Mitä on kulujen hallinta?

Yritykset hankkivat omaisuutta päivittäin. Näiden omaisuuserien tai tavaroiden ja palvelujen maksamista kutsutaan kuluksi. Kuluilla on niin sanotusti lyhyt elinkaari, mikä eroaa kuluista. Kuluja on monenlaisia. Se voi olla mitä tahansa toimistotuoleista, IT-laitteista, markkinointityökalujen tilauksista, ajon asiakkaalle omalla autolla tapaamiseen, kahvikuppiin jne.

Tämä sisältää työntekijöiden kulujen hallintoa – kuluja, jotka syntyvät luonnollisesti, kun työntekijä suorittaa päivittäisiä tehtäviään. Tämä voi sisältää kuluja tai matkakustannuksia.

Kulujen hallinta sisältää kaikki menettelyt ja prosessit, jotka aloitetaan, kun kulu kirjataan. Prosessin on varmistettava yrityksen politiikan ja standardien noudattaminen sekä erityisesti voimassa olevan lainsäädännön noudattaminen.

Kulujen hallinta voidaan laajasti jakaa kahteen kategoriaan: perinteiseen ja automatisoituun.

Perinteinen kulujen ja korvausten hallinta

Perinteinen liiketoimintaan liittyvien kulujen ja korvausten käsittely on "vanhanaikainen", paperipohjainen ja manuaalinen menetelmä. Tässä työntekijä täyttää Excel-taulukon tai muun paperilomakkeen ja liittää kuitti – joko fyysisesti tai skannattuina.

Kuitti ja liitteet toimitetaan tai lähetetään sitten kirjanpitoosastolle, jonka on tyypillisesti varmistettava, että kuittitiedot kirjataan, hyväksytään ja kirjataan yrityksen kirjanpitojärjestelmään .Yllä kuvattu prosessi on harvoin tehokas – mitä tapahtuu, jos fyysinen kuitti häviää? Tai jos kuva on liian epäselvä, jotta kirjanpitäjä voisi lukea sen?
Onneksi on olemassa automatisoitu kulujen hallinta, josta voit lukea lisää alla.

Automatisoitu kulujen hallinta ja korvaus

Automatisoitu prosessi sisältää järjestelmän, joka voi automatisoida ja hallita kuittien rekisteröintiä ja työntekijöiden kulujen korvaamista. Nämä järjestelmät ovat saatavilla nykyään monissa muodoissa – sekä lisensoituna ohjelmistona että pilvipohjaisina ratkaisuina

(SaaS – Software as a Service). Yksinkertaistettu työntekijöiden kulujen käsittely

Perinteisestä prosessista poiketen työntekijä valmistelee pääasiassa kuittinsa

kirjanpitoa varten itse automatisoituna kulujen hallintana. Tämä on mahdollista useimpien toimittajien kanssa. Kirjanpitäjän ei tarvitse syöttää tietoja, sillä työntekijä ottaa usein sovelluksensa kautta kuvan kuitista, täyttää tarvittavat tiedot ja lähettää sen hyväksyttäväksi. Kun kulu on hyväksytty, se voidaan lähettää suoraan kirjanpitojärjestelmään, jos toimittaja voidaan integroida siihen.

Tämä helpottaa kaikkien työntekijöiden kulujen käsittelyä kaikille yrityksen osapuolille, minkä vuoksi se on yksinkertaisempaa kuin perinteinen käsittely.

Kuinka päästä alkuun automatisoitua prosessia varten

Jos olet markkinoilla kuloratkaisua etsiessä, tässä on muutamia ohjeita:

Muista aina tutkia integrointimahdollisuuksia

• Esitä kysymyksiä toimittajan ymmärryksestä prosessista, toiminnoista ja lähestymistavasta tietoturvaan.
• Löydä lisää inspiraatiota digitaalisesta kulujen hallinnasta kirjastostamme, josta löydät e-kirjoja ja papereita aiheesta

Find more inspiration about digital expense management in our library, where you can find ebooks and papers about the subject