Useita vuosikymmeniä sitten näimme digitalisaation ensimmäisen aallon iskevän yritysmaailmaan. Alun perin analogisten medioiden virransyöttöön, jotta ne voitaisiin digitalisoida. Nykyään olemme digitalisaation neljännessä aallossa, jossa tekoälyä ja robotiikkaa sovelletaan support tapaan, jolla teemme päätöksiä.
Monet organisaatiot eivät ole vielä omaksuneet digitalisointia ja digitalisoineet fyysisiä ja analogisia medioita. Tämä tulee nyt muuttumaan. Tanskan kirjanpitolakia on ehdotettu muutettavaksi. Ehdotusta on tarkoitus soveltaa1. heinäkuuta 2022 alkaen. Lain muutoksella on suuri merkitys niille yrityksille, jotka eivät tällä hetkellä tallenna kirjanpitoaineistoaan digitaalisesti.
Digitaalisen tallennuksen vaatimukset
Ehdotetussa lainsäädännössä säädetäänkin, että kirjanpitoaineisto ja laskujen hallinta on jatkossa tallennettava digitaalisesti. Lisäksi on säilytettävä digitaalinen varmuuskopio, ja mikä tärkeintä, kirjanpitoaineiston säilyttäminen fyysisessä muodossa ei ole enää laillista. Uusia säilytysvaatimuksia on tarkoitus soveltaa yrityksiin, joiden vuotuinen nettoliikevaihto on yli 300 000 Tanskan kruunua, 1. tammikuuta 2023 tai myöhemmin alkavilla tilikausilla. Aikaisempien tilikausien kirjanpitoaineiston digitalisointia ei vaadita, mutta ehdotetaan, että yrityksiä, jotka eivät pysty täyttämään kirjanpitolain uusia vaatimuksia, voidaan rangaista jopa 1 500 000 Tanskan kruunun suuruisilla sakoilla.
Nopea rekisteröinti
Lisäksi ehdotukseen sisältyy vaatimus, jonka mukaan kaikki kirjanpitoaineisto on kirjattava viimeistään 10 työpäivän kuluessa sen vastaanottamisesta. Riippuen siitä, mitä "rekisteröity" tarkalleen ottaen tarkoittaa, monet yritykset joutuvat tarkastelemaan sisäisiä prosessejaan kulujen rekisteröintiä ja kirjanpitoa varten:
– Se ei näytä hyvältä yrityksille, jotka saatuaan laskun tai tiliotteen kortin myöntäjältä lähettävät asiaankuuluvat tiliöinnit yksittäiselle työntekijälle tai kortinhaltijalle, joka sitten liittää kuitit ja lähettää ne kaikki takaisin hyväksyttäväksi, sanoo Puk Askøe Bak, toteutus consultant Acubizissa.
- Nyt meidän on tietenkin odotettava ja katsottava, mitä "10 päivän rekisteröinnin" aikana tapahtuu. Tulkitsen sen kuitenkin niin, että kaikki postituksessa käytettävät tiedot pitää rekisteröidä, mutta ei välttämättä varata, 10 päivän kuluessa. Joten, olipa lopullinen lainsäädäntö mikä tahansa, se ei muuta sitä tosiasiaa, että yrityksillä, jotka jakavat ja käsittelevät manuaalisesti kuluja, laskuja ja muuta kirjanpitomateriaalia, on todennäköisesti ongelmia pysyä 10 päivän rajoissa, Puk jatkaa.
Tanskan kirjanpitolain muutosehdotus, jonka Tanskan elinkeinoviranomainen on esittänyt, on tarkoitus saattaa Tanskan parlamentin lausuntokierrokselle helmikuussa. Seuraamme luonnollisesti kaikkia ehdotusta koskevia päivityksiä.
