Tässä blogikirjoituksessa tarkastelemme lähemmin laskutusprosessin tunnettuja pullonkaulaongelmia ja kerromme, miten näihin ongelmiin voidaan puuttua.
Laskutusprosessin pullonkaulat
Valitettavasti havaitsemme, että monilla yrityksillä on ongelmia laskutusprosessin kanssa. Näin käy erityisesti silloin, kun ne eivät hyödynnä mahdollisuuksia automatisoida manuaalisia prosessejaan.
Seuraavassa on viisi pullonkaulaa, joihin törmäämme useimmiten:
1. Manuaalinen tietojen syöttö
Laskujen syöttäminen manuaalisesti on erittäin aikaa vievä tehtävä, joka on ajanhukkaa ja johon liittyy myös suuri riski tietojen syöttövirheistä, jotka maksavat aikaa ja rahaa ja vähentävät tehokkuutta.
2. Laskun hyväksyminen
Laskujen hyväksymisen pitäisi olla suhteellisen yksinkertainen prosessi, mutta siihen sisältyy usein useita vaiheita, jotka voivat aiheuttaa viivästyksiä ja sekaannusta, jos hyväksyjä ei esimerkiksi ole paikalla tai lomalla. Tällaiset haasteet maksavat yritykselle liikaa aikaa ja resursseja, mikä saattaa johtaa siihen, että laskuja ei huomioida eikä niitä makseta ajoissa.
3. Järjestelmän integroinnin puute
Manuaaliset tai puuttuvat tiedonsiirrot sellaisten järjestelmien välillä, jotka eivät kommunikoi keskenään, ovat erittäin tehottomia ja aiheuttavat kaaosta ja sekaannusta. Päinvastoin, on paljon helpompaa, jos kaikki tiedot kerätään yhteen paikkaan.
4. Laskujen muodon standardoinnin puute
Toinen laskutusprosessiin liittyvä haaste on laskumuodon standardoinnin puute. Monien erilaisten laskujen tulkinta ja käsittely vaatii ylimääräistä työtä, mikä heikentää tietojen laatua ja lisää virheellisten tai puuttuvien tietojen riskiä. Tämä tarkoittaa päällekkäisen työn ja kaksinkertaisen tarkistuksen lisääntymistä, ja se myös vaikeuttaa automatisointia.
5. Huono viestintä toimittajien kanssa
Laskujen muotoon ja laskuvaatimuksiin liittyvät ongelmat eivät ole harvinaisia - erityisesti ulkomaisilta toimittajilta, jotka eivät käytä EHF-muotoa. Tästä johtuva sekaannus voi kuitenkin viivästyttää koko prosessia, sillä puutteellisten tai virheellisten tietojen korjaaminen voi kestää kauan. Hyvä viestintä ja selkeät vaatimukset tavarantoimittajille ovat siksi tärkeitä laskutusprosessin onnistuneen automatisoinnin kannalta.
Miten haasteet ratkaistaan
Laskutusprosessin automatisointi parantaa tehokkuutta, minimoi virheet ja vähentää niihin kuluvaa aikaa ja kustannuksia.
Kuvittele laskutusprosessi, jossa yli 90 prosenttia laskuista käsitellään automaattisesti vastaanottamisesta maksuun ilman manuaalisia toimenpiteitä.
Acubizin ja Compellon integraation avulla saat automatisoitua sekä kulujen että saapuvien laskujen hallinnan. Tämä virtaviivaistaa kulujesi hallintaa ja tarjoaa paremman hallinnan ja näkemyksen yrityksen talouteen.
Tarkemmin sanottuna on viisi vaihetta, joita sinun on noudatettava, jotta yrityksesi laskutusprosessi olisi mahdollisimman pitkälle automatisoitu. Voit lukea niistä lisää täältä.
Haluatko tietää lisää?
Ota yhteyttä, jos haluat tietää, miten voimme auttaa yritystäsi, tai varaa ilmainen online-demo saadaksesi lisätietoja.
