntyy, kuin kohdistaa se myöhemmin. Sinun on kuitenkin myös muistettava, että se edellyttää prosessia ja järjestelmää, jotta sitä voidaan hallita tarkasti.
Strateginen kanssapelaajasi
Digitaalinen prosessi voi olla uusi strateginen yhteistyökumppanisi taloushallinnossa. Vankka työnkulku ja helposti saatavilla olevat tiedot antavat sinulle hyvät mahdollisuudet neuvoa liiketoimintaa asiakkaiden prioriteeteista ja toiminnoista sekä määritellä tulevaisuuden tavoitteet yhdessä johtotason kollegojesi kanssa.
Tämä antaa sinulle myös merkityksellistä tietoa sisäisestä kuluttajakäyttäytymisestä. Mittojen valvonta ja kulujen rekisteröinti ovat olennaisen tärkeitä digitaalisen dokumentoinnin ja raportoinnin kannalta, sekä jälkikäteen että reaaliajassa. Digitaalisen kulujenhallinnan avulla on helppo kerätä faktoja työntekijöiden, osastojen tai tiettyjen kululajien kulutustottumuksista. Työntekijöiden kulujen valvontaan liittyvä työ on suoraviivaista, sillä raportointimahdollisuudet ovat vain muutaman napsautuksen päässä.
Kun johdat digitaalista siirtymää, vahvistat yrityksen taloudellisia prosesseja - etkä vähiten strategista perustaasi, jonka avulla voit ohjata ja neuvoa yritystä kannattavuuden ja tulevaisuuden tavoitteiden suhteen.
Mistä ei voi pitää?
