"Rahan tekeminen vaatii rahaa". Useimmat ihmiset ovat kuulleet tämän lauseen ennenkin, ja ne, jotka pyörittävät yritystä tai huolehtivat yrityksen taloudesta, voivat luultavasti helposti samaistua siihen. Tietenkin tarvitaan investointeja, jotta jokin asia kasvaisi, ja tietysti yrityksen pyörittämiseen liittyy kustannuksia. Tietty osa yrityksen toimintakustannuksista liittyy työntekijäryhmiin, jotka ensisijaisesti ajavat kasvua varmistamalla uusien asiakkaiden tuloa, uusia tuloja, lisämyyntiä nykyisille asiakkaille, tuntilaskutusta jne. Nämä työntekijät ovat tyypillisesti myyjiä, markkinointihenkilöitä ja konsultteja. Tämäntyyppisillä työntekijöillä on usein kuluja, kun he tekevät työtään. Ja puhumme kaikesta edustuksesta, aterioista ja juomista, mainosten ja median ostamisesta, ohjelmistotilauksista, kuljetus- ja matkakuluista ja niin edelleen.
Tässä blogikirjoituksessa ei ole kyse näiden kulujen budjetoinnista tai muusta vastaavasta. Ei, vaan kyse on kulujen käsittelystä ja hallinnoinnista aiheutuvista kustannuksista. Koska myös kulujen seuraaminen maksaa. Kyllä, vaikka se kuulostaa hullulta, tosiasia on, että kulujen pitämiseen liittyy kustannuksia. Se johtuu siitä, että ne on dokumentoitava, valvottava, hyväksyttävä, kirjattava ja tilitettävä - kaikki sovellettavan lainsäädännön sekä erilaisten yrityksen sääntöjen ja käytäntöjen mukaisesti. Tässä blogikirjoituksessa keskitytään siihen, miten näitä kustannuksia voidaan alentaa - tai itse asiassa, miten niitä voidaan alentaa merkittävästi ottamalla kulujenhallinta automaattiohjaukseen.
Käyttäjien ehdot
Lyhyesti sanottuna tehtävänä on ottaa käyttöön prosessi, joka tekee liiketoimintaan liittyvien kulujen käsittelystä, valvonnasta ja kirjanpidosta mahdollisimman yksinkertaista, selkeää ja tehokasta!
Miten tämä tehtävä sitten ratkaistaan? No, se ratkaistaan tehokkaimmin käyttämällä digitaalisia työkaluja, jotka tukevat tehtävää ja tarjoavat joustavuutta, liikkuvuutta ja mikä tärkeintä, kohtaavat käyttäjät (esim. edellä mainitut työntekijätyypit) heidän ehdoillaan!
Miksi on niin tärkeää keskittyä käyttäjiin? Kuten jo aiemmin totesin, kyse on siitä, että minimoidaan kaikki kuluihin liittyvän hallinnon kustannukset. Nämä kustannukset muodostuvat pääasiassa ajankäytöstä - käyttäjien, johtajien ja talousosaston toimesta. Meidän on työskenneltävä kulujen kanssa siellä, missä ne syntyvät, ja se on ilmeisesti käyttäjien luona. Jos luomme prosessin, jossa käsittelemme asioita jälkikäteen, olemme jo kuluttaneet liikaa aikaa (ja kaataneet ensimmäiset rahat viemäriin). Koska tässä yhteydessä asioiden käsitteleminen jälkikäteen vie aina enemmän aikaa. Paras lähestymistapa on käsitellä kuluja kerran, paikan päällä - heti! Käyttäjien on siis voitava hallita kuluja heti, kun ne syntyvät.
Automaation auttava käsi
Kun on kyse niistä, joiden on hyväksyttävä kulut, ja niistä, joiden on valvottava ja kirjattava kulut, kustannuksia voidaan alentaa noudattamalla samaa periaatetta kuin edellä on kuvattu. Tämä tarkoittaa sitä, että keskitytään kulujen kanssa työskentelyyn kerran, jos siihen kuitenkin tarvitsee näissä vaiheissa koskea ollenkaan! Tässä on todella perusta ajan säästämiselle ja maaliviivan ylittämiseksi tarvitaan automaatiota. Siksi on tärkeää, että digitaaliset työkalut, joita tarvitaan support , tarjoavat oikean automaatiotason sekä mahdollisuuden asettaa tapahtumille sääntöihin perustuva valvonta ja ohjata ne siten työnkulun eri reittejä pitkin.
Johtajien ja taloushallinnon työntekijöiden ei pitäisi kuluttaa aikaa (ja siten rahaa) tarpeettomiin valvonta- ja hyväksyntätehtäviin. Jos kulutapahtuma on kaikkien asianmukaiseen kirjanpitoon liittyvien dokumentointivaatimusten sekä kaikkien kuluja koskevien yrityksen sisäisten sääntöjen ja käytäntöjen mukainen, miksi sitä ei vain kirjata kirjanpitoon heti? On keskityttävä olennaiseen, ja epäolennaisen on pysyttävä epäolennaisena! Yksityiskohtaisen valvonnan olisi sen sijaan tapahduttava myöhemmin raportoinnin ja tietojen analysoinnin avulla.
Mitat ja kustannustyypit
Tämä on toinen alue, jolla voidaan leikata suuri osa kulujen hallintaan liittyvistä kustannuksista. Kuten aiemmin mainitsin, on ratkaisevan tärkeää poistaa liikaa kulujen jälkikäsittelyä. Erityisesti talousosastolla. Jos kirjanpitäjien tai controllereiden on kerättävä puuttuvia asiakirjoja ja korjattava tietoja mitoista ja kustannuslajeista, kulujen käsittelyyn liittyvät kustannukset kasvavat merkittävästi. Syynä tähän on se, että tämä työ on erittäin aikaa vievää, sillä se edellyttää eri työntekijöiden ja heidän esimiestensä tavoittamista ja heidän saamistaan vastaamaan aiemmin suoritettuihin asioihin.
Jälleen kerran meidän on keskityttävä käyttäjiin, koska kyse on kustannusten yksityiskohtaisesta kuvaamisesta keskeisten valintojen avulla heti, kun ne syntyvät! Käyttäjien on siis tehtävä ulottuvuusvalinnat, kun he käsittelevät kuluja heti niiden syntymisen jälkeen. On ratkaisevan tärkeää, että ulottuvuuksien nimet ovat yksinkertaistettuja ja helppotajuisia käyttäjien kannalta. Epäselvyyksiä ei saisi olla, ja ulottuvuudet on säilytettävä, jotta käyttäjille ei synny turhaa sekaannusta. Sama pätee, kun puhutaan kustannuslajien valintamahdollisuuksista - oikea tapa on tarjota helppo ja hallittava yleiskuva kustannuslajeista ja vähentää epäilyksiä!
Kustannuslajit olisi esitettävä ymmärrettävässä muodossa ja käyttäjien ehdoilla. On myös eduksi minimoida valittavissa olevien kustannuslajien määrä. Tämän mukaisesti on myös tärkeää, että kulujen hallintaan käytettävä digitaalinen työkalu voidaan konfiguroida tekemään muunnoksia määriteltyjen ulottuvuusarvojen perusteella, jotta kirjanpito tapahtuu oikeille rahoitustileille. Samoin työkalun on käsiteltävä oikeiden alv-koodien määrittelyä tietyille kustannuslajeille. Jälleen kerran automaatio tekee taikoja. Käyttäjille esitetään yksinkertaisia ja intuitiivisia kuluun liittyviä valintoja, ja näiden valintojen perusteella tapahtuma valmistellaan automaattisesti oikeaa kirjanpitoa varten.
Näin se tehdään
Alla olevassa kuvassa on esitetty yleinen lähestymistapa kulujen hallinnointiin automaattiohjauksella.
Yhteenvetona voidaan todeta, että kulujen hallinnan saattaminen automaattiohjaukseen edellyttää seuraavia rakennuspalikoita:
- Rakenna prosessi käyttäjien ympärille ja ota käyttöön yhden kosketuksen lähestymistapa kulujen käsittelyyn - heti kun ne ilmenevät.
- Helpota käyttäjiä lähettämään ja toimittamaan yksityiskohtaiset tiedot kuluista sekä asiakirjat, joita tarvitaan oikean kirjanpidon tekemiseen.
- Anna automaation päättää, kuinka monta resurssia käytetään kulujen myöhempään käsittelyyn - tietysti vastuullisen logiikan perusteella.
- Valitse oikea digitaalinen Best-of-Breed-työkalu support prosessia varten.
Tämä on paras käytäntö ja vankka konseptin todiste!
