Millaista kurinalaisuutta "kulujen hallinta" oikeastaan on? Termi viittaa työntekijän aiheuttamien liikekulujen käsittelyyn ja valvontaan. Jos katsot Wikipediasta, niin suurin piirtein näin termi selitetään myös täällä.
Kaikilla yritystyypeillä on tällaisia kustannuksia, mutta niiden määrä ja kustannustyypit vaihtelevat luonnollisesti. Toisin sanoen kaikilla yrityksillä on vaihtelevassa määrin tarve hallinnoida henkilöstökuluja. Lisäksi on olemassa muutamia kirjanpitoon ja kirjanpitoon liittyviä oikeudellisia perusperiaatteita, joita yrityksen on noudatettava, jos kustannukset halutaan kirjata kirjanpidossa debet-puolelle. Tarkoitan tietenkin kuitteja koskevia dokumentointivaatimuksia, jotka on säilytettävä tilintarkastajia varten.
Lue lisää ja saat yleiskatsauksen sekä pari vinkkiä siitä, miten saat kunnon otteen kustannusprosessista.
Kulutyypit
Joillakin työntekijöillä on hyvin vähän yritystoimintaan liittyviä kuluja vuoden aikana. Toisilla taas on lukuisia kuluja viikoittain. Tämä pätee tyypillisesti työntekijöihin, jotka matkustavat usein tai vierailevat säännöllisesti asiakkaiden luona, jolloin kuljetus- ja ruokakulut ovat usein välttämättömiä, jotta työntekijä voi hoitaa työnsä. Klassinen suuri virka on siis usein matkakulut.
Usein näemme kuitenkin myös, että yhä useammilla paikallaan olevilla työntekijöillä on enenevässä määrin kuluja, joiden käsittelystä selkeästi määritellyn prosessin avulla voi olla hyötyä. Tämä voi koskea esimerkiksi markkinointiosaston työntekijöitä, jotka käyttävät luottokortteja ohjelmistojen, mainosten ja sisältöelementtien (kuten grafiikan ja valokuvien) ostamiseen tilausperusteisesti.
Edellä on vain muutama esimerkki, sillä periaatteessa kulujenhallinta tarkoittaa sitä, että työntekijäsi seuraavat ja saavat tietoa KAIKISTA kuluista, joita he luovat tehdessään päivittäistä työtään.
Prosessi, prosessi, prosessi
Prosessi ja työnkulku ovat kaksi aihetta, joita me Acubizissa jatkuvasti käsittelemme. Ne muodostavat kriittisen perustan, jota tarvitaan, jotta päästään siihen pisteeseen, jossa kulujenhallinta on todella hallussa. Prosessissa on kyse kaikista tehtävistä kulujen rekisteröinnistä hyväksymiseen, valvontaan ja kirjanpitoon. Kuluja koskevat käytännöt ja säännöt, joita organisaatiosi on ehkä määritellyt tai ei ole määritellyt, ovat myös osa prosessia.
Jos tavoitteenasi on saavuttaa musta vyö lajissa, sinun on aloitettava prosessi. Kartoita, miten työskentelet tänään, ja suunnittele, miten haluat työskennellä huomenna. Yleensä on hyvä idea saada pätevää panosta tähän osaan.
Digitointi
Jokaisessa organisaatiossa on jonkinlainen prosessi työntekijöiden aiheuttamien kulujen hallinnoimiseksi. Kysymys on vain siitä, onko prosessi määritelty ja toteutettu hyvin. Kysymys on myös siitä, onko prosessi analoginen ja manuaalinen vai digitaalinen ja automatisoitu. Samalla ei ole yhdentekevää, millaisia työkaluja sinulla on käytössäsi support prosessia varten. Vielä on monia yrityksiä, jotka ratkaisevat kuluihin liittyvät tehtävät manuaalisesti tai pseudodigitaalisesti. Haluan tehdä selväksi, että tähän liittyy useita haasteita.
Työntekijöiden kuluihin ja niihin liittyviin tehtäviin liittyvien prosessien digitalisointi ei ole järkevää. Prosessi soveltuu erinomaisesti digitalisointiin. Merkittävin hyöty on massiivinen ajansäästö, josta on hyötyä sekä työntekijöille/käyttäjille, johtajille/hyväksyville, talousosastolle että yritykselle yleensä. Tämä luo vankan perustan tuottavuuden nostamiselle. Digitaalinen matkakustannusratkaisu tarjoaa myös enemmän valvontaa ja näkemystä organisaatiosi kulutustottumuksista. Voit myös varmistaa, että kuluja koskevia yrityksen käytäntöjä ja sääntöjä noudatetaan paremmin.
Toisaalta yrityksesi on ehkä jo digitalisoinut prosessin - joko kokonaan tai osittain. Tämä ei kuitenkaan välttämättä tarkoita, että organisaatiosi hallitsee kulujen hallinnan taidon täydessä laajuudessa. Tarjolla on monia työkaluja, jotka tarjoavat vain rajallisia toimintoja, eikä niiden perustana ole vankka prosessin ymmärtäminen. Tällaisia voivat olla esimerkiksi luottokorttitoimittajien tarjoamat työkalut tai työkalut, jotka tulevat yrityksen resurssisuunnittelu- tai palkkajärjestelmän mukana.
Varmista, että tutustut markkinoihin perusteellisesti, ennen kuin päätät työkalun valinnasta.
Miksi sinun pitäisi nähdä vaivaa kulujenhallintaprosessiin?
Toki yritykselläsi on jo jonkinlainen kuluja koskeva prosessi. Sitten ajattelet, että "se toimii niin kuin teemme asiat nykyään..." tai "se ei luultavasti tuota niin paljon, jos teemme asialle jotain...". Anteeksi, mutta minun on pysäytettävä sinut tähän. Tosiasia on, että voit saada merkittäviä hyötyjä, jos johdat organisaatiosi niin, että se on luokkansa paras tällä alalla.
Yksi asia on ajansäästö, jonka sekä käyttäjät että talousosasto saavat aikaan. Toinen asia on tiedot, jotka ovat käytettävissänne. Sen avulla saat paljon enemmän tietoa organisaation kulutuskäyttäytymisestä. Lisäksi voit sen avulla vaikuttaa ja muuttaa työntekijöiden kulutustottumuksia tehokkaiden valvontamekanismien avulla.
Monet hallitseviin kululuokkiin kuuluvat toimittajat toimivat usein dynaamisilla hintasäännöksillä voiton maksimoimiseksi. Tarkastellaan esimerkiksi bensiinin ja bensiinin kaltaista luokkaa. Muutama päivä sitten tankkasin autooni moottoritien varrella olevalla huoltoasemalla dieseliä hintaan 8,72 Tanskan kruunua litralta. Pian tämän jälkeen ohitin valtatien varrella sijaitsevan huoltoaseman, jossa hinta oli 10,89 Tanskan kruunua litralta. Se on lähes 25 prosentin ero! Hotellihinnat ovat toinen esimerkki, jossa vaihtelu on suurta. On selvää, että monet organisaatiot tekevät liiketoimintasopimuksia näiden luokkien myyjien kanssa, mutta se ei tarkoita alhaisimpia hintoja verrattuna koko markkinoiden päivähintoihin. Me Acubizissa ylistämme periaatetta, joka kuuluu näin: "käytä yrityksen rahat samalla tavalla kuin jos ne olisivat omia". Tämä tarkoittaa, että työntekijöillä on oltava tietoa eri sopimuksista, joita
Entä jos saisit niin syvällisen näkemyksen yrityksesi kululuokista, että voisit helposti verrata niitä markkinoiden todelliseen hintatasoon? Entä jos voisit ohjata käyttäjiäsi tämän tiedon perusteella? Tai ehkä vielä parempi, mitä jos voisit tuoda tämän tiedon pöytään, kun sinä tai hankintapäällikkösi neuvottelette seuraavan kerran polttoaine-, hotelli- tai muista toimittajasopimuksista?
Miksi sinun pitäisi siis investoida työntekijän kuluprosessin virtaviivaistamiseen? No, kyse on maalaisjärjestä!
