Mikä on palkkajärjestelmä?
Palkkajärjestelmä on työkalu, joka auttaa sinua ja työntekijöitäsi seuraamaan paremmin kuukausittaisia palkanmaksuja.
Työnantajille se tarjoaa yleiskatsauksen kokonaispalkkakustannuksista ja yksittäisten työntekijöiden palkkaerittelyistä. Työntekijöille se tarjoaa mahdollisuuden henkilökohtaiseen online-palkanlaskentajärjestelmään, jossa he näkevät kaikki aiemmat palkkatodistukset ja eritelmät.
Voit optimoida kuluprosessin Acubizin avulla.
Saattaa olla hyödyllistä integroida palkkajärjestelmäsi, jotta asiaankuuluvat tiedot kulkevat helpommin ja automaattisemmin.
Miksi valita palkkajärjestelmä?
Taulukoiden ja yhden tai kahden makron avulla voit itse hallinnoida palkkaasi Excel-taulukossa. On kuitenkin monia etuja - sinulle ja työntekijöillesi - jos valitset palkkajärjestelmän, joka voi hoitaa kaiken puolestasi.
Ennen kaikkea virheet ovat todennäköisempiä, jos palkanlaskentaa on hoidettava Excel-taulukkona, ja on suurempi riski, että sovellettavaa lainsäädäntöä ei noudateta, mikä on tietenkin tärkeää, kun on kyse työntekijöiden palkoista.
Palkkojen käsittelyn helpottaminen
Kun sinun on maksettava työntekijöillesi palkkaa, sinun on seurattava monia laskelmia, raportteja ja siirtoja.
Verkkopalkkajärjestelmän etuna on, että se helpottaa palkanlaskentaa, koska monet prosessit ja laskelmat suoritetaan automaattisesti. Tyypillisesti sinun tarvitsee vain syöttää yrityksen ja työntekijän perustiedot, minkä jälkeen olet valmis tekemään palkanlaskennan.
Jos työntekijäsi saavat saman palkan joka kuukausi, voit valita myös järjestelmiä, joissa on automaattinen palkanlaskenta, raportointi ja siirrot.
Esimerkkejä palkkausjärjestelmistä
Markkinoilla on jo vakiintunut useita erilaisia palkkausjärjestelmiä. Esimerkkejä näistä palkkausjärjestelmistä ovat Dataløn, Lessor ja Proløn. Yhteistä näille palkkajärjestelmille on, että niillä voidaan käsitellä palkkoja ja luoda digitaalisia palkkalaskelmia.
Näin sinun ei enää tarvitse seurata lukuisia palkkatodistuksia ja asiakirjoja, vaan saat palkkasi koottua yhteen ainoaan järjestelmään.
Palkkausjärjestelmissä on erilaisia lähestymistapoja ja palveluja. Siksi on hyvä tutkia monia markkinoilla olevia järjestelmiä ennen niiden valintaa, jotta löydät varmasti sinulle ja yrityksellesi sopivan järjestelmän.
Esimerkiksi palkkajärjestelmät soveltuvat erityyppisille yrityksille, ja joitakin järjestelmiä voivat käyttää ilmaiseksi yritykset, joissa on enintään kymmenen työntekijää. Toisia taas hallinnoidaan eräänlaisella tilauspalvelulla, jossa käyttäjän on maksettava palkkajärjestelmästä.
Palkkausjärjestelmääsi koskevat vaatimukset
Palkkausjärjestelmää valittaessa on usein vaatimuksia, jotka järjestelmän on täytettävä. Vähintään seuraavat toiminnot on oltava järjestelmässä:
- Palkkojen laskeminen ja maksaminen (sekä palkattujen että tuntityöntekijöiden osalta).
- Palkat lähetetään työntekijöiden sähköisiin pankkiin
- Raportointi eIndkomstille (automaattisesti)
- AM-maksujen, ATP:n, A-veron, lomarahojen ja eläkkeiden raportointi ja siirto (automaattisesti).
- Maksujen siirto äitiysrahastoon (automaattisesti)
- Palkka- ja poissaolotilastojen raportointi Tanskan tilastokeskukselle ja Tanskan työnantajaliitolle.
- Tietojen siirto kirjanpitojärjestelmään (automaattisesti)
Lisäksi voit pohtia, tarvitseeko yrityksesi muita toimintoja. Esimerkiksi seuraavat ominaisuudet voivat olla hyödyllisiä:
- Automaattinen nollaus kuukausina, jolloin sinun ei tarvitse maksaa palkkoja.
- Työntekijäetuuksien, kuten sairausvakuutuksen, tuoteostojen, ruokalan jne. verotus.
- Mahdollisuus muuttaa palkkaa, jos aiemmassa palkanmaksussa on tapahtunut virhe.
- osastokohtainen jako, jotta palkkakustannuksista saadaan yleiskuva kunkin työntekijäryhmän osalta.
Integrointi palkkajärjestelmiin
Integrointi yrityksesi palkkajärjestelmään auttaa sinua lataamaan, rekisteröimään ja viemään tietoja palkanlaskentaa varten. Tämä voi liittyä kulukorvauksiin, matkavähennyksiin ja työajan rekisteröintiin.
Näin säästät paljon aikaa, koska sinun ei tarvitse itse syöttää palkkaeriä kirjanpitojärjestelmään. Näin vältetään myös kirjoitusvirheet kirjanpidossa.
Voit lukea lisää integraatioiden eduista täältä ja oppia, milloin integraatio kannattaa tehdä.
Haluatko tietää lisää?
Olemme jo vuosia pyrkineet digitalisoimaan ja optimoimaan kuluprosessia. Acubizin avulla se on mahdollista integroida myös palkkajärjestelmääsi, mikä helpottaa työntekijöiden ja johdon arkea.
Ota yhteyttä, jos haluat tietää, miten voimme auttaa yritystäsi, tai varaa ilmainen online-demo saadaksesi lisätietoja.