Mitä on kulujen hallinta?
Yritykset hankkivat omaisuutta päivittäin. Näistä omaisuuseristä eli tavaroista ja palveluista maksamista kutsutaan kuluksi. Kulut ovat niin sanotusti lyhytaikaisia, ja siinä ne eroavat kustannuksista. Kuluja on monenlaisia. Ne voivat olla mitä tahansa toimistotuoleista, tietoteknisistä laitteista, markkinointivälineiden tilauksista, omalla autolla asiakkaan luo tapaamiseen ajamisesta, kahvikupillisesta jne.
Voit digitalisoida kulujenhallintaprosessin Acubizin avulla.
Kaikilla yrityksillä on kuluja. Useimmissa yrityksissä on järkevää digitalisoida ja automatisoida kulujenhallintaprosessi optimoinnin, yleiskuvan ja tarkkuuden varmistamiseksi.
Tähän liittyy työntekijöiden kulujen hallinta - kulujen, joita luonnollisesti syntyy, kun työntekijä tekee päivittäistä työtään. Tällaisia voivat olla esimerkiksi matkakustannukset.
Kulujen hallinnointi sisältää kaikki menettelyt ja prosessit, jotka käynnistetään kulujen kirjaamisen yhteydessä. Prosessilla on varmistettava, että yrityksen toimintatapoja ja standardeja noudatetaan ja ennen kaikkea, että voimassa olevaa lainsäädäntöä noudatetaan.
Kulujen hallinta voidaan jakaa karkeasti kahteen luokkaan: perinteiseen ja automatisoituun.
Perinteinen kulujen ja korvausten hallinta
Perinteinen prosessi liiketoimintaan liittyvien kulujen ja korvausten käsittelyssä on "vanhanaikainen", paperipohjainen ja manuaalinen menetelmä. Siinä työntekijä täyttää Excel-taulukon tai muun paperilomakkeen ja liittää siihen kuitin - joko fyysisesti tai skannattuna.
Tämän jälkeen kuitti ja liite luovutetaan tai lähetetään kirjanpitoon, jonka tehtävänä on yleensä varmistaa, että kuitin tiedot kirjataan, hyväksytään ja kirjataan yrityksen kirjanpitojärjestelmään.
Edellä mainittu prosessi on harvoin tehokas - mitä tapahtuu, jos fyysinen kuitti katoaa? Tai jos kuva on liian epätarkka kirjanpitäjän luettavaksi?
Onneksi on olemassa automatisoitu kulujenhallinta, josta saat lisätietoja alla.
Automatisoitu kulujen hallinta ja korvaukset
Automatisoitu prosessi edellyttää järjestelmää, jolla voidaan automatisoida ja hallita kulukuittien rekisteröintiä ja työntekijöiden kulukorvauksia. Näitä järjestelmiä on nykyään saatavilla monessa muodossa - sekä lisensoituina ohjelmistoina että pilvipohjaisina solutions (SaaS - Software as a Service).
Työntekijöiden kulujen virtaviivaistettu käsittely
Perinteisestä prosessista poiketen työntekijä valmistelee kulukuitit kirjanpitoa varten ensisijaisesti itse automaattisen kulujenhallinnan avulla. Tämä on mahdollista useimpien toimittajien kanssa.
Kirjanpitäjän ei tarvitse syöttää tietoja, sillä työntekijä ottaa kuitista kuvan usein sovelluksen avulla, täyttää tarvittavat tiedot ja lähettää sen hyväksyttäväksi. Kun kulu on hyväksytty, se voidaan lähettää suoraan kirjanpitojärjestelmään, jos myyjä voidaan integroida siihen.
Tämä helpottaa kaikkien työntekijöiden kulujen käsittelyä kaikille yrityksen osapuolille, minkä vuoksi se on virtaviivaisempaa kuin perinteinen käsittely.
Miten päästä alkuun automatisoidulla prosessilla
Jos etsit kustannusratkaisua, tässä on muutamia vinkkejä:
- Muista aina tutkia integrointivaihtoehtoja
- Kysy kysymyksiä siitä, miten toimittaja ymmärtää prosessia, toimintoja ja lähestymistapaa tietoturvaan.
Lisää inspiraatiota digitaalisesta kulujenhallinnasta löydät kirjastostamme, josta löydät aiheeseen liittyviä e-kirjoja ja papereita.
Haluatko tietää lisää?
Acubizilla on yli 20 vuoden kokemus kulujen hallintaan liittyvien prosessien digitalisoinnista. Olet aina tervetullut ottamaan meihin yhteyttä saadaksesi neuvoja tai tietoa siitä, miten voimme auttaa yritystäsi.