Jos olet vastuussa talousosastosta tai työskentelet talousosastolla, olet todennäköisesti kiinnostunut siitä, miten yrityksesi menoja hallinnoidaan. Olet luultavasti myös kiinnostunut siitä, miten voit edistää työntekijöiden tuottavuuden parantamista koko organisaatiossasi?
Työntekijöillä on säännöllisesti kuluja, kun he tekevät työtään. Oikealla sovelluksella kulujen hallintaan voidaan vapauttaa paljon aikaa. Samalla saat paremman kontrollin ja paremman näkemyksen työntekijöihin liittyvistä kuluista.
Menestyksen salaisuus on, että sinun on löydettävä sovellus, joka on lopullisesti irtautunut perinteisistä kuluraporteista.
Hyllytä kuluraportti - siirry tapahtumapohjaisuuteen
Klassinen kuluraportti perustuu siihen, että työntekijä kerää ja kasaa kuitteja. Kuittien kasaaminen voi perustua tiettyyn työmatkaan tai tiettyyn ajanjaksoon. Jos yritys ei ole vielä digitalisoinut prosessia, työntekijä rekisteröi kuitit ja täyttää kuluraportin. Tämän jälkeen talousosasto käyttää sitä korvausten maksamiseen (jos yrityskorttia ei ole käytetty) ja kulujen kirjaamiseen. Kaiken kaikkiaan tämä on hankala ja aikaa vievä prosessi sekä työntekijälle että talousosastolle.
Monet organisaatiot ovat kuitenkin digitalisoineet prosessin. Tässä on vain paradoksi, sillä monet kulujen hallintaan saatavilla olevat sovellukset perustuvat ajatukseen, että työntekijän on tehtävä perinteinen kuluraportti. Tämä ei suinkaan ole fiksuin ja tehokkain tapa toimia. Tämä lähestymistapa aiheuttaa yleensä huomattavaa työtaakkaa talousosastoille kuun lopussa. Ja jos yksittäisiin tapahtumiin liittyviä virheitä havaitaan, koko kuluraportti yleensä hylätään. Tämä voi aiheuttaa viivästyksiä tilityksiin ja kirjanpitoon liittyen.
Sen sijaan sinun on etsittävä sovellus, joka toimii tapahtumapohjaisesti. Toisin sanoen, etsi sovellus, joka tukee yksittäisten kulutapahtumien lähettämistä. Eli sovelluksen, joka mahdollistaa jokaisen yksittäisen kulutapahtuman, joka työntekijällä voi olla, olipa kyseessä sitten käteiskulu, yrityskorttikulu tai kilometrikirjaus, rekisteröinnin ja lähettämisen hyväksyttäväksi heti. Jos työntekijä esimerkiksi ostaa kaksi kupillista kahvia yhdessä asiakkaan kanssa, työntekijän pitäisi voida rekisteröidä kulu ja sitä vastaava kuitti paikan päällä. Acubizissa kutsumme tätä Fast Trackiksi, ja se on ilman muuta nopein ja tehokkain tapa käsitellä kuluja.
Reaaliaikainen = todellinen valvonta
On useita etuja, jos hylkäät perinteisen kuluraporttien lähestymistavan ja siirryt tapahtumapohjaiseen lähestymistapaan. Yksi tärkeimmistä eduista on se, että alat luoda reaaliaikaista (tai lähes reaaliaikaista) yleiskuvaa kuluista. Perinteinen lähestymistapa tarkoittaa, että kuluraportit saapuvat erissä. Joko kuukausittain tai, mikä vielä pahempaa, sitäkin harvemmin. Tämä tarkoittaa, että menetät yleiskuvan työntekijöihin liittyvistä menoista yrityksessä. Ja jos sinulla on paljon työntekijöitä, jotka matkustavat usein, tämä voi olla huomattavia summia. Tämä voi vaikuttaa ennustamisen ja raportoinnin tarkkuuteen kustannuspuolella.
Jos työntekijöihin liittyvät kulut käsitellään reaaliajassa, sinulla on jatkuvasti yleiskuva ja mahdollisuus ottaa käyttöön teknologiaa, jonka avulla voit havaita epäilyttävät tapahtumat nopeammin kuin olet tottunut. Myös meillä Acubizissa on varastossa tällaista teknologiaa. Jos toimit reaaliajassa ja sinulla on oikea järjestelmä kulujen hallintaan, voit myös työskennellä tarkan kustannusten kohdentamisen parissa. Jos työntekijäsi käsittelevät jokaisen kulutapahtuman silloin, kun se tapahtuu, on helppo saada heidät yhdistämään tapahtuma oikein johonkin toimintaan - esimerkiksi tiettyyn asiakkaaseen, tiettyyn projektiin tai vastaavaan. Ja kukapa ei haaveilisi siitä, että voisit visualisoida todellisen asiakaskannattavuuden, joka perustuu yrityksen kaikkien kulujen tarkkaan kohdistamiseen.
Käyttäytymisen muutos
Tapahtumapohjainen työskentely kulujen kanssa on joillekin hyvin erilainen tapa ajatella prosessia. Ja ehkä ajattelet, että sen toteuttaminen ja tarvittavien muutosten aikaansaaminen sekä käyttäjien sopeutuminen on raskas tehtävä. On tietenkin virhe, jos vähättelet työntekijöidesi tottumuksia ja rutiineja.
Kun käytössä on nykyaikainen, intuitiivinen ja käyttäjäystävällinen sovellus kulujen hallintaan, tämä ei kuitenkaan ole ongelma. Useimmilla työntekijöilläsi on jo käytössään älypuhelinteknologia, ja hyvin suunniteltu kulusovellus hyödyntää tätä teknologiaa täysimääräisesti. Käyttäjäsi tarttuvat nopeasti ajatukseen kuittien rekisteröinnistä, kun heillä on odotusaikaa - esimerkiksi lentokentällä, taksissa tai muualla. Acubizin terminologiassa kutsumme tätä Mobile First -ajatteluksi - ajatukseksi siitä, että kaikki kulujenhallintaan liittyvät tehtävät voidaan hoitaa tien päällä.
