Ajanseuranta on nykyään yhä useampien yritysjohtajien asialistalla. Syynä tähän on se, että työajanseurannalla saavutetaan joitakin erityisiä liiketoimintahyötyjä, joita lähes kaikentyyppiset yritykset voivat hyödyntää. Toisaalta useimmilla yritysjohtajilla on myös useita huolenaiheita, jotka liittyvät työajanseurantaprosessin käyttöönottoon ja toimintaan. Tässä blogikirjoituksessa tarkastelen tärkeimpiä hyötyjä ja samalla käsittelen muutamia seikkoja, joihin kannattaa kiinnittää huomiota.
Liiketoiminnan edut
1. Lisääntynyt kannattavuus
Ajanseuranta tarjoaa mahdollisuuden saada tietoa siitä, miten organisaation henkilöstöresursseja käytetään. Toisin sanoen on helpompi saada yleiskuva siitä, mihin palkkakustannukset käytetään. On myös mahdollista seurata projektien taloutta ja työskennellä dynaamisesti resurssien priorisoinnin kanssa, jos jotkin toiminnot kuluttavat niistä liikaa.
2. Tarkka laskutus
Ulkopuolisiin projekteihin, tehtäviin, toimeksiantoihin sekä asiakas- ja asiakastapauksiin liittyvän ajankäytön rekisteröinti luo vankan perustan tarkalle laskutukselle. Useimmissa tapauksissa voidaan saavuttaa korkeampi laskutusaste. Jos prosessi on digitaalinen ja automatisoitu, se tarkoittaa myös sitä, että laskutusprosessi voidaan toteuttaa nopeasti ja tehokkaasti. Tämä lisää kassavirtaa ja parantaa maksuvalmiutta.
3. Lisääntynyt tuottavuus ja sujuvammat työvaiheet.
Ajanseurannan avulla työntekijöiden on helpompi ohjata projekteja. Myös esimerkiksi projektiryhmän on helpompi saada täydellinen yleiskuva edistymisestä ja samalla myös yksittäisten työntekijöiden edistymisestä tietyissä osatehtävissä.
4. Parempi suunnittelu ymmärryksen avulla
Jonkin ajan kuluttua, kun ajanseurantaprosessi on tarkoin määritelty ja kun työhön on käytettävissä oikeat työkalut support , ajankäyttöä koskevat tiedot saadaan koottua. Näiden tietojen avulla voidaan luoda käsitys tiettyjen tehtävien laajuudesta ja erityyppisiin tehtäviin ja projekteihin käytetystä todellisesta ajankäytöstä. Tällaista näkemystä voidaan käyttää tulevaan suunnitteluun ja vertailuanalyyseihin.
5. Tarkempi viestintä
Yksityiskohtainen aikarekisteröinti esim. hankkeiden tai toimeksiantojen osalta, olivatpa ne sitten sisäisiä tai ulkoisia, helpottaa eri sidosryhmille suunnatun täsmällisen viestinnän laatimista edistymisestä, välitavoitteista, odotetusta valmistumisesta ja mahdollisista viivästyksistä.
6. Sääntöjen ja sopimusten noudattaminen
Ajanseuranta antaa yleiskuvan työntekijöiden todellisista työtunneista. Kun työaikasääntöjä ja työehtosopimuksia on noudatettava, on ratkaisevan tärkeää valvoa organisaation todellista työaikaa. Tästä on tulossa yhä tärkeämpää kaikentyyppisille yrityksille, koska tämä EU:n tuomioistuimen päätös osoittaa, että työajan yleisestä rekisteröinnistä voi tulla jossain vaiheessa tulevaisuudessa pakollinen vaatimus.
Nyt saatat ajatella, että "tässä oli vain 6 hyötyä ajanseurannasta, mutta otsikossa luvattiin 10 hyötyä!"." No, se on totta, mutta älä huoli, jos luet eteenpäin, viimeiset 4 hyötyä ovat aivan nurkan takana. Sitä ennen tarkastelemme kuitenkin lyhyesti mahdollisia esteitä (tai haasteita, jotkut voisivat sanoa), joita näen aikaseurannan käyttöönottoon liittyen.
Ajanseurannan mahdolliset haasteet
Yksi monien yritysjohtajien suurimmista huolenaiheista liittyy siihen, miten työntekijät ottavat ajanseurannan vaatimuksen vastaan. Tosiasia on, että on olemassa vaara, että jotkut työntekijät kokevat sen lisääntyneeksi valvonnaksi ja kontrolloinniksi. Toisaalta on myös tosiasia, että muita työntekijöitä se ei häiritse vähääkään. Yksi asia on kuitenkin varmaa: se edellyttää organisaatiossa käyttäytymisen muutosta, koska työntekijöiden on sopeuduttava uuteen tehtävään päivittäisessä liiketoiminnassa. Toinen huomionarvoinen seikka on siis myös todellinen aika, joka kuluu aikarekisteröinnin tekemiseen. Tässä yhteydessä on tietenkin tärkeää löytää työkalu, joka on helppo ja intuitiivinen käyttää.
Erityisesti huoli siitä, miten työntekijät näkevät ajanseurannan, johtaa minut seuraaviin hyötyihin - koska he keskittyivät työntekijöille koituviin etuihin.
Henkilöstöedut
7. Henkilökohtainen tehokkuus
Ajanseuranta tarjoaa yksittäiselle työntekijälle mahdollisuuden työskennellä henkilökohtaisen tehokkuutensa mukaisesti hyödyntämällä tietoa omista resurssien käytöstä, joka on muodostunut.
8. Rakenne ja yleiskatsaus
Ajanseurantatyökalu on myös työkalu, jonka avulla voit pitää yleiskuvan nykyisistä tehtävistä, projekteista ja määräajoista sekä suunnitella ponnisteluja.
9. Kuvioiden tunnistaminen
Ajanseuranta tarjoaa työntekijälle myös mahdollisuuden tunnistaa yksilöllisen työnsä mallit. Tätä voidaan käyttää erilaisten ajanhukkaa aiheuttavien tekijöiden esiin tuomiseen, jotka kaikki ihmiset usein joutuvat jossain vaiheessa kärsimään ja jotka he haluavat poistaa.
10. Todellisen työajan visualisointi
Työntekijöille on myös eduksi, että he voivat nähdä todellisen työajan, myös ylityöt. Tämä antaa pohjan tosiasioihin perustuvalle vuoropuhelulle esimiesten ja kollegoiden kanssa.
Nämä työntekijän edut ovat erittäin tärkeitä, kun puhumme työajanseurantajärjestelmän käyttöönotosta. Sillä riippumatta siitä, miten heittelet ja kääntelet sitä ja korostat kaikkia yritykselle koituvia hyötyjä, on ratkaisevan tärkeää, että sinä yrityksen johtajana onnistut myös selittämään työntekijöille koituvat hyödyt, kun järjestelmä otetaan käyttöön. Tämä ei ole paljon erilaista kuin minkä tahansa muun työkalun käyttöönotto, joka edellyttää päivittäisten rutiinien muuttamista. Tiedämme sen yli 20 vuoden kokemuksestamme Expense Managementin käyttöönotosta solutions.
Muista siis, että jos haluat, että ajanseurannasta tulee vahva työkalu yrityksellesi, se vaatii hyvää johtamista.
