Mikä on matkakustannusraportti?
Klassinen kuluraportti perustuu siihen, että työntekijä kerää ja kasaa kuitteja. Työntekijä kirjaa kuitit ja täyttää kuluraportin, joka lähetetään talousosastolle. Jos kuluraportti on hyväksytty, talousosasto käyttää sitä korvausten maksamiseen (jos yrityskorttia ei ole käytetty) ja kulujen kirjaamiseen.
Voit käsitellä sähköisiä laskuja automaattisesti Acubizin avulla.
Jos käytät digitaalista ja joustavaa työkalua kulujen jatkuvaan kirjaamiseen, sinun ei tarvitse kerätä ja kasata kuitteja.
Kuluraportin perusajatuksena on, että keräät tiettyyn toimintaan liittyvät kulut ja kuitit. Kyseessä voi olla esimerkiksi Berliinissä järjestettävä messutapahtuma, josta aiheutuu erilaisia kuluja, kuten hotelli-, lounas- ja kilometrikuluja jne. Ja näistä sinun on saatava korvaus, jos olet käyttänyt omia rahojasi. Matkakustannusraportti voi sisältää yhden tai useamman osatekijän seuraavista kuluista:
- Luottokorttitapahtumat
- Kassakustannukset
- Korvaukset
- Kilometrimäärä omalla ajoneuvolla
Työntekijä kerää usein kaikki Berliinin messuihin liittyvät kuitit ja lähettää ne talousosastolle hyväksyttäväksi.
Kuluraporttien hyvät ja huonot puolet
Kun kaikki kuitit kootaan yhteen, sinä ja hyväksyjäsi saatte hyvän yleiskuvan tietyn toiminnon kokonaiskustannuksista.
Se ei kuitenkaan ole läheskään fiksuin ja tehokkain tapa työskennellä, ja klassisen lähestymistavan välttäminen matkakustannusraportteihin tuo useita etuja. Tämä lähestymistapa aiheuttaa yleensä huomattavaa työtaakkaa talousosastoille kuun lopussa. Ja jos yksittäisiin tapahtumiin liittyviä virheitä havaitaan, koko kuluraportti yleensä hylätään. Tämä voi aiheuttaa viivästyksiä selvityksissä ja kirjanpidossa. On olemassa riski, että yritys menettää yleiskuvan työntekijöihin liittyvistä menoista yrityksessä. Tämä voi vaikuttaa ennustamisen ja raportoinnin tarkkuuteen kustannuspuolella.
Digitaaliset kuluraportit
Acubizissa työmme perustuu "Mobile First" -periaatteeseen - ajatukseen, jonka mukaan kaikki kulujen hallintaan ja kuluraportteihin liittyvät tehtävät voidaan hoitaa sovelluksen avulla liikkeellä. Kannustamme siihen, että jokainen yksittäinen kulutapahtuma rekisteröidään ja lähetetään hyväksyttäväksi välittömästi - riippumatta siitä, onko kyseessä käteiskulu, luottokorttitapahtuma, kilometrikorvaus jne. Kutsumme sitä Fast Trackiksi, ja se on nopein ja tehokkain tapa käsitellä kuluja.
Haluatko tietää lisää?
Me Acubizilla voimme auttaa sinua yrityksesi kulujenhallinnan digitalisoinnissa ja integroinnissa yrityskortti- ja talousjärjestelmään. Lue täältä lisää siitä, mitä ohjelmistojen integraatiot ovat, tai lue lisää Acubizin integraatiovaihtoehdoista.
Ota yhteyttä, jos haluat tietää, miten voimme auttaa yritystäsi, tai varaa ilmainen online-demo saadaksesi lisätietoja.