Kuitit ovat tärkeitä myös yrityksille, sillä ne toimivat tietyn ostoksen dokumentteina. Tämä tarkoittaa, että kuitit ovat tärkeä osa kirjanpidossa, kirjanpidossa ja tilintarkastuksessa tarvittavia asiakirjoja. Jos yritys ei pysty esittämään täydellistä dokumentaatiota kaikista ostoista ja kuluista, se ei voi noudattaa kirjanpitolakia. Tanskan kirjanpitolain mukaan kuitit on tunnetusti säilytettävä viisi vuotta tilikauden päättymisestä.
Tanskassa meitä on siunattu lainsäädännöllä, joka sallii kirjanpitoaineiston ja siihen liittyvien asiakirjojen (esimerkiksi kuittien) tallentamisen digitaalisesti. Näin on ollut jo useiden vuosien ajan, ja vuonna 2015 lakia muutettiin, joten digitaalisen kirjanpitoaineiston tallentaminen ulkomaille mahdollistettiin ilman poikkeuslupaa tai ilmoitusta viranomaisille.
Tämä on helpottanut yritysten työskentelyä pilvipohjaisten ohjelmistojen kanssa ja luonut suotuisat olosuhteet myös digitaalisilla kuiteilla työskentelylle. Ja tehdään yksi asia selväksi: ei ole epäilystäkään siitä, että 100-prosenttisesti digitaaliset kuitit ovat tulevaisuutta.
Kuittien digitointi
Yksi tapa digitoida paperiset kuitit on käyttää tekniikkaa, sekä laitteistoa että ohjelmistoa, tehtävän hoitamiseen.
Acubizin kulujenhallintaratkaisu tekee muun muassa näin, kun käyttäjä käyttää älypuhelimen kameratekniikkaa ja Acubizin ohjelmistoa kuitin kaappaamiseen ja digitointiin, sen rikastamiseen tiedoilla ja sen tallentamiseen pilvipalveluun, jotta se voidaan syöttää yrityksen kirjanpitoprosessiin.
Toinen tapa ajatella digitaalisia kuitteja on kiertää paperin ja tulostuksen osuus. Toisin sanoen 100-prosenttisesti digitaalinen.
Monissa liiketoimissa kuitit toimitetaan jo ilman paperia. Tämä koskee esimerkiksi verkkokauppaa, jossa kuitit toimitetaan HTML-koodina tai PDF-muodossa. On myös tiettyjä kassaratkaisuja, jotka tarjoavat PDF-kuittien toimittamisen, jos asiakas jättää järjestelmään sähköpostiosoitteen.
On kuitenkin kyseenalaista, voidaanko tällaisia kuitteja pitää 100-prosenttisesti digitaalisina, sillä niiden muoto ja luettavuus voivat vaihdella huomattavasti. Lisäksi monissa BtB-prosesseissa laskut toimitetaan EDI-muodossa.
Fyysisissä myymälöissä tehtävien ostosten osalta tarvitaan vielä laajaa digitalisointia. Markkinoilla on jo ratkaisuja, jotka tarjoavat tämän toiminnallisuuden sekä kotimaassa että ulkomailla.
Meillä on esimerkiksi Storebox, joka voi toimittaa digitaalisia kuitteja useilta kauppiailta ja vähittäiskauppiailta. Lisäksi jotkut vähittäiskauppiaat tarjoavat itse digitaalisten kuittien toimittamista, yleensä jos asiakas liittyy heidän kanta-asiakasohjelmaansa. Maailmanlaajuiset teknologiajätit Apple ja Google ovat myös tulleet tälle alueelle maksuratkaisuillaan.
Infrastruktuuri ja ekosysteemit ovat avainasemassa
Mielestäni tämän alueen tarjonta on edelleen melko hajanaista ja suurisuuntaista. Toisin sanoen tällä hetkellä on vain vähän kauppiaita ja vähittäiskauppiaita, jotka toimittavat 100-prosenttisesti digitaalisia kuitteja ostoksen yhteydessä.
Se riippuu muun muassa siitä, onko tietty kauppias/jälleenmyyjä kytketty ratkaisuun, toimiiko kyseinen maksukortti ratkaisun kanssa, toimiiko POS-järjestelmä, käytetäänkö maksamiseen lompakkoa vai käsitelläänkö maksu Apple Payn tai muun maksualustan kautta.
Toisella tavalla ilmaistuna uskon, että kysymys on siitä, tuetaanko digitaalisten kuittien toimittamista koko maksuinfrastruktuurissa. Ja kun puhutaan korttimaksuista, tämä koskee kaikkia prosessin osa-alueita (korttitapahtumien vastaanottamisen osa-alue, maksujen välittämisen osa-alue ja maksujen myöntämisen osa-alue).
Minulla ei ole lopullista vastausta, mutta jotta 100-prosenttisesti digitaaliset kuitit tuottaisivat todellista arvoa liike-elämälle, esimerkiksi mahdollistamalla täysin digitaalisen kuittivirran työntekijän kuluja varten, on selvää, että verkon on oltava tarkemmin verkotettu.
Minun on oltava rehellinen ja sanottava, että jos digitaalisia kuitteja voidaan hakea ensisijaisesti Føtexistä, Nettosta, Bilkasta, Matasista jne., käsitteellä ei ole tarpeeksi arvoa yrityskäyttäjille.
Siksi uskon, että avain on maksuinfrastruktuurissa ja että digitaalisia kuitteja varten on määriteltävä yhteiset standardit.
Jos tarkastelemme yhtä naapurimaistamme, Ruotsia, on selvää, että siellä on määritelty digitaalisten kuittien standardi. Ehkäpä kysymys on siitä, että poliittinen panostus standardointiin tällä alalla on lisättävä, ennen kuin saamme myönteisen vastauksen kaikilta vähittäiskauppiailta, kun kysymme: "Saisinko digitaalisen kuitin?".
