Voi kyllä! Otsikko saattaa kuulostaa hieman tylyltä. Tosiasia kuitenkin on, että kulupetokset ovat todellinen haaste monille yrityksille. Useimmat organisaatiot tietävät, että sitä tapahtuu, mutta vain harvat tietävät ongelman laajuuden. Nappaa itsellesi hyvä kuppi kahvia ja lue eteenpäin. Lars Acubizilta jakaa näkemyksiä aiheeseen.
Miten tunnistaa petokset?
Inhimilliset virheet tai väärinkäsitykset voidaan usein erottaa tahallisesta petoksesta. Monet eri tekijät voivat johtaa virheisiin ja väärinkäsityksiin. Kyse voi olla epäselvistä säännöistä, vanhojen Excel-taulukoiden käytöstä, joissa laskelmat eivät ole enää voimassa, tai niinkin yksinkertaisista asioista kuin yhteenvetovirheistä. Ongelman laajuuden ymmärtäminen ja petosten havaitseminen voidaan jakaa eri osa-alueisiin:
- Virheelliset menot: Työntekijä pyytää korvausta yksityisestä kulusta, mutta väittää kulun liittyvän työtehtäviin.
- Liian paljon kulukorvauksia: Kulukorvaus, jonka tarkoitus on oikea, mutta määrä on liian suuri.
- Fiktiiviset menot: Työntekijä hakee korvausta tekaistuista ostoksista. Usein väärän kuitin kopion kanssa.
- Toistuvat tuet: Kun työntekijä lähettää saman kulun useita kertoja.
- Kilometrikorvaus: Työntekijä ilmoittaa enemmän kilometrejä kuin on todellisuudessa ajettu.
Asiakkaamme kertovat meille, että liian monien kilometrien ilmoittaminen kilometrikorvauksen yhteydessä on yleinen huijausmuoto. Olemme havainneet, että käyttämällä sähköistä reittilaskentaa joko Googlen kautta tai älypuhelimen GPS-paikantimen avulla voidaan säästää jopa 15 prosenttia yrityksen kilometrikorvausten kokonaiskustannuksista. Kaikki on suhteellista, mutta tässä voi mahdollisesti olla kyse suuresta summasta.
Entä käteisnostot?
Käteisnostot voivat olla haasteellisia, koska työntekijät nostavat käteistä luottokorttien sijaan ja käteistä on vaikeampi valvoa. Kokemuksemme on, että yritysluottokorttien käyttöönotto vähentää käteistapahtumien määrää - ja niiden avulla on helpompi huijata. Tärkein syy on se, että oston paikkaa ei voi valvoa kuitin ja luottokorttitapahtuman välillä.
Huijarit ovat luovia
Edellä esitetyt määritelmät voivat auttaa ymmärtämään eri aloja, joilla törmäämme usein petoksiin. Todellisuudessa ei kuitenkaan ole rajoja sille, miten työntekijät voivat huijata ja yrittää kiertää valvontaa tai hyödyntää prosessien ja järjestelmien heikkouksia. Hyvä uutinen on, että erilaisten tutkimusten mukaan vain 5 prosenttia työntekijöistä on vastuussa 82 prosentista kaikista petoksista. Tehtävä on siis yksinkertainen - meidän on "vain" löydettävä nämä 5 prosenttia.
Kulujen kanssa huijaamisesta aiheutuvat piilokustannukset
Kuluilla huijaamista voi olla vaikea havaita, mutta kielteiset vaikutukset on helppo tunnistaa. Petokset voivat tulla kalliiksi kaikenkokoisille yrityksille, mutta pienemmille yrityksille kustannukset vaikuttavat enemmän. Tutkimusten mukaan alle 100 työntekijän yrityksillä on keskimäärin 28 prosenttia suuremmat tappiot kuin yrityksillä, joilla on vähintään 100 työntekijää. Miten se voi olla mahdollista? Syynä on se, että digitaaliset matka- ja kulujenhallintajärjestelmät ovat harvinaisempia pienissä yrityksissä. Harvemmilla yrityksillä on käytössään tehokas ja automatisoitu kulujen valvonta. Joihinkin näistä järjestelmistä voi sisältyä myös toimintoja, joilla seurataan käyttäjien käyttäytymistä ja valvotaan automaattisesti käytäntöjä ja sääntöjä. Suuremmissa yrityksissä on yleensä yksi tai useampi kokopäiväinen valvoja, joka on omistautunut valvontatehtävälle. Riippumatta siitä, minkälainen lähestymistapa yrityksellä on kulujen hallintaan, ei ole olemassa idioottivarmoja ratkaisuja kulupetosten täydelliseen poistamiseen.
Sääntöjen ja käytäntöjen hallinta
Kun säännöt ja käytännöt on laadittu ja kirjattu ylös, työntekijöiden on helpompi ymmärtää tarkkaan, mistä rikkomus muodostuu. Valvojien on myös helpompi selvittää, ketkä työntekijät noudattavat sääntöjä ja ketkä eivät. Lisäksi on helpompi reagoida ja tehdä päätöksiä rikkomustapauksissa.
Rakenne ja prosessi
On tärkeää määritellä oikea kustannusrakenne. Kannustan aina kuvaamaan "mihin olet käyttänyt rahaa" sen sijaan, että kuvaisit "mikä tili pitäisi rekisteröidä". Useimmat työntekijät eivät työskentele talousosastolla eivätkä ymmärrä sellaisia käsitteitä kuin "rahti arvonlisäverolla" ja "rahti ilman arvonlisäveroa". Kyse on hyvin määritellyn rakenteen ja prosessin suunnittelusta, joka vastaa käyttäjiä heidän tiloissaan. Tiesitkö, että "erilaiset" muodostavat joissakin organisaatioissa viidenneksi suurimman kululuokan - usein jopa 8 prosenttia kaikista matka- ja kululaskutapahtumista. Se on enemmän kuin matkapuhelimet, taksipalvelut ja muut selkeästi määritellyt kategoriat. Harkitse "erilaisten kulujen" määrittelyä, jotta tapahtumat on helppo erottaa toisistaan. Se vähentää huijaamisen riskejä.
Tehosta prosessia ja sisällytä petostentorjunta
Uskon selvästi, että automatisoidun kuluraportointijärjestelmän ja yrityksen luottokortin käyttöönotto on yksinkertaisin tapa välttää huijaaminen kulu- ja matkakuluissa. Yrityksen käytännöt, valvonta, luottokorttien hallinnointi, matkatilaukset ja päivittäinen kuluvirta on helppo hoitaa oikealla ratkaisulla. Oikea ratkaisu varmistaa myös yrityksen sääntöjen ja vaatimusten noudattamisen. Advanced raportointi, dokumentoidut sähköiset hyväksymisprosessit ja robottiteknologia vaikeuttavat petollisten kulujen kulkemista huomaamatta.
Haluatko tietää lisää?
Tässä artikkelissa olen antanut joitakin tietoja siitä, miten voit saada yrityksesi kulut kunnolla hallintaan. Saat täältä vaiheittaisen oppaan siitä, miten pääset alkuun kuluprosessin täydellisessä digitalisoinnissa.
