Ajanseuranta on ehdottomasti noussut useimpien yritysjohtajien asialistalle. Työajan seuranta ja sen liiketoiminnalliset hyödyt olivat kuitenkin jo ennen uuden ajanseurantalain voimaantuloa vuonna 2024 esillä.
Ymmärrämme tämän, sillä siihen liittyy paljon etuja, joita lähes kaikenlaiset yritykset voivat hyödyntää. Toisaalta useimmilla yritysjohtajilla on myös useita huolenaiheita, jotka liittyvät ajanseurantaprosessin käyttöönottoon ja toimintaan.
Tässä blogikirjoituksessa tarkastelen tärkeimpiä etuja ja samalla käsittelen muutamia kohtia, joihin on syytä kiinnittää huomiota.
Liiketoiminnan edut
1. Lisääntynyt kannattavuus
Ajanseurannan avulla on mahdollista saada käsitys siitä, miten organisaation henkilöstöresursseja käytetään. Toisin sanoen on helpompi saada yleiskuva siitä, mihin palkkakustannukset käytetään. On myös mahdollista seurata hankkeiden taloutta ja työskennellä dynaamisesti resurssien priorisoinnin kanssa, jos jotkin toiminnot kuluttavat niistä liikaa.
2. Tarkka laskutus
Ulkopuolisiin projekteihin, tehtäviin, toimeksiantoihin sekä asiakas- ja asiakastapauksiin liittyvän ajankäytön rekisteröinti luo vankan perustan tarkalle laskutukselle. Useimmissa tapauksissa voidaan saavuttaa korkeampi laskutusaste. Jos prosessi on digitaalinen ja automatisoitu, se tarkoittaa myös sitä, että laskutusprosessi voidaan toteuttaa nopeasti ja tehokkaasti. Tämä lisää kassavirtaa ja parantaa maksuvalmiutta.
3. Lisääntynyt tuottavuus ja sujuvammat työvaiheet.
Ajanseurannan avulla työntekijöiden on helpompi ohjata projekteja. Myös esimerkiksi projektiryhmän on helpompi saada täydellinen yleiskuva edistymisestä ja samalla myös yksittäisten työntekijöiden edistymisestä tietyissä osatehtävissä.
4. Parempi suunnittelu ymmärryksen avulla
Jonkin ajan kuluttua, kun ajanseurantaprosessi on tarkoin määritelty ja kun työhön on käytettävissä oikeat työkalut support , ajankäyttöä koskevat tiedot saadaan koottua. Näiden tietojen avulla voidaan luoda käsitys tiettyjen tehtävien laajuudesta ja erityyppisiin tehtäviin ja projekteihin käytetystä todellisesta ajankäytöstä. Tällaista näkemystä voidaan käyttää tulevaan suunnitteluun ja vertailuanalyyseihin.
5. Tarkempi viestintä
Yksityiskohtainen aikarekisteröinti esimerkiksi sisäisten tai ulkoisten projektien tai toimeksiantojen osalta helpottaa eri sidosryhmille suunnatun täsmällisen viestinnän laatimista edistymisestä, välitavoitteista, odotetusta valmistumisesta ja mahdollisista viivästyksistä.
6. Sääntöjen ja sopimusten noudattaminen
Ajanseuranta antaa yleiskuvan työntekijöiden todellisista työtunneista. Kun työaikasääntöjä ja työehtosopimuksia on noudatettava, on ratkaisevan tärkeää valvoa organisaation todellista työaikaa. Tämä on otettu käyttöön sen jälkeen, kun EU:n uusi työajanseurantaa koskeva laki vuodesta 2024 alkaen. on tullut kaikille yrityksille aivan välttämätöntä.
Nyt saatat ajatella, että "tässä oli vain 6 ajanseurannan hyötyä, mutta otsikossa luvattiin 10 hyötyä!". No, se on totta, mutta älä huoli, jos luet eteenpäin, viimeiset 4 hyötyä ovat aivan nurkan takana. Sitä ennen tarkastelemme kuitenkin lyhyesti mahdollisia esteitä (tai haasteita, jotkut voisivat sanoa), joita näen aikaseurannan käyttöönotossa.
Ajanseurannan mahdolliset haasteet
Yksi monien yritysjohtajien suurimmista huolenaiheista liittyy siihen, miten työntekijät ottavat ajanseurannan vaatimuksen vastaan. Tosiasia on, että on olemassa riski, että jotkut työntekijät kokevat sen lisääntyneenä valvontana ja kontrollointina. Toisaalta on myös totta, että muita työntekijöitä se ei häiritse vähääkään.
Yksi asia on kuitenkin varmaa: se edellyttää organisaatiolta käyttäytymisen muutosta, koska työntekijöiden on sopeuduttava uuteen tehtävään päivittäisessä liiketoiminnassa. Toinen huomionarvoinen seikka on siis myös todellinen aika, joka kuluu aikarekisteröintiin. Tässä yhteydessä on tietenkin tärkeää löytää työkalu, joka on helppo ja intuitiivinen käyttää.
Erityisesti huoli siitä, miten työntekijät näkevät ajanseurannan, johtaa minut seuraaviin etuihin - koska niissä keskitytään työntekijöille koituviin etuihin.
Henkilöstöedut
7. Henkilökohtainen tehokkuus
Ajanseuranta antaa yksittäiselle työntekijälle mahdollisuuden työskennellä henkilökohtaisen tehokkuutensa mukaisesti hyödyntämällä saamaansa tietoa omasta resurssien käytöstä.
8. Rakenne ja yleiskatsaus
Ajanseurantatyökalu on myös työkalu, jonka avulla voidaan pitää kirjaa nykyisistä tehtävistä, projekteista ja määräajoista sekä suunnitella työpanosta.
9. Kuvioiden tunnistaminen
Ajanseuranta tarjoaa työntekijälle myös mahdollisuuden tunnistaa yksilöllisen työnsä mallit. Tätä voidaan käyttää erilaisten ajanhukkaa aiheuttavien tekijöiden esiin tuomiseen, jotka kaikki ihmiset usein joutuvat jossain vaiheessa kärsimään ja jotka he haluavat poistaa.
10. Todellisen työajan visualisointi
Työntekijöiden kannalta on myös eduksi, että he voivat nähdä todellisen työajan, ylityöt mukaan lukien. Tämä antaa pohjan tosiasioihin perustuvalle vuoropuhelulle esimiesten ja kollegoiden kanssa.
Nämä työntekijän edut ovat erittäin tärkeitä, kun puhumme työajanseurantajärjestelmän käyttöönotosta. Sillä riippumatta siitä, miten heittelet ja käännät sitä ja korostat kaikkia yritykselle koituvia hyötyjä, on ratkaisevan tärkeää, että sinä yrityksen johtajana onnistut myös selittämään työntekijöille koituvat hyödyt, kun se otetaan käyttöön. Tämä ei eroa paljonkaan siitä, jos kyseessä olisi minkä tahansa muun työkalun käyttöönotto, joka edellyttää päivittäisten rutiinien muuttamista. Tiedämme sen yli 20 vuoden kokemuksestamme Expense Management -ratkaisujen käyttöönotosta.
Muista siis, että jos haluat, että ajanseurannasta tulee vahva työkalu yrityksellesi, se vaatii hyvää johtamista.
Haluatko tietää lisää?
Ota yhteyttä, jos haluat tietää, miten voimme auttaa yritystäsi, tai varaa ilmainen online-demo saadaksesi lisätietoja.
