Tämä artikkeli on julkaistu: Business Insights
Tanskalainen Acubiz-yritys parantaa kulujen aiheuttamaa päänvaivaa automaatiosta ja sovelluspohjaisesta kulujen käsittelystä koostuvalla cocktaililla ja varmistaa samalla lainsäädännön ja yritysten sisäisten määräysten noudattamisen.
Aikoinaan liikemiehillä oli tapana laittaa valtava kasa kuitteja kirjanpitäjän pöydälle työmatkan jälkeen. Onneksi useimmissa yrityksissä tämä kasa on korvattu älypuhelimella otetulla nopealla valokuvalla, joka dokumentoi matkan aikana tehdyt ostokset.
Kuittien digitaaliset valokuvat saattavat kuitenkin pian olla yhtä vanhentuneita kuin paperikuitit. Ainakin tähän Acubiz pyrkii. Vuonna 1997 yritys alkoi tarjota digitaalista vaihtoehtoa perinteiselle matkakulujen raportoinnille. Nykyään Acubiz hoitaa toimittajien laskut, työajanseurannan, yrityksen luottokorttitapahtumat, menot, kilometrikorvaukset, kulu- ja matkakuitit ja monet muut asiat yli 185 000 käyttäjälleen 44 maassa.
"Olemme rakentaneet paljon ominaisuuksia matkakulutoiminnon päälle. Olemme tehneet niin, koska työntekijät eivät käytä yrityksen luottokortteja vain matkoillaan. He käyttävät niitä lukuisiin erilaisiin kuluihin. Siksi olemme keskittyneet kuitin matkaan organisaation läpi automatisoidaksemme prosessin, jonka avulla talousjohtaja voi säästää aikaa ja välttää päänvaivaa.
Asiakirjojen räätälöity matka
Kaikki kulut eivät ole samanlaisia. Pawrup korostaa, että 30 Tanskan kruunua maksava kupillinen kahvia voi helposti aiheuttaa yrityksen kirjanpidolle saman hallinnollisen työn kuin 30 000 kruunun hintainen ostos. Kirjanpitosääntöjä, verolakeja ja yrityksen sisäisiä määräyksiä on noudatettava riippumatta summan suuruudesta, mutta Acubizin asiakkaille tämä on helppoa.
"Ratkaisumme käyttäjät voivat ottaa käyttöön sääntörivin, jolloin kahvi ja vastaavat pienet määrät kirjataan automaattisesti kirjanpitoon, joten ne eivät vie arvokasta aikaa kirjanpito-osastolta", Pawrup selittää ja jatkaa:
"Emme kuitenkaan automatisoi prosesseja automatisoinnin vuoksi. Rakennamme työnkulkuja, jotka sopivat yrityksen työmenetelmiin. Jotkin säännöt voivat koskea myös kaikkia työntekijöitä, kun taas voimme tehdä poikkeuksia muille, esimerkiksi toimitusjohtajalle ja muille johtajille. Ilmeisesti heillä on eri käyttövaltuudet kuin opiskelija-assistentilla."
Työnkulkuja ja automaatiota koskeva logiikka erottaa Acubizin kilpailijoistaan. Lisäksi Acubiz integroituu kaikkien yrityksen luottokorttimyyjien kanssa, joten käyttäjät eivät ole sidottuja tiettyyn myyjään.
Monimutkaisuus erottaa lampaat kirjanpitovuohista.
Acubizin asiakkaita ovat muun muassa Pandoran ja Powerin kaltaiset yritykset. Pawrupin mukaan erityisesti suuret yritykset näkevät ratkaisun edut. Kun yritykset toimivat yli rajojen, kirjanpitosäännöt muuttuvat usein perusteellisesti, jopa yksinkertaisella tasolla.
"Kun käytät autoasi Tanskassa liiketoimintaan liittyviin tarkoituksiin, sinun on kirjattava kilometrien määrä. Joissakin maissa on kuitenkin kirjattava matkustajien määrä ja moottorin koko, ja toisissa maissa sovelletaan erilaisia sääntöjä. Maiden kirjanpitokäytännöt vaihtelevat siis monella tasolla. Toimimme 44 maassa, joten pystymme käsittelemään lisääntynyttä monimutkaisuutta. Tässä kohtaa lampaat ja vuohet erotetaan toisistaan, kun kyse on meidän kaltaisistamme palveluista", Pawrup selittää.
"Eräs liiketoiminta-alue, jota parhaillaan tutkimme, on kaikkien saatavilla olevien tietojen hyödyntäminen, jotta asiakkaamme voivat esimerkiksi vertailla hotellikulujaan muihin Acubizin asiakkaisiin. Näin asiakkaamme voivat tunnistaa säästöjä tai neuvotella parempia alennuksia. Kaikki on anonymisoitu ja GDPR-lainsäädännön mukaista", Pawrup toteaa.
Hän uskoo, että datan ja automaation merkitys kasvaa jatkuvasti.
"Tulevaisuus tuo epäilemättä mukanaan uusia ja älykkäitä vaihtoehtoja liiketoimintatietojen keräämiseen, myös yritystoimintaan liittyvien ostosten yhteydessä. Voimme siis tuottaa automaatio 2.0 -ratkaisun, jossa voimme entisestään helpottaa hallinnollista työtaakkaa dokumentoinnin, valvonnan ja kulujen kirjanpidon osalta. Näin yritykset voivat käyttää enemmän aikaa arvonluontiin", Kim Pawrup sanoo.
