Kun investoit ja otat käyttöön uusia ohjelmistoja ja sovelluksia yrityksellesi, todennäköisesti harkitset myös klassista kahden eri strategian välillä:
- Best-of-Breed, jolla tarkoitetaan strategiaa, jonka mukaan ohjelmistoja ja sovelluksia ostetaan siitä näkökulmasta, että halutaan parhaat työkalut käytettäväksi tiettyjen tehtävien ratkaisemiseen.
- Best-of-Suite, jolla tarkoitetaan ohjelmistojen ja sovellusten ostostrategiaa, joka perustuu siihen, että haluat yhdistää suurimman osan sitoumuksistasi yhdelle toimittajalle.
Molemmissa lähestymistavoissa on hyvät ja huonot puolensa, mutta yleisesti ottaen on yleisesti hyväksytty, että Best-of-Breed takaa paremman toiminnallisuuden eri kapeilla alueilla sekä suuremman joustavuuden suhteessa Best-of-Suiteen.
Best-of-Breed - hyvät ja huonot puolet
Jos noudatat Best-of-Breed-strategiaa, uskot siihen, että on olemassa työkaluja, jotka tarjoavat tietyllä toiminnallisella tai kapealla alueella hienoimmat toiminnot ja vertaansa vailla olevan käyttökokemuksen. Toisin sanoen "Best-of-Breed-järjestelmä" tarkoittaa "parasta ratkaisua tietyssä kategoriassa tai tietyllä kapealla alueella".
Kun valitset alan parhaimman vaihtoehdon, keskität teknologiapinosi todennäköisesti talousjärjestelmän ympärille keskeisenä keskuksena ja yhdistät siitä muita järjestelmiä ja työkaluja, jotka täyttävät liiketoiminnan vaatimukset eri markkinaraoissa ja prosessikategorioissa.
Tällä tavoin on mahdollista saada käsiinsä työkaluja, jotka ovat erinomaisia omilla osa-alueillaan. Älä aliarvioi tämän arvoa.
Best-of-Breedin tärkeimmät edut ovat:
- Suuri joustavuus parhaan ratkaisun valinnassa.
- Työkalujen välinen riippumattomuus.
- Jos yksi komponentti hajoaa, loput toimivat edelleen.
Joitakin Best-of-Breedin haittoja (tai huomionarvoisia alueita) ovat:
- Teknologiapinosi voi kasvaa laajaksi, joten sinun on oltava tarkkana sen suhteen, miten päätät sitoa sen yhteen.
- Jos et onnistu saamaan dataa virtaamaan tehokkaasti järjestelmien välillä, raportoinnista, konsolidoinnista ja rikastamisesta tulee nopeasti vaikeaa.
- Sinulla on useita toimittajia ja sopimuksia hallittavana.
Siksi integrointi on avainsana, jos valitset alan parhaimman strategian. Ja integrointi voi monimutkaistua, jos sinulla on pino, joka koostuu monista eri työkaluista yhtä monille eri prosesseille.
Best-of-Suite - edut ja haitat
Jos valitset parhaan mahdollisen ratkaisun (Best-of-Suite), uskot ajatukseen, että yksittäinen yhteistyö yhden suuren toimittajan kanssa tuottaa suurimman hyödyn. Monet ERP-ratkaisut tarjoavat lisämoduulien kautta laajennettuja toimintoja, jotka tukevat muita liiketoimintaprosesseja. Todellisuudessa lähes mikään ohjelmistopakettipohjainen järjestelmä ei kuitenkaan pysty täyttämään kaikkia organisaatiosi vaatimuksia.
Best-of-Suite -strategian edut ovat:
- Sinun tarvitsee olla yhteydessä vain yhteen toimittajaan, mikä helpottaa suhteiden ja sopimusten hallintaa.
- Teknisellä puolella vianmääritys voi olla helpompaa, jos jokin ei toimi.
- Sinä ja käyttäjäsi työskentelette todennäköisesti yhteisen käyttöliittymän kanssa sen sijaan, että vaihtaisitte useiden käyttöliittymien välillä. (Sinun on kuitenkin oltava tietoinen siitä, että tämä ei välttämättä tarjoa parasta mahdollista käyttökokemusta.)
Best-of-Suiten haittoja ovat:
- Useimmissa tapauksissa joudut tekemään kompromisseja ERP-järjestelmän lisämoduulien ominaisuuksien ja toimintojen suhteen.
- Yhden toimittajan kanssa toimittamiseen liittyy joitakin riskejä. Jos jokin hajoaa, sillä voi olla vaikutusta moniin käyttäjiin.
- Tulet tinkimään joustavuudesta, sillä Best-of-Suite-ratkaisut ovat usein hyvin jäykkiä.
Huomioitavaa ennen lähestymistavan valitsemista
Asiantuntemusalallamme (tai niche-alueellamme), matka- ja kulujenhallinnassa, näemme usein, että toiminnanohjausjärjestelmien tai palkkausjärjestelmien toimittajat tarjoavat lisämoduuleja, joilla on toiminnallisuus työntekijöiden kulujen hallintaan. Joskus tämä tarjotaan jopa ilmaiseksi.
Ilmaus "ilmainen" voi usein tuntua kiehtovalta, varsinkin jos maksat jo alueen parhaasta työkalusta. On kuitenkin tärkeää muistaa arvioida piilokulut, jotka jäävät huomaamatta, jos valitset ilmaisen (tai lähes ilmaisen) työkalun, jolla on rajoitetut toiminnot.
Hinta on tyypillisesti yksi parametri, johon ERP- tai palkkatoimittaja panostaa, ja tiivis ja yksinkertainen integraatio on usein toinen parametri. Kun arvioit todellisia kokonaiskustannuksia, piilokustannuksia ja pitkän aikavälin hyötyjä, tilanne usein hämärtyy. Mitä hyötyä Best-of-Suite-lähestymistavasta kulujenhallinnassa on?
ERP- ja palkkajärjestelmätoimittajien ensisijainen keskittyminen on ydintuotteessaan, ja matka- ja kululaskennan moduulin innovaatiokyvykkyys ei ole samalla tasolla kuin parhaiden kehittäjien. Sen sijaan koet ominaisuuksia, kuten ulkomaisen arvonlisäveron palautuksen, käytäntöjen noudattamisen, robotiikan ja tekoälyn. advanced ERP- tai palkkajärjestelmämoduuli ei tue hyväksymisvirtoja, monimutkaisia allokointivaihtoehtoja, dimensioiden jakamista jne.
Tämän lisäksi uusien ominaisuuksien saatavuus seuraa usein 6 tai 12 kuukauden julkaisusyklejä, kun taas parhaat toimittajat tarjoavat paljon useammin julkaisuja. Tämä tarjoaa asiakkaille paljon nopeamman pääsyn uusiin ominaisuuksiin.
Kuten mainittiin, toiminnanohjaus- tai palkkajärjestelmääsi varten tarkoitetun lisämoduulin hankkimiseen liittyvät suorat kustannukset saattavat vaikuttaa alhaisilta. Olemme kuitenkin huomauttaneet, että useimmissa tapauksissa tällainen moduuli ei tarjoa samaa automaatio- ja toiminnallisuustasoa kuin erikoistunut ohjelmisto.
Tämä tarkoittaa, että kustannuksia (prosessiaikaan liittyen) ei voida vähentää siinä määrin kuin alan parhaalla ratkaisulla on mahdollista. Myös analytiikkaan ja hallintaan liittyvät toiminnot, jos niitä on lainkaan, eivät todennäköisesti pysty tarjoamaan riittävästi tietoa organisaation kulutustottumuksista. Tämä rajoittaa sekä optimointi- että petollisen toiminnan havaitsemismahdollisuuksia alueella.
Mitä strategiaa sinun tulisi noudattaa kulujen hallinnassa?
Alueellamme näemme myös, että luottokorttiyhtiöt tarjoavat lisäosia sovellusten muodossa, joilla voi hallita ja hyväksyä työntekijöiden kuluja. Tämä on verrattavissa edellä kuvattuun Best-of-Suite-palveluun, ja luottokorttiyhtiö on todennäköisesti se, joka hyötyy tästä eniten sitomalla sinut tiukemmin.
Jos jossain vaiheessa haluat vaihtaa maksukorttia, kohtaat yhtäkkiä myös kulujärjestelmän vaihtamisen vaivan. Mieti, onko se toivottavaa? Tee sen sijaan itsellesi palvelus ja etsi luottokorttiyhtiöitä, jotka tekevät tiivistä yhteistyötä itsenäisten parhaiden toimittajien kanssa.
Loppujen lopuksi kyse on tietenkin organisaatiosi tarpeista matkakulujen hallintaprosessiin liittyen. Esimerkiksi meillä on asiakkaita, jotka tarvitsevat mahdollisuuden kohdistaa kuluja yli 30 000 ulottuvuuteen asiakkaidensa, tapaustensa ja projektiensa välillä. Et löydä toiminnanohjaus- tai palkkajärjestelmälisäosaa, joka pystyisi tähän. Eikä myöskään luottokorttiyhtiön sovellusta, joka pystyisi siihen.
On toki organisaatioita, joilla on hyvin perustason kulunhallintaan liittyvät vaatimukset. Ne pärjäävät luultavasti hyvin lisämoduulilla toiminnanohjaus- tai palkkajärjestelmäänsä. Arviointia tehdessäsi sinun on kuitenkin aina pidettävä mielessä, että yrityksesi vaatimukset kehittyvät ja muuttuvat jatkuvasti. Siksi kannattaa käyttää kaukovaloja, kun vertailet Best-of-Breediä ja Best-of-Suitea.
