Tässä blogikirjoituksessa jatkan siitä, mihin viimeksi jäin. Tuolloin käsittelin esivalmistelujen, myyjätutkimuksen ja ratkaisun valinnan tärkeyttä. Esittelin myös "Fifty-Fifty-loukku"-termin, joka liittyy siihen, että 50 prosenttia organisaatioista, jotka päättävät investoida digitaaliseen kulujenhallintaratkaisuun, ei saa siitä täyttä hyötyä. Vaikka oletkin aluksi valinnut vankan toimittajan, jolla on hyvä annos prosessinymmärrystä ja oikea ratkaisu hyllyssään, olet silti riskialueella päätyä "Fifty-Fifty-loukkuun". Näin voi käydä, jos käyttöönottoprosessi menee pieleen.
Lue lisää ja saat muutamia arvokkaita vinkkejä optimaalisen käyttöönottoprosessin varmistamiseen.
Prosessien ymmärtäminen ja kartoitus
Käyttöönottoprosessin kannalta on ratkaisevan tärkeää, että se perustuu yksityiskohtaiseen ja perusteellisesti yhteen sovitettuun prosessikuvaukseen. Prosessi on selvitettävä yhdessä toimittajan tai toteutuskumppanin kanssa. Mahdollisesti sinun on myös mukautettava ja mahdollisesti myös mukautettava sitä mahdollisiin optimointeihin ja prosessi-innovaatioihin liittyen. Muista, että erinomainen toimittaja auttaa sinua tässä osassa jo ennen käyttöönottovaiheen aloittamista. Vinkkinä prosessikartoitusta suorittaessasi on, että teet myös tarkastuksen yrityksesi säännöistä ja käytännöistä, jotka koskevat työntekijöiden rahankäyttöä.
Tyypillinen kulujen hallinnan kulku on melko yksinkertainen:
Työntekijä > Hyväksyjä > Taloushallinto
On kuitenkin tärkeää mennä tarkemmin yksityiskohtiin. Erilaiset käyttäjätyypit on määriteltävä ja kuvattava. Hyväksymisvirta on visualisoitava. Onko se yksinkertainen prosessi, jossa hyväksynnän antaa suora esimies? Vai onko se esimerkiksi prosessi, jossa on projekti- tai osastohyväksyntä? Myös kunkin roolin valtuudet ja hyväksyntätasot on kartoitettava. Lopuksi on kartoitettava kaikki osa-alueet ja riippuvuudet. Esimerkiksi tarvittavat toiminnanohjaus- ja palkkajärjestelmäintegraatiot, luottokorttitoimittajat, kirjanpitosarjojen sekä kirjanpitosuunnitelman ja kustannusluokkien ja -lajien käyttöönotto.
Järjestä tietosi
Seuraava vaihe on saada tiedot valmiiksi toimittajaa tai täytäntöönpanokumppania varten. Muista, että tähän liittyen sinun on oltava valppaana kumppanisi tietoturvatason ja sen toteuttamien toimenpiteiden suhteen. Tarkkuus on avainasemassa, kun valmistelet tietojasi, joten varaa riittävästi aikaa tähän tehtävään. Sinun on voitava valvoa seuraavia asioita:
Käyttäjätiedot: Käyttäjätiedot: Käyttäjien päätiedot ja luokittelu sekä tiedot viestintätarkoituksiin.
Mittatiedot: Tiedot oikeiden kirjanpitosarakkeiden määrittämistä varten. Tarvitsetko osastojen, kustannuspaikkojen, projektien jne. ulottuvuuksia? Onko dimensioiden välillä riippuvuuksia, ja mitkä dimensiot pitäisi näkyä vastaaville käyttäjille? Mieti, mitä valintoja käyttäjien pitäisi voida tehdä, kun he käyttävät ratkaisua.
Kirjanpitosuunnitelma ja kustannuslaji: Kirjanpitosuunnitelma, johon käyttäjät syöttävät tapahtumat, on määritettävä uudessa kulujenhallintaratkaisussasi. Varmista, että määrittelet sen käyttäjien tarpeet huomioon ottaen, sen on oltava looginen ja helposti tulkittavissa. Tähän työhön liittyen sinun on myös otettava huomioon arvonlisäverokoodit ja yrityskäytännöt kulloistenkin kustannuslajien osalta.
Kirjanpitoperiaatteet: On tärkeää yhdenmukaistaa kirjanpitoperiaatteet kulujenhallintaratkaisussa, jotta voidaan varmistaa, että vaihto- ja kirjanpitotiedot toimivat oikein toiminnanohjausjärjestelmämme kanssa.
Palkkatiedot: Jos haluat integroitua palkkajärjestelmään, jotta saldot ja korvaukset rekisteröidään tänne, sinun on myös määriteltävä, mikä järjestelmä ja mitkä palkka-asemat sinun on perustettava.
On myös tärkeää, että pohdit, miten edellä mainittuja tietoja olisi ylläpidettävä jatkossa. "Markkinoiden parhaat ratkaisut tarjoavat integraatioiden avulla mahdollisuuden käyttäjien ja ulottuvuuksien tietojen automaattiseen ylläpitoon. Usein asetusten ja organisaation monimutkaisuus ratkaisee, onko järkevämpää ylläpitää näitä tietoja manuaalisesti ratkaisussa.
Proof of Concept ja Go-Live
Kun ratkaisuun on määritetty käyttäjätyypit, ulottuvuudet, kirjanpitosuunnitelmat ja integraatiot, suosittelen aina Proof of Concept -kokeilun suorittamista. Toisin sanoen testijakso, joka perustuu todellisten tapahtumien/tietojen käsittelyyn ratkaisuissa. Tänä aikana on mahdollista tarkastella asetuksia ja tarvittaessa mukauttaa niitä.
Tänä aikana sinun on myös valmisteltava suoraa lanseerausta. Yksi tärkeimmistä asioista, joita tässä yhteydessä on käsiteltävä, on käyttäjien perehdyttäminen ja koulutus. Jos valitset oikean ratkaisun, siinä on myös korkea käyttäjäystävällisyys ja intuitiivinen käyttöliittymä. Tämän vuoksi sinun pitäisi selvitä tästä prosessin osasta suhteellisen helposti, kun puhutaan tavallisista käyttäjistä. En sano, että sinun ei pitäisi tehdä mitään, mutta varmista, että keskityt ratkaisun nopeaan käyttöönottoon. Tällä tarkoitan sitä, että saatte käyttäjät lataamaan mobiilisovelluksen, saatte heidät sitoutumaan koulutusmateriaaliin ja saatte heidät käyttämään sovellusta heti käyttöönoton jälkeen.
Talous- ja hallintokäyttäjien kannalta on tärkeää saada heidät todella mukaan hankkeeseen jo varhaisessa vaiheessa. Heidän on toimittava työkalun sisäisinä lähettiläinä. Suosittelen pro- / super-user-lähestymistapaa, jossa toimittajan on osallistuttava talous- ja hallintokäyttäjien kouluttamiseen, jotta he voivat välittää tietämyksensä tavallisille käyttäjille. Kaikkiin edellä mainittuihin seikkoihin liittyen on tietenkin tärkeää, että kaikki viestintämateriaali on valmiina ja koulutustilaisuudet on suunniteltava ennen ratkaisun käyttöönottoa.
