Kotona työskentely on tullut jäädäkseen. Yritysten on varmistettava, että työntekijät ovat tyytyväisiä ja motivoituneita, tarjottava huonekaluja kotitoimistoihin ja asianmukaisia (ja digitaalisia) välineitä, joilla varmistetaan tehokas työpäivä.
Keskityn tässä blogikirjoituksessa juuri viimeiseen digitaalisia välineitä koskevaan seikkaan. Jotta yhteistyö ja tehokkuus säilyisivät, kun suuri osa yrityksen työntekijöistä työskentelee kotona, tarvitaan digitaalisia työkaluja, jotka sekä sitovat kotityöntekijät yhteen että varmistavat tehokkaat työnkulut sekä työntekijälle että yritykselle. Ja lopulta tämä on yrityksen vastuulla!
Kotona työskentely on suositumpaa kuin koskaan
Dansk Industri on tehnyt tutkimuksen 230 yrityksen keskuudessa, jonka mukaan kahdeksan kymmenestä yrityksestä on avoin ajatukselle lisätä työntekijöiden mahdollisuutta työskennellä kotoa käsin. Vain kolme prosenttia haluaa vähentää aikaa, jonka työntekijät voivat työskennellä etänä. Näin ollen vaikuttaa järkevältä päätellä, että kotona työskentely, kuten mainittu, on tullut jäädäkseen. Voimme kutsua sitä myös hybridityöksi, joustavaksi työksi jne. Yhteistä on, että työntekijät eivät ole fyysisesti läsnä toimistossa.
Huomaamme myös etätyön kasvavan suosion. Visma Acubizissa työntekijät eivät ole koskaan työskennelleet yhtä paljon kotona kuin tällä hetkellä. Tietenkin lukuun ottamatta lukitusaikoja. Onko kotona työskentelyn lisääntyminen hyvä vai huono asia? No, onnistumme tekemään parhaat taloudelliset tulokset ikinä. Joten se ei saa olla niin huono asia.
Emme kutsuisi sitä etätyön suoraksi tulokseksi, mutta ainakaan se ei ole alentanut tuottavuutta. Tämä sopii hyvin yhteen Dansk Industrin raportin kanssa, jonka mukaan 73 prosenttia yrityksistä on kokenut tuottavuuden kasvaneen tai pysyneen ennallaan. Vain kolme prosenttia on kokenut tuottavuuden laskeneen.
Meille on eduksi, että kaikki työntekijämme voivat työskennellä kotoa käsin. Kaikki tietomme sijaitsevat turvallisesti pilvipalvelussa, joten työntekijät tarvitsevat vain tietokoneensa työskennelläkseen missä tahansa. Toimistossa on kuitenkin aina paikka niille kollegoille, jotka eivät halua työskennellä kotona.
Yksi asia on varma. Kehitys on täällä. Sitä ei näytä olevan mahdollista pysäyttää. Siksi yritysten on keskityttävä luomaan parhaat puitteet sille, että työntekijöiden etätyö onnistuu ja toteutuu parhaalla mahdollisella tavalla.
Digitaaliset työkalut voivat helpottaa työnkulkuja ja vähentää turhautumista.
Etätyöskentelyä ei pidä rinnastaa tuottavuuden lisääntymiseen ja onnellisiin työntekijöihin. Yritysten on pyrittävä luomaan terve tasapaino.
Kotona työskentelyn kielteinen seuraus voi olla yhteisöllisyyden heikentyminen ja sosiaalisten suhteiden katoaminen. Koko sosiaalinen näkökulma on aihe sinänsä. Palaan siihen erillisessä blogikirjoituksessa. Visma Acubizissa olemme hyvin tietoisia tästä, minkä vuoksi olemme lisänneet erilaisten työntekijätapahtumien määrää ja tiheyttä.
Ammatillisesti voi myös olla turhauttavaa, kun ei voi kysyä nopeaa kysymystä kollegalta kasvotusten. Myös tiettyjen työnkulkujen suorittaminen voi olla turhauttavaa, jos ne ovat vaikeita ja vaativat kollegoiden apua. Joissakin yrityksissä tietyt prosessit ovat edelleen manuaalisia, mikä vain vaikeuttaa yhteistyötä entisestään.
Käytetään itseämme esimerkkinä:
Ennen vanhaan työntekijöiden kulujen käsittely oli manuaalista, paperipohjaista ja koostui ruskeista kirjekuorista, joita vaihdettiin työntekijöiden ja talousosaston välillä. Tällainen prosessi on edelleen käytössä joissakin yrityksissä.
Kuittien skannaaminen, Excel-taulukoiden täyttäminen ja tulostaminen sekä kaiken tämän kuljettaminen johtajalle ja talousosastolle on vaikea ja aikaa vievä prosessi. Varsinkin jos olet kotitoimistossa - koska silloin sitä on siirrettävä seuraavaan kertaan, kun olet toimistossa.
Visma Acubiz digitalisoi ja automatisoi koko kuluja koskevan prosessin - tapahtumista kirjanpitoon. Työntekijöiden tarvitsee vain käyttää puhelinta kulujen kirjaamiseen. Asiakkaamme kertovat, että Acubiz helpottaa kulujen käsittelyä heidän käyttäjilleen. Samalla sekä he että talousosasto säästävät aikaa.
Esimerkit havainnollistavat, kuinka tarjoamme digitaalisen työkalun, joka ei välitä siitä, työskenteletkö kotona vai toimistossa. Työ hoidetaan yhtä tehokkaasti siitä riippumatta. Juuri tällaiset digitaaliset työkalut yrityksen on otettava käyttöön.
Emme ole läheskään ainoa yritys, joka helpottaa kotona työskentelevien työntekijöiden arkea. Onneksi monet upeat sovellukset takaavat tehokkaamman työpäivän kotitoimistossa. Me kuulumme kategoriaan "työkalut, jotka varmistavat työntekijöille tehokkaat työnkulut", kun taas kategoriaan "työkalut, jotka sitovat kotityöntekijät yhteen" kuuluvat mm, Slack ja Zoom.
Työskentele tehokkaasti missä tahansa oletkin
Jotta työntekijälle voidaan taata parhaat edellytykset työskennellä menestyksekkäästi kotitoimistossa, on hyvä mitata työntekijän tyytyväisyyttä säännöllisesti. Vismassa käytämme Workdayn Peakonia, joka on loistava työkalu, jonka avulla saamme käsityksen siitä, mitä voimme tehdä vielä paremmin. Tämä ei koske ainoastaan parhaiden puitteiden luomista työntekijälle, jotta hän voisi suoriutua mahdollisimman hyvin, vaan myös työntekijöiden hyvinvoinnin, sitoutumisen jne. tarkistamista. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun kaikki työntekijämme eivät ole fyysisesti toimistossa, kuten olemme aiemmin tottuneet tekemään.
Vastaus tämän blogikirjoituksen otsikossa esitettyyn kysymykseen: sinun on annettava oikeat digitaaliset työkalut työntekijöidesi käyttöön, koska kotona työskentelystä on tulossa yhä suositumpaa tanskalaisissa yrityksissä. Tämä tarkoittaa, että työntekijän on voitava hoitaa kaikki työnsä osat - riippumatta siitä, tapahtuuko se kotona vai yrityksen toimistossa.
