Olen jo aiemmin käsitellyt esityön, toimittajatutkimuksen ja ratkaisun valinnan merkitystä onnistuneen käyttöönottoprosessin varmistamisessa. Vaikka oletkin aluksi valinnut vankan toimittajan, jolla on paljon tietoa prosesseista ja oikea ratkaisu hyllyssään, olet silti vaarassa joutua "Fifty-Fifty-loukkuun".
"Fifty-Fifty-loukku" viittaa siihen, että 50 prosenttia organisaatioista, jotka päättävät investoida digitaaliseen kulujenhallintaan ratkaisuun, eivät saa siitä täyttä hyötyä. Näin voi käydä esimerkiksi silloin, jos käyttöönottoprosessi menee pieleen.
Lue lisää ja saat muutamia arvokkaita vinkkejä optimaalisen käyttöönottoprosessin varmistamiseen.
Prosessien ymmärtäminen ja kartoitus
Käyttöönottoprosessin kannalta on ratkaisevan tärkeää, että se perustuu yksityiskohtaiseen ja perusteellisesti yhteen sovitettuun prosessikuvaukseen.
Yhdessä toimittajan tai toteuttajakumppanin kanssa sinun on selvitettävä prosessisi. Mahdollisesti sinun on myös mukautettava sitä mahdollisiin optimointeihin ja prosessi-innovaatioihin liittyen. Muista, että erinomainen toimittaja auttaa sinua tässä osassa jo ennen käyttöönottovaiheen aloittamista.
Vinkkinä prosessikartoitusta tehdessäsi on, että teet myös tarkastuksen seuraavista asioista yrityksenne säännöt ja käytännöt, jotka koskevat työntekijöiden rahankäyttöä.
Tyypillinen kulujen hallinnan kulku on melko yksinkertainen: Työntekijä > hyväksyjä > taloushallinto
On kuitenkin tärkeää mennä tarkemmin yksityiskohtiin. Erilaiset käyttäjätyypit on määriteltävä ja kuvattava. Hyväksymisvirta on visualisoitava. Onko se yksinkertainen prosessi, jossa hyväksynnän antaa suora esimies? Vai onko se esimerkiksi prosessi, johon liittyy projekti- tai osastohyväksyntä?
Myös kunkin roolin valtuudet ja hyväksyntätasot on kartoitettava. Lopuksi on laadittava kaikki osatekijät ja riippuvuudet. Esimerkiksi tarvittavat toiminnanohjaus- ja palkkajärjestelmäintegraatiot, luottokorttitoimittajat, kirjanpitosarjojen sekä kirjanpitosuunnitelman ja kustannusluokkien ja -lajien määrittely.
Järjestä tietosi
Seuraava vaihe on saada tiedot valmiiksi toimittajaa tai täytäntöönpanokumppania varten. Muista, että tähän liittyen sinun on oltava valppaana kumppanisi tietoturvatason ja sen toteuttamien toimenpiteiden suhteen.
Tarkkuus on avainasemassa, kun valmistelet tietojasi, joten varaa riittävästi aikaa tähän tehtävään. Sinun on hallittava seuraavat asiat:
Käyttäjätiedot: Käyttäjätiedot: Päätiedot ja käyttäjien luokittelu sekä tiedot viestintätarkoituksiin.
Mittatiedot: Tiedot oikeiden kirjanpitosarakkeiden määrittämistä varten. Tarvitsetko osastojen, kustannuspaikkojen, projektien jne. ulottuvuuksia? Onko ulottuvuuksien välillä riippuvuuksia ja mitkä niistä pitäisi näkyä vastaaville käyttäjille? Mieti, mitä valintoja käyttäjien pitäisi voida tehdä, kun he käyttävät ratkaisua.
Kirjanpitosuunnitelma ja kustannuslaji: Kirjanpitosuunnitelma, johon käyttäjät syöttävät tapahtumat, on määritettävä uudessa kulujenhallintaratkaisussasi. Varmista, että määrittelet sen käyttäjien tarpeet huomioon ottaen, sen on oltava looginen ja helposti tulkittavissa. Tähän työhön liittyen sinun on myös otettava huomioon seuraavat seikat ALV koodit ja yrityskäytännöt kulloistenkin kululajien osalta.
Kirjanpitoperiaatteet: On tärkeää yhdenmukaistaa kirjanpitoperiaatteet kulujenhallintaratkaisun kanssa, jotta voidaan varmistaa, että vaihto- ja kirjanpitotiedot toimivat oikein kulujenhallintaratkaisumme kanssa. ERP-järjestelmän kanssa.
Palkkatiedot: Jos sinun on integroitava palkkajärjestelmä, jotta saldot ja korvaukset rekisteröidään tänne, sinun on myös määriteltävä, mikä järjestelmä ja mitkä palkka-asemat sinun on perustettava.
On myös tärkeää pohtia, miten edellä mainittuja tietoja olisi ylläpidettävä jatkossa. "Markkinoiden parhaat ratkaisut tarjoavat integraatioiden avulla mahdollisuuden käyttäjien ja ulottuvuuksien tietojen automaattiseen ylläpitoon. Usein asetusten ja organisaation monimutkaisuus ratkaisee, onko järkevämpää ylläpitää näitä tietoja manuaalisesti ratkaisussa.
Lue lisää "Best-of-Breed"- ja "Best-of-Suite"-ratkaisujen välisestä valinnasta täältä.
Proof of Concept ja Go-Live
Kun ratkaisuun on määritetty käyttäjätyypit, ulottuvuudet, kirjanpitosuunnitelmat ja integraatiot, suosittelen aina Proof of Concept -kokeilun suorittamista. Toisin sanoen testijakso, joka perustuu todellisten tapahtumien/tietojen käsittelyyn osoitteessa solutions. Tänä aikana on mahdollista tarkastella asetuksia ja tarvittaessa mukauttaa niitä.
Tänä aikana sinun on myös valmisteltava suoraa lanseerausta. Yksi tärkeimmistä asioista, joita tässä yhteydessä on käsiteltävä, on käyttäjien perehdyttäminen ja koulutus. Jos valitset oikean ratkaisun, siinä on myös korkea käyttäjäystävällisyys ja intuitiivinen käyttöliittymä. Siksi sinun pitäisi päästä tästä prosessin osasta suhteellisen helposti läpi, kun puhutaan tavallisista käyttäjistä.
En tarkoita, että sinun ei pitäisi tehdä mitään, mutta varmista, että keskityt ratkaisun nopeaan käyttöönottoon. Tällä tarkoitan sitä, että käyttäjät on saatava lataamaan mobiilisovellus, heidät on saatava osallistumaan koulutusmateriaaliin, ja heidät on saatava käyttämään sovellusta heti, kun se on otettu käyttöön.
Talous- ja hallintokäyttäjien kannalta on tärkeää saada heidät todella mukaan hankkeeseen jo varhaisessa vaiheessa. Heidän on toimittava työkalun sisäisinä lähettiläinä. Suosittelen pro- / super-user-lähestymistapaa, jossa toimittajan on osallistuttava talous- ja hallintokäyttäjien kouluttamiseen, jotta he voivat välittää tietämyksensä tavallisille käyttäjille.
Kaikkiin edellä mainittuihin seikkoihin liittyen on tietenkin tärkeää, että kaikki viestintämateriaali on valmiina ja että koulutustilaisuudet on suunniteltava ennen ratkaisun käyttöönottoa.
Haluatko tietää lisää?
Ota yhteyttä, jos haluat tietää, miten voimme auttaa yritystäsi, tai varaa ilmainen online-demo saadaksesi lisätietoja.
