Useimmat yritykset maksavat työntekijöille verovapaata kilometrikorvausta omalla ajoneuvolla ajetuista työtehtäviin liittyvistä kilometrikorvauksista veroviranomaisten vahvistamien taksojen mukaisesti. Kilometrikorvaus auttaa kattamaan osan työntekijän ajoneuvoon liittyvistä kustannuksista, kuten bensiinin, huollon, arvonalennuksen, vakuutuksen, ajoneuvoveron jne. kustannukset.
Jos Tanskan tulli- ja verohallinto (SKAT) koputtaa ovellesi ja pyytää dokumentteja työntekijöidesi ajokilometreistä, on yrityksen tehtävä toimittaa ne. On joitakin ehtoja ja vaatimuksia, jotka on täytettävä, ennen kuin työntekijä on oikeutettu kilometrikorvaukseen. Jos kaikki ehdot eivät täyty, työntekijän on maksettava veroa määrästä.
Olet todennäköisesti tietoinen tästä, jos olet vastuussa talous- tai henkilöstöosastosta tai työskentelet siellä. Jos harkitset vanhan kilometrikirjan korvaamista digitaalisella, sinun on tarkistettava, mikä toimittaja pystyy täyttämään vaatimukset.
Mitkä ovat SKAT:n (Tanskan sääntelyn) vaatimukset?
Käydään SKAT:n vaatimukset läpi yksi kerrallaan. Työnantajan vastuulla on valvoa seuraavia asioita:
Kilometrimatkan tarkoitus - erityistehtävä, jota varten kilometrimatkat ilmoitetaan.
Määränpää ja mahdolliset alakohteet - kilometrimatkan alku- ja loppuosoite sekä kaikki reitin pysähdykset.
Päivämäärä - päivämäärä on rekisteröitävä.
Ajettujen kilometrien määrä - kilometrien tarkka määrä on ilmoitettava, koska se on laskennan perusteena.
Laskeminen taksojen mukaan - kilometrikorvauksen määrä vaihtelee 20 000 km:n välillä vuodessa. Vuonna 2020 maksetaan verovapaata maksua 3,52 Tanskan kruunua kilometriltä. Jos työntekijä kuitenkin ylittää 20.000 km vuodessa, ylimenevältä osalta maksu on 1,96 DKK/km.
Kilometrimatkan on tapahduttava työntekijän omalla ajoneuvolla - kilometrikorvauksen saamiseksi kilometrimatkan on tapahduttava omalla ajoneuvolla. Kumppanin ajoneuvo kuuluu samaan luokkaan, jos teillä on yhteinen talous.
On myös muutamia muita asioita, jotka sinun ja työntekijöidesi on syytä tiedostaa. Näitä ovat esimerkiksi 60 päivän sääntö ja se, että työntekijä ei ole oikeutettu sekä kilometrikorvaukseen että verovähennykseen kuljetuksesta. Voit lukea tästä lisää täältä.
Digitaalinen ajopäiväkirja säästää paljon aikaa
Monet yritykset käyttävät kilometrien kirjaamiseen vanhan koulukirjanpitoa ja Excel-taulukoita. Tämä manuaalinen työnkulku toimii. Mutta se ei ole läheskään tehokas. Ei työntekijöidesi eikä talousosastosi kannalta. Perinteisessä kilometrikirjanpidossa on myös joitakin sudenkuoppia. Kirjoitusvirheet, unohtuneet reitit ja kiireisyys johtavat usein sekä pieniin että suuriin virheisiin, jotka voivat lopulta tulla kalliiksi sekä työntekijälle että yritykselle.
Digitaalinen muutos on käynnissä, ja siksi on järkevää tutkia, voidaanko kilometrikirja digitalisoida. Ja kyllä, se voidaan helposti digitalisoida. Siellä on monia erinomaisia toimittajia, jotka ovat erikoistuneet tähän. Meillä on omassa mobiilisovelluksessamme, Acubiz Onessa, ominaisuus "Kilometrikirja". Muiden hyötyjen ohella se on tehnyt valtavan eron Dansk Brandteknikille. He ovat säästäneet valtavat 50 % ajasta, jonka he aiemmin käyttivät kilometrien rekisteröintiin.
"Täyttääkö Acubiz SKAT:n vaatimukset?"
Meiltä kysytään usein, noudattaako AcubizSKAT:n vaatimuksia ja ohjeita kilometrikirjanpidon osalta. Meillä ei ole todistusta, jolla voisimme todistaa tämän, koska SKAT ei anna sellaista, mutta täytämme vaatimukset. Katsotaanpa miten:
Mobiilisovelluksessa Acubiz One on muutamia asioita, jotka on syötettävä manuaalisesti. Näihin kuuluvat tarkoitus, päivämäärä sekä alku- ja loppuosoitteet. Kun nämä on syötetty, kilometrien rekisteröinti hoituu melko itsestään. Sinun on valittava reitti, ja sen perusteella etäisyys lasketaan automaattisesti. Sama koskee myös kilometrikorvauksen laskemista. Tämä tarkoittaa, että Acubiz mukauttaa laskelman sen mukaan, onko työntekijä ajanut yli vai alle 20 000 km vuodessa. Ratkaisumme muistaa rekisterikilven, ja tämä dokumentoi, että ajokilometrit ovat tapahtuneet työntekijän omalla ajoneuvolla. Rekisterikilpi voidaan vaihtaa.
Lakisääteisten vaatimusten lisäksi kilometrimäärä voidaan esimerkiksi jakaa yrityksen eri projekteille (riippuu ratkaisun kokoonpanosta). Talousosasto arvostaa tätä suuresti, sillä se saa paremman yleiskuvan ja vaivattoman kustannusten kohdentamisen. Jos yritykselläsi on toimintaa tai työntekijöitä ulkomailla, sinun on myös otettava huomioon, että muissa maissa on erilaiset kilometrikorvauksia koskevat säännöt ja määräykset. Siinä tapauksessa tee itsellesi palvelus ja etsi ratkaisu, joka tukee useiden maiden sääntöjä. Acubiz tukee maakohtaisia sääntöjä kilometrikorvauksia varten 21 maassa, ja 12:n maan osalta päivitämme säännöt ja hinnat 100-prosenttisesti automaattisesti.
Jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja tai haluat vain yleiskuvan kilometrikorvauksistasi, tarjoamme myös yhden käyttäjän työkalua, Acubiz Professionalia. Se on maksuton ratkaisu, jonka avulla käyttäjät voivat rekisteröityä ja luoda kulu- ja kilometrikilometriraportteja, jotka voidaan jakaa väliaikaiselle työnantajalle, esimiehelle, kirjanpitäjälle, kirjanpitäjälle tai kenelle tahansa muulle, jonka käyttäjä katsoo tarpeelliseksi.
Harkitse, pitäisikö kilometrikirjan olla osa kulujenhallintajärjestelmää.
Työskentelemme kulujenhallinnan alalla, joka on yhteisnimitys useille osaprosesseille, jotka liittyvät yrityksen työntekijöiden kirjaamien liiketoimintaan liittyvien kulujen käsittelyyn, hallinnointiin ja valvontaan. Kilometrikorvausten rekisteröinti on osa tätä kokonaisprosessia.
Jos yrityksesi harkitsee investointia digitaaliseen kilometriraporttikirjaan, olen varma, että tulet olemaan tyytyväinen. Sekä työntekijöistänne että talousosastostanne. Työntekijäsi voivat rekisteröidä kilometrimääränsä nopeammin ja paljon helpommin. Rahoitusosastosi voi viedä pätevät ja tarvittavat tiedot kilometrikorvausten dokumentointiin sekä veroviranomaisille että palkkajärjestelmään.
Jos työntekijöilläsi on paljon matkustustoimintaa, heillä on todennäköisesti myös paljon muita kuluja.
Siksi kehotan teitä ajattelemaan askeleen pidemmälle. Kilometrikorvausten rekisteröinti on vain yksi osa koko kulujenhallintaprosessia, ja on järkevää yhdistää kaikki osat yhteen ratkaisuun. Tämän synergiavaikutukset ovat huomattavat, ja se luo arvoa koko organisaatioon. Ota tämä huomioon, jos etsit digitaalista kilometrikirjaa.
