Laskujen hallinnan suurimmat pullonkaulat ja niiden ratkaiseminen

Monet yritykset kohtaavat haasteita laskutusprosessissaan. Ne voivat johtua mistä tahansa, riittämättömästi mukautuvista ratkaisuista tai ulkomaisten laskujen käsittelyyn liittyvistä ongelmista tai aikaa vievistä manuaalisista prosesseista. Kun näihin haasteisiin puututaan, laskujen käsittelystä voidaan tehdä nopeampaa ja tehokkaampaa.

Sisältö

Tässä blogikirjoituksessa tarkastelemme lähemmin laskutusprosessin tunnettuja pullonkaulaongelmia ja kerromme, miten näihin ongelmiin voidaan puuttua.

Laskutusprosessin pullonkaulat

Valitettavasti havaitsemme, että monilla yrityksillä on ongelmia laskutusprosessin kanssa. Näin käy erityisesti silloin, kun ne eivät hyödynnä mahdollisuuksia automatisoida manuaalisia prosessejaan.

Seuraavassa on viisi pullonkaulaa, joihin törmäämme useimmiten:

1. Manuaalinen tietojen syöttö

Laskujen syöttäminen manuaalisesti on erittäin aikaa vievä tehtävä, joka on ajanhukkaa ja johon liittyy myös suuri riski tietojen syöttövirheistä, jotka maksavat aikaa ja rahaa ja vähentävät tehokkuutta.

2. Laskun hyväksyminen

Laskujen hyväksymisen pitäisi olla suhteellisen yksinkertainen prosessi, mutta siihen sisältyy usein useita vaiheita, jotka voivat aiheuttaa viivästyksiä ja sekaannusta, jos hyväksyjä ei esimerkiksi ole paikalla tai lomalla. Tällaiset haasteet maksavat yritykselle liikaa aikaa ja resursseja, mikä saattaa johtaa siihen, että laskuja ei huomioida eikä niitä makseta ajoissa.

3. Järjestelmän integroinnin puute

Manuaaliset tai puuttuvat tiedonsiirrot sellaisten järjestelmien välillä, jotka eivät kommunikoi keskenään, ovat erittäin tehottomia ja aiheuttavat kaaosta ja sekaannusta. Päinvastoin, on paljon helpompaa, jos kaikki tiedot kerätään yhteen paikkaan.

4. Laskujen muodon standardoinnin puute

Toinen laskutusprosessiin liittyvä haaste on laskumuodon standardoinnin puute. Monien erilaisten laskujen tulkinta ja käsittely vaatii ylimääräistä työtä, mikä heikentää tietojen laatua ja lisää virheellisten tai puuttuvien tietojen riskiä. Tämä tarkoittaa päällekkäisen työn ja kaksinkertaisen tarkistuksen lisääntymistä, ja se myös vaikeuttaa automatisointia.

5. Huono viestintä toimittajien kanssa

Laskujen muotoon ja laskuvaatimuksiin liittyvät ongelmat eivät ole harvinaisia - erityisesti ulkomaisilta toimittajilta, jotka eivät käytä EHF-muotoa. Tästä johtuva sekaannus voi kuitenkin viivästyttää koko prosessia, sillä puutteellisten tai virheellisten tietojen korjaaminen voi kestää kauan. Hyvä viestintä ja selkeät vaatimukset tavarantoimittajille ovat siksi tärkeitä laskutusprosessin onnistuneen automatisoinnin kannalta.

Miten haasteet ratkaistaan

Laskutusprosessin automatisointi parantaa tehokkuutta, minimoi virheet ja vähentää niihin kuluvaa aikaa ja kustannuksia.

Kuvittele laskutusprosessi, jossa yli 90 prosenttia laskuista käsitellään automaattisesti vastaanottamisesta maksuun ilman manuaalisia toimenpiteitä.

Acubizin ja Compellon integraation avulla saat automatisoitua sekä kulujen että saapuvien laskujen hallinnan. Tämä virtaviivaistaa kulujesi hallintaa ja tarjoaa paremman hallinnan ja näkemyksen yrityksen talouteen.

Tarkemmin sanottuna on viisi vaihetta, joita sinun on noudatettava, jotta yrityksesi laskutusprosessi olisi mahdollisimman pitkälle automatisoitu. Voit lukea niistä lisää täältä.

Ota yhteyttä

Haluatko tietää lisää?

Täytä lomake, niin näet, miten Acubiz voi hyödyttää yritystäsi, ja saat vastauksia kaikkiin kysymyksiisi.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

Kuinka automatisoida laskujen käsittely

Laskujen käsittelyn automatisointi on yksi ilmeinen osa-alue, johon kannattaa keskittyä, jos haluat tehostaa talousosastosi toimintaa. Sen lisäksi, että säästät aikaa ja rahaa, se vähentää myös manuaalisten virheiden riskiä.

Acubiz saa ISAE 3000 Type II- ja ISAE 3402 Type II -tyyppiset varmennusraportit ilman varaumia vuodelta 2024.

Tietoturva on Acubizissa ensisijainen prioriteetti. Siksi voimme ylpeänä ilmoittaa, että olemme saaneet vuonna 2024 sekä varauksettoman ISAE 3000 Type II -sertifikaatin että varauksettoman ISAE 3402 Type II -sertifikaatin. Nämä sertifioinnit ovat todiste tiukoista turvallisuusprotokollistamme, jotka - kunnianhimoisten ja korkeiden standardien avulla, jotka koskevat omien ja asiakkaidemme tietojen käsittelyä - ovat varmistaneet varauksettomat sertifioinnit ensimmäisestä ISAE-sertifioinnistamme vuonna 2016 lähtien.

Talousjohtaja digitaalisen muutoksen edelläkävijänä

Talousjohtaja toimii strategian, teknologian, toiminnan ja taloushallinnon risteyskohdassa, mikä antaa talousjohtajalle tärkeän roolin digitaalisessa muutoksessa.

Miksi yrityskäytännöt ovat tärkeitä, kun hallinnoit työntekijöiden kuluja?

Tutustu yrityskäytäntöjen merkitykseen työntekijöiden kulujen tehokkaassa hallinnoinnissa. Toimintatapojen noudattaminen takaa kustannussäästöjä, yksinkertaistaa työntekijöiden rutiineja ja lisää avoimuutta.

Miksi sinun pitäisi automatisoida laskujen hallinta?

Työprosessien optimointi ja tehokkaat työnkulut ovat sekä suurten että pienten yritysten ensisijaisia painopistealueita. Jotta pysyisit ajan hermolla ja markkinoiden kehityksessä mukana, nämä ovat olennaisia näkökohtia, jotka sinun tulisi ottaa huomioon. Laskujenhallintaprosessi on alue, jossa on paljon parantamisen varaa ja jossa voidaan säästää sekä aikaa että rahaa.