Perustajamme ja toimitusjohtajamme Lars de Nully on pätevä ja usein kirjoittava blogimme kirjoittaja, jossa hän keskustelee ja käsittelee monia kulujen hallintaan liittyviä aiheita. Lars on epäilemättä yksi Tanskan vaikutusvaltaisimmista ja asiantuntevimmista henkilöistä digitaalisen kulujenhallinnan alalla. Siksi luen ja seuraan hänen blogikirjoituksiaan suurella mielenkiinnolla. Viimeisimmässä blogikirjoituksessaan Lars kirjoitti siitä, miten tärkeää on keskittyä käyttäjiin ja hyvän käyttäjäkokemuksen (UX ) tärkeyteen ohjelmistojen käyttöönotossa työntekijöiden keskuudessa.
Haluaisin jatkaa tältä pohjalta. Mutta aloitan muutaman askeleen ennen kuin UX: stä tulee keskeinen. Lars on oikeassa kirjoittaessaan, että "hyvin suunniteltu ja harkittu käyttökokemus lisää merkittävästi toteutuksen onnistumisastetta organisaatiossa". Tämä on ehdottomasti oikein. Onneksi huomaamme, että asiakkaamme pitävät sovelluksiamme sekä intuitiivisina että käyttäjäystävällisinä. Tärkein tehtäväni seniorina Consultant on muuntaa onnellinen ostaja onnelliseksi asiakkaaksi. Kokemukseni mukaan se lisää myös onnistumisprosenttia ja iloa merkittävästi, kun työntekijät tietävät, miksi heidän on muutettava tuttuja rakenteita ja nykyisiä työtapoja.
Uudet työtavat edellyttävät enemmän viestintää
Acubizin konsulttien keskuudessa vallitsee yksimielisyys siitä, että hyvä muutoksenhallinta on ratkaisevaa SaaS-ratkaisun onnistuneen käyttöönoton kannalta. Se on ratkaisevaa, koska uusi ratkaisu vaikuttaa yleensä työntekijöiden jokapäiväiseen elämään uusien rutiinien, työnkulkujen jne. muodossa. Ihmisillä on perustavanlaatuinen tarve tietää, miksi tuttuja rakenteita ja nykyisiä tapoja on muutettava.
Viestintä muutoksesta on ehdottoman tärkeää, ja se aiheuttaa vastustusta jo ennen hankkeen käynnistämistä, jos yritys ei kerro, miksi uutta ratkaisua tarvitaan ja mitä käyttäjät voivat odottaa. Tämä on kuitenkin totuus, johon on tehty joitakin muutoksia. Jotkut työntekijät rakastavat muutoksia ja omaksuvat ne heti, toiset tarvitsevat tietoa siitä, miksi prosessia on muutettava, kun taas jotkut saattavat alusta alkaen osoittaa vastarintaa ja tarvitsevat erityisen hyviä perusteluja (ja aikaa).
Uskon, että tämä on mielenkiintoisin osa työtäni. Sen lisäksi, että varmistan, että ratkaisu on konfiguroitu oikein, autan asiakkaita varmistamaan, että työntekijät ottavat Acubizin käyttöön - vaikka suurin vastuu tästä onkin asiakkaalla. Seuraavassa osiossa käsittelen kahta neuvoa, jotka lisäävät onnistuneen käyttöönoton todennäköisyyttä.
Luo ymmärrystä uusista työskentelytavoista
Toistaiseksi kaikki hyvin. Työntekijöiden saaminen mukaan ja heidän saamisensa ottamaan vastuun ja käyttämään uutta ratkaisua voi alkaa. En halua leikkiä muutosjohtamisen ja muutosviestinnän asiantuntijaa, mutta jaan mielelläni omat kokemuksemme Acubizin käyttöönotosta. Ennen kuin asiakkaaksi muuttunut yritys otti aluksi yhteyttä Acubiziin, se on joko käyttänyt toista kulujenhallintapalvelun tarjoajaa tai sillä on ollut manuaalinen tai osittain manuaalinen prosessi. Oli miten oli, kulujenhallintaprosessi on muuttumassa, ja tämä asetti yritykselle vaatimuksia, kun haluttiin varmistaa uuden ratkaisun omaksuminen työntekijöiden keskuudessa.
Suosittelemme, että yritykset luovat ymmärryksen muutoksen tarpeesta ja määrittelevät avainhenkilöistä koostuvan tiimin, joka johtaa uutta ratkaisua.
Yrityksillä voi olla useita syitä investoida uuteen SaaS-ratkaisuun. Nämä syyt on kerrottava työntekijöille. Muuten on vaikea luoda yhteistä ymmärrystä muutoksen tarpeesta.
Otan tässä esimerkissä Acubizin näkökulman. Selitä, että olet vaihtamassa ratkaisua, koska talousosasto käyttää liikaa aikaa manuaalisiin prosesseihin ja koska haluat, että kuluja koskeva prosessi automatisoidaan ja digitalisoidaan. Tai koska on saavutettavissa merkittäviä taloudellisia säästöjä alhaisempien kokonaiskustannusten muodossa. Voi myös olla, että haluat antaa digitaalisia työkaluja työntekijöidesi käyttöön ja että hyväksyjien on voitava hyväksyä kuluja, työaikakirjanpitoa, kustannuslaskuja jne. tien päällä. Syitä on monia. Selitä ne.
Kun työntekijät ymmärtävät uuden ratkaisun tarpeen, on tärkeää määritellä avainhenkilöistä koostuva tiimi, joka vahvan muodollisen ja epävirallisen vaikutusvallan, laajan asiantuntemuksen ja korkean uskottavuuden ansiosta voi luoda luottamusta uudelle ratkaisulle. Toisin sanoen, luo tiimi, jossa on työntekijöitä, joita arvostetaan organisaatiossa. Heidän on toimittava ratkaisun lähettiläinä ja pystyttävä toimimaan "superkäyttäjinä" muille työntekijöille, jotka voivat kääntyä heidän puoleensa saadakseen hyviä neuvoja ja kysymyksiä. Työntekijöiden on aina helpompi ottaa ratkaisu käyttöön, jos muut arvostetut ja luotettavat kollegat ottavat johtoaseman.
On syytä mainita, että SaaS-ratkaisun monimutkaisuus on varsin ratkaisevaa, sillä tietyt yksinkertaiset solutions vaikuttavat vain muutamaan henkilöön organisaatiossa, eivätkä ne siksi vaadi laajaa ja laajamittaista käyttöönottoa. Mutta kun on kyse SaaS-ratkaisusta solutions , joka koskee suurta osaa tai kaikkia työntekijöitä, on erittäin järkevää panostaa onnistuneeseen toteutukseen.
Älä pelkää kysyä neuvoa myyjältä.
Suosittelemme, että kysyt valitulta toimittajalta, miten hän aikoo ottaa ratkaisunsa käyttöön. Myyjän on pystyttävä antamaan luotettavia neuvoja. Me Acubizilla olemme toteuttaneet useita tuhansia solutions ja jaamme mielellämme kokemuksemme. Uskomme, että huono toteutus alusta alkaen johtaa siihen, että käyttäjät eivät ota ratkaisua käyttöön yhtä helposti (hyvä käyttäjäkokemus voi kuitenkin onneksi korjata paljon).
Haluan lopettaa siihen, mistä aloitin - hyvän käyttäjäkokemuksen merkitykseen, jonka Lars on kirjoittanut. Ratkaisu, jossa on korkea käyttäjäystävällisyys ja intuitiivinen käyttöliittymä, tarkoittaa sitä, että useimmat työntekijät sopeutuvat ja tottuvat uuteen järjestelmään suhteellisen kivuttomasti. Ja jos he samalla tietävät, miksi yritys vaihtaa ratkaisua, näkevät sen hyödyt ja tietävät, kenen puoleen kääntyä kysymyksillä - silloin olemme saaneet hyvän vastineen rahalle.
Vinkkejä on enemmän kuin edellä mainitut, ja minulla on ilo kirjoittaa niistä lisää tulevina viikkoina ja kuukausina. Pysy siis kuulolla!
