Integrointi kirjanpitojärjestelmiin

Nykyään yritykset käyttävät erilaisia järjestelmiä, sovelluksia ja työkaluja järjestelmäympäristössään. Mutta järjestelmillä on vain vähän arvoa, jos data ja viestintä eivät voi virrata niiden välillä.

Siksi integraatiot ovat keskeisiä optimaalisen ja tehokkaan järjestelmäympäristön kannalta.

Kriittisten järjestelmien ja sovellusten integroiminen yrityksesi kirjanpitojärjestelmään voi optimoida työnkulkuasi, lisätä tehokkuutta ja tuottavuutta sekä antaa sinulle paremman yleiskatsauksen.

Lue lisää ohjelmistointegraatioiden hyödyistä ja mahdollisista sovelluksista täällä.

Minkä kirjanpitojärjestelmän sinun tulisi valita?

Tanskalaisisilla markkinoilla on lukemattomia kirjanpitojärjestelmiä. Niihin voi kuulua kaikki Visma e-conomic, Visma Dineroja Billy sekä Microsoft Dynamics NAV, AX ja muut.

Ohjelman valinta riippuu eri parametreista, kuten yrityksen koosta, halituista ominaisuuksista, monimutkaisuudesta jne.

Voit muun muassa harkita seuraavia asioita ja esittää seuraavia kysymyksiä toimittajille:

• Hanki täydellinen yleiskatsaus kirjanpitojärjestelmään sisältyvistä toiminnoista.
• Mikä on kirjanpitojärjestelmän kokonaiskustannus? Mitkä ovat hankinnan, asennuksen ja käytön kustannukset? Sisältyykö tuki hintaan? Sisältyykö koulutus hintaan? Paljonko lisämoduulit maksavat?
• Kirjanpitohistorian muuntaminen. Jos vaihdat kirjanpitojärjestelmää ja haluat muuntaa vanhoja tietoja, sinun tulee saada tarkennus siitä, kuinka paljon toimittaja veloittaa tietojen muuntamisesta nykyisestä uuteen kirjanpitojärjestelmään.
• Millaisia vaatimuksia sinulla ja toimittajalla on laitteistolle ja turvallisuudelle? Vaatiko toimittaja esimerkiksi omaa verkkopalvelinta sähköisen kaupankäynnin hoitamiseen? Miten toimittaja käsittelee tietoja ja mitä turvatoimia on tehty? Esimerkiksi varmuuskopio otetaan, toimittaja on sertifioitu jne.

Online vs. Offline

Kirjanpitojärjestelmät ovat saatavissa sekä verkkopohjaisina että offline-ratkaisuina.

Offline-kirjanpitojärjestelmä ladataan tietokoneelle ja käytetään paikallisesti. Se voidaan ostaa myös kertamaksulla CD-levyllä, mikä voi aiheuttaa päivityskustannuksia.

Vaikka siinä voi olla verkkotoimintoja, suurin osa tehtävistä suoritetaan tietyssä tietokoneessa, jolle ohjelma on ladattu. Tämä tarkoittaa myös sitä, että sinun on otettava varmuuskopio ja suojattava tietokone virusiskuilta, jos kyseiselle tietokoneelle tapahtuu jotain.

Verkkopohjaisella kirjanpitojärjestelmällä tarkoitetaan, että kirjanpito-ohjelmaa käytetään selaimessa, kuten Google Chromessa tai Safarissa. Tämä on ratkaisu, jota käytetään eniten nykyään.

Koska verkkosovellukset ovat pilvipohjaisia, ne ovat edullisimpia, koska varmuuskopio otetaan automaattisesti. Esimerkiksi voit käyttää verkkopohjaista kirjanpitojärjestelmää useista tietokoneista, mikä on käyttäjäystävällisempi kuin yksittäinen paikallinen tietokone.

Ovatko ERP-järjestelmä ja kirjanpitojärjestelmä samat?

ERP-järjestelmä (Enterprise Resource Planning) on kattavampi kuin kirjanpitojärjestelmä ja voi seurata kaikkea rahoituksesta, tilauksista ja hankinnoista varastoon, asiakashallintaan ja henkilöstöön.

Se on siis eräänlainen "iso veli" kirjanpitojärjestelmälle.

ERP-järjestelmä hoitaa suurimman osan yrityksen toiminnoista, kuten tilausten käsittelyn, asiakastietokannan, tapahtumat ja kirjanpidon. Sen sijaan, että se jaettaisiin eri järjestelmiin, kaikki kootaan yhteen ohjelmaan.