Vuodesta 2005 lähtien kaikkien Tanskan julkisten laitosten on ollut pakollista käyttää sähköisiä laskuja. Jos laskua ei lähetetä sähköisesti, se hylätään.

Kun lähetät laskun julkiselle laitokselle, sinun on lähetettävä lasku EAN-numerolla. EAN-numero on julkisen laitoksen sähköinen tunniste, ja sen löydät Nemhandelsregisteret-rekisteristä.

Kuitenkaan pelkästään julkinen sektori ei ole ottanut käyttöön sähköisiä laskuja. Voit lähettää sähköisiä laskuja myös yksityisille yrityksille, jos ne on rekisteröity Nemhandelsregisteret-rekisteriin.

Nykyään useimmat yritykset käyttävät sähköisiä laskuja ainakin jossain määrin. Jotkut yritykset ovat siirtyneet kokonaan sähköisiin laskuihin, toiset käyttävät niitä sekamuodossa perinteisten paperilaskujen kanssa.

Jos yrityksesi ei ole vielä kokeillut sähköisiä laskuja, älä huolehdi.

Onneksi sähköisen laskun luominen on helppoa, sillä se on hyvin samanlainen kuin paperilaskun luominen.

Digitaalinen lasku tulee sisältää samat tiedot kuin fyysinen lasku. Se sisältää tyypillisesti tietoja, kuten lähettäjä, vastaanottaja, myöntämispäivämäärä, laskun numero ja arvonlisäveromäärä. Muista lisätä CVR-numero, jos kyseessä on yritys.

Voit valita lähettää sen sähköpostitse tai rahoitusjärjestelmän kautta.

Monet ihmiset tarvitsevat selvitystä sähköisen laskun ja verkkolaskun välillä. Mutta ne eivät ole sama asia ja eroavat toisistaan tarkoitukseltaan ja käytöltään.

Verkkolasku on sähköinen lasku, jonka voi maksaa verkossa, kun taas sähköinen lasku on laskun sähköinen versio, joka voidaan lähettää ja vastaanottaa digitaalisesti.

Lue lisää erosta alla.

Verkkolasku on lasku, jonka lähetät verkossa PDF-muodossa, ja se on siis yksinkertaisesti säännöllisen fyysisen laskun PDF-versio. Sen tarkoitus on korvata vanha laskutyyppi, jonka tunnet fyysisestä muodostaan. Asiakkaat voivat helposti maksaa laskun verkossa luottokortilla tai pankkisiirrolla.

Sähköinen lasku on asiakirja, joka luodaan, allekirjoitetaan ja lähetetään sähköisesti. Lasku voidaan lähettää muissa muodoissa kuin PDF-muodossa, kuten sähköisten kirjanpitojärjestelmien ja sähköisten viestintävälineiden kautta.

Sähköinen lasku lähetetään digitaalisesti EAN-numerolla, GLN-numerolla, P-numerolla tai CVR-numerolla. Numero on ainutlaatuinen, mikä tekee laskutuksesta turvallisempaa.

Lisäksi, jos lähetät laskusi digitaalisesti OIOUBL- tai OIOXML-muodoissa, laskusi lähetetään salatuina tietoina, mikä tekee siitä turvallisempaa laskuperätöntä vastaan.

On myös mahdollista lähettää laskuja PDF-muodossa verkkolaskuna. Kuitenkin jos lasku lähetetään PDF-tiedostona sähköpostissa, sitä ei salata, ja sen vuoksi petoksen riski on suurempi.

Kun vastaanotat sähköisen laskun, se siirtyy suoraan rahoitusjärjestelmääsi, joka voi käsitellä laskun ja lukea salatut tiedot. Rahoitusjärjestelmä voi siten käsitellä sähköisiä laskujasi minimaalisella kirjoitusmäärällä. Ajan säästämisen lisäksi manuaalisen käsittelyn poistaminen yleensä tarkoittaa vähemmän virheitä ja parempaa tietojen laatua.