Kuitit ovat tärkeitä. Kuitti on todiste tavaroiden tai palvelujen ostamisesta. Kuitit ovat tärkeitä kuluttajille, jos meidän on jossain vaiheessa reklamoitava ostamistamme tavaroista tai palveluista.
Kuitit ovat tärkeitä myös yrityksille, sillä ne toimivat tietyn ostoksen dokumentteina. Tämä tarkoittaa, että kuitit ovat tärkeä osa kirjanpidossa, kirjanpidossa ja tilintarkastuksessa tarvittavia asiakirjoja. Jos yritys ei pysty esittämään täydellistä dokumentaatiota kaikista ostoista ja kuluista, se ei voi noudattaa kirjanpitolakia. Tanskan kirjanpitolain mukaan kuitit on tunnetusti säilytettävä viisi vuotta tilikauden päättymisestä.
Tanskassa meitä on siunattu lainsäädännöllä, joka sallii kirjanpitoaineiston ja siihen liittyvien asiakirjojen (esimerkiksi kuittien) tallentamisen digitaalisesti. Näin on ollut jo useiden vuosien ajan, ja vuonna 2015 lakia muutettiin, joten digitaalisen kirjanpitoaineiston tallentaminen ulkomaille mahdollistettiin ilman poikkeuslupaa tai ilmoitusta viranomaisille. Tämä on helpottanut yritysten työskentelyä pilvipohjaisten ohjelmistojen kanssa ja luonut suotuisat edellytykset myös digitaalisten kuittien kanssa työskentelylle. Ja tehdään yksi asia selväksi; ei ole epäilystäkään siitä, että 100-prosenttisesti digitaaliset kuitit ovat tulevaisuutta.
Kuittien digitointi
Yksi tapa digitoida paperiset kuitit on käyttää tekniikkaa, sekä laitteistoa että ohjelmistoa, tehtävän hoitamiseen. Muun muassa näin tekee Acubizin kulujenhallintaratkaisu, kun käyttäjä hyödyntää älypuhelimen kameratekniikkaa ja Acubizin ohjelmistoa kuitin kaappaamiseen ja digitointiin, sen rikastamiseen tiedoilla ja sen tallentamiseen pilvipalveluun, jotta se pääsee yrityksen kirjanpitoprosessiin.
Toinen tapa ajatella digitaalisia kuitteja on kiertää paperi ja tulostaa osa. Toisin sanoen 100 % digitaalinen. Monissa tapahtumissa kuitit toimitetaan jo ilman paperia. Tämä koskee esimerkiksi verkkokauppaa, jossa kuitit tulevat HTML-koodina tai PDF-pohjaisina. On myös tiettyjä POS solutions joka tarjoaa PDF-kuittien toimittamisen, jos asiakas jättää sähköpostiosoitteen järjestelmään. On kuitenkin kyseenalaista, voidaanko tämäntyyppisiä kuitteja pitää 100-prosenttisesti digitaalisina, koska muoto ja luettavuus voivat vaihdella melko paljon. Myös monissa BtB-prosesseissa laskut toimitetaan EDI-muodossa.
Fyysisten myymälöiden ostosten osalta tarvitsemme edelleen laajaa digitalisointia. Niitä on jo solutions markkinoilla, jotka tarjoavat tämän toiminnon sekä kotimaassa että ulkomailla. Meillä on esimerkiksi Storebox, joka voi toimittaa digitaalisia kuitteja kauppiaiden ja jälleenmyyjien portfoliosta. Lisäksi näemme, että jotkut jälleenmyyjät tarjoavat digitaalisten kuittien toimittamisen itse, yleensä jos asiakas rekisteröityy kanta-asiakasohjelmaansa. Meillä on myös globaalit teknologiajätit, Apple ja Google, jotka ovat tulleet tähän tilaan maksuillaan solutions.
Infrastruktuuri ja ekosysteemit ovat avainasemassa
Mielestäni tämän alueen tarjonta on edelleen melko hajanaista ja suurisuuntaista. Toisin sanoen tällä hetkellä on vain vähän kauppiaita ja vähittäiskauppiaita, jotka toimittavat 100-prosenttisesti digitaalisia kuitteja ostoksen yhteydessä. Se riippuu muun muassa siitä, onko tietty kauppias/jälleenmyyjä liitetty johonkin ratkaisuun, toimiiko kyseinen maksukortti ratkaisun kanssa, toimiiko POS-järjestelmä, käytetäänkö maksamiseen lompakkoa vai käsitelläänkö maksu Apple Payn tai jonkin muun maksualustan kautta. Toisin sanoen mielestäni kyse on siitä, tuetaanko digitaalisten kuittien toimittamista koko maksuinfrastruktuurissa. Ja kun puhutaan korttimaksuista, tämä koskee kaikkia prosessin osa-alueita (korttitapahtumia vastaanottava osa-alue, maksujenvälitysosa-alue ja kortin myöntävä osa-alue).
Minulla ei ole lopullista vastausta, mutta jotta 100-prosenttisesti digitaaliset kuitit tuottaisivat todellista arvoa liike-elämälle, esimerkiksi mahdollistamalla täysin digitaalisen kuittivirran työntekijän kuluja varten, on selvää, että verkon on oltava tarkemmin verkotettu. Minun on oltava rehellinen ja sanottava, että jos digitaalisia kuitteja voi hakea ensisijaisesti Føtexistä, Nettosta, Bilkasta, Matasista jne., käsitteellä ei ole riittävästi arvoa yrityskäyttäjille.
Siksi uskon, että avain on maksuinfrastruktuurissa ja että digitaalisia kuitteja varten on määriteltävä yhteiset standardit. Jos tarkastelemme yhtä naapurimaistamme, Ruotsia, on ilmeistä, että siellä on määritelty digitaalisten kuittien standardi. Ehkä kyse on siitä, että meidän on keskityttävä poliittisesti enemmän standardointiin tällä alalla, ennen kuin saamme myönteisen vastauksen kaikilta vähittäiskauppiailta, kun kysymme: "Saisinko digitaalisen kuitin, kiitos?".
