Kun investoit ja otat käyttöön uusia ohjelmistoja ja sovelluksia yrityksessäsi, olet luultavasti myös tekemässä klassista pohdintaa kahden eri strategian välillä:
- Best-of-Breed, jolla tarkoitetaan strategiaa, jonka mukaan ohjelmistoja ja sovelluksia ostetaan siitä näkökulmasta, että halutaan parhaat työkalut käytettäväksi tiettyjen tehtävien ratkaisemiseen.
- Best-of-Suite, jolla tarkoitetaan ohjelmistojen ja sovellusten ostostrategiaa, joka perustuu siihen, että haluat yhdistää suurimman osan sitoumuksistasi yhdelle toimittajalle.
Molemmissa lähestymistavoissa on hyvät ja huonot puolensa, mutta yleisesti ottaen on yleisesti hyväksytty, että Best-of-Breed takaa paremman toiminnallisuuden eri kapeilla alueilla sekä suuremman joustavuuden suhteessa Best-of-Suiteen.
Best-of-Breed - hyvät ja huonot puolet
Jos noudatat Best-of-Breed-strategiaa, uskot siihen, että on olemassa työkaluja, jotka tarjoavat tietyllä toiminnallisella tai kapealla alueella hienoimmat toiminnot ja vertaansa vailla olevan käyttökokemuksen. Toisin sanoen "Best-of-Breed-järjestelmä" tarkoittaa "parasta ratkaisua tietyssä kategoriassa tai tietyllä kapealla alueella".
Kun valitset Best-of-Breed-polun, keskität todennäköisesti teknologiapinosi taloushallinnon järjestelmän ympärille, joka toimii keskeisenä keskuksena, ja yhdistät siihen muita järjestelmiä ja työkaluja, jotka täyttävät liiketoiminnan vaatimukset ja vaatimukset eri markkinarakojen ja prosessiluokkien sisällä. Tällä tavoin on mahdollista saada käyttöösi työkaluja, jotka ovat erinomaisia omilla alueillaan. Älä aliarvioi tämän arvoa.
Best-of-Breed-menetelmän tärkeimmät edut ovat toisaalta suuri joustavuus parhaan ratkaisun valinnassa ja toisaalta työkalujen välinen riippumattomuus. Jos yksi komponentti kaatuu, muut toimivat edelleen.
Yksi Best-of-Breed-ratkaisun haittapuolista (tai ongelmakohdista) on se, että teknologiapinosta voi tulla laaja. Tämä tarkoittaa, että sinun on oltava valppaana sen suhteen, miten sitot kaiken yhteen. Jos et onnistu saamaan tietoja virtaamaan tehokkaasti järjestelmien välillä, raportoinnista, konsolidoinnista ja rikastamisesta tulee nopeasti vaikeaa. Lisäksi sinun on hallinnoitava useita toimittajia ja sopimuksia. Siksi integraatio on avainsana, jos valitset Best-of-Breed-strategian. Integrointi voi muuttua monimutkaiseksi, jos käytössäsi on useita eri työkaluja yhtä moniin eri prosesseihin. Onneksi tähän on olemassa vastauksia. Bizbrainsin Martin N. Brynnum on esitellyt tässä blogikirjoituksessa muutamia mielenkiintoisia näkökulmia tähän asiaan.
Best-of-Suite - edut ja haitat
Jos valitset Best-of-Suite-ratkaisun, uskot, että yksi ainoa sopimus yhden suuren toimittajan kanssa tuottaa suurimmat hyödyt. Monet toiminnanohjausjärjestelmät solutions tarjoavat lisämoduulien avulla laajennettuja toimintoja, jotka sopivat muihin liiketoimintaprosesseihin. Tosiasia on kuitenkin se, että lähes mikään suite-pohjainen järjestelmä ei pysty täyttämään kaikkia organisaatiosi vaatimuksia.
Best-of-Suite-strategian etuna on, että sinun tarvitsee olla yhteydessä vain yhteen toimittajaan. Näin ollen suhteiden ja sopimusten hallinta on helpompaa. Teknisellä puolella vianmääritys voi olla helpompaa, jos jokin asia ei toimi. Tämän lisäksi sinä ja käyttäjät työskentelette todennäköisesti yhteisen käyttöliittymän avulla sen sijaan, että vaihdatte useiden käyttöliittymien välillä. Sinun on kuitenkin tiedostettava, että tämä ei välttämättä anna parasta käyttäjäkokemusta.
Best-of-Suite-järjestelmän haittapuolena on se, että useimmissa tapauksissa joudut tinkimään ominaisuuksista ja toiminnallisuudesta, jotka tulevat ERP-järjestelmän lisämoduulien mukana. Lisäksi on olemassa riskejä, jotka liittyvät siihen, että sitoutumisesi yhdistetään yhden toimittajan kanssa. Jos jokin menee rikki, se voi vaikuttaa moniin käyttäjiin. Uhraat myös joustavuuden, sillä Best-of-Suite solutions on usein hyvin jäykkä.
Mitä strategiaa sinun tulisi noudattaa kulujen hallinnassa?
Asiantuntemusalallamme (tai kapealla alueellamme), matka- ja kulujenhallinnassa, näemme usein, että ERP- tai palkkajärjestelmätoimittajat tarjoavat lisämoduuleja, joissa on toimintoja työntekijöiden kulujen käsittelyyn. Joskus tätä tarjotaan jopa ilmaiseksi. Ilmaisu "ilmaiseksi" voi usein tuntua houkuttelevalta, varsinkin jos maksat jo nyt Best-of-Breed-työkalusta kyseisellä alalla. On kuitenkin tärkeää, että muistat arvioida piilokustannukset, jotka jäävät huomaamatta, jos valitset ilmaisen (tai lähes ilmaisen) työkalun, jonka toiminnot ovat rajalliset. Hinta on yleensä yksi parametri, jolla ERP- tai palkkatoimittaja pelaa, ja tiukka ja yksinkertainen integrointi on usein toinen parametri.
Kun arvioit todellista TCO:ta, piilokustannuksia ja pitkän aikavälin hyötyjä, on usein hieman epäselvää, mitä hyötyjä Best-of-Suite-lähestymistapa tuo kulujen hallintaan. Toiminnanohjaus- ja palkkajärjestelmätoimittajat keskittyvät ensisijaisesti ydintuotteeseensa, ja matka- ja kulukorvausmoduulin osalta et näe samantasoisia innovaatiokyvykkyyksiä kuin Best-of-Breed-kehittäjällä. Tulet huomaamaan, että ERP- tai palkkajärjestelmämoduuli ei tue sellaisia ominaisuuksia kuin ulkomaisen arvonlisäveron takaisinperintä, käytäntöjen noudattaminen, robotiikka- ja tekoälyominaisuudet, advanced hyväksyntävirrat, monimutkaiset kohdentamisvaihtoehdot, ulottuvuuksien jakaminen jne. Tämän lisäksi uusien ominaisuuksien käyttöönotto noudattaa usein 6- tai 12 kuukauden julkaisusyklejä, kun taas Best-of-Breed-toimittajat julkaisevat uusia ominaisuuksia paljon useammin. Näin asiakkaat saavat paljon nopeammin käyttöönsä uusia ominaisuuksia.
Toiminnanohjaus- tai palkkajärjestelmään liitettävän lisämoduulin hankkimisesta aiheutuvat suorat kustannukset saattavat, kuten edellä mainittiin, vaikuttaa alhaisilta. Olemme kuitenkin huomauttaneet, että useimmissa tapauksissa tällainen moduuli ei tarjoa samaa automaatio- ja toiminnallisuustasoa kuin erikoistunut ohjelmisto. Tämä merkitsee sitä, että kustannuksia (jotka liittyvät prosessiaikaan) ei voida vähentää siinä määrin kuin Best-of-Breed-ratkaisulla on mahdollista. Myöskään analytiikkaan ja valvontaan liittyvät toiminnot, jos niitä ylipäätään on, eivät todennäköisesti pysty tarjoamaan riittävästi tietoa organisaation kulutustottumuksista. Tämä rajoittaa mahdollisuuksia sekä optimoida että havaita petollinen käyttäytyminen alueella.
Omalla alueellamme olemme myös havainneet, että luottokorttitoimittajat ovat alkaneet tarjota lisäosia, kuten sovelluksia, joissa on toimintoja työntekijöiden kulujen hallintaan ja hyväksymiseen. Tämä on verrattavissa edellä kuvattuun Best-of-Suite-järjestelmään, ja luottokorttitoimittaja todennäköisesti hyötyy tästä eniten, koska se sitoo sinut tiukemmin. Jos haluatte jossain vaiheessa vaihtaa maksukorttia, joudutte yhtäkkiä myös vaihtamaan kulukorvausjärjestelmää. Kysy itseltäsi, onko se toivottavaa? Tee sen sijaan itsellesi palvelus ja etsi luottokorttitoimittajia, jotka tekevät tiivistä yhteistyötä riippumattomien Best-of-Breed-myyjien kanssa.
Loppujen lopuksi kyse on tietenkin organisaatiosi vaatimuksista, jotka liittyvät matkakulujen hallinnointiprosessiin. Meillä on esimerkiksi asiakkaita, jotka vaativat mahdollisuutta liittää kuluja yli 30 000 ulottuvuuteen eri asiakkaiden, tapausten ja projektien osalta. Et löydä ERP- tai palkkajärjestelmän lisäosaa, joka pystyy käsittelemään tätä. Ei myöskään luottokorttitoimittajan sovellusta, joka pystyisi siihen. On toki organisaatioita, joilla on hyvin perusvaatimukset kulujen hallintaan liittyen. Ne pärjäävät todennäköisesti hyvin ERP- tai palkkajärjestelmänsä lisämoduulilla. Arviointia tehdessäsi sinun on kuitenkin aina pidettävä mielessäsi, että yrityksesi vaatimukset ovat jatkuvan kehityksen ja muutosten kohteena. Siksi kannattaakin, jos laitat täysillä ajovalot päälle, kun pohdit Best-of-Breed versus Best-of-Suite.
