Aika ajoin Tanskan uutismedioiden etusivuille ilmestyy tarinoita julkisiin varoihin kohdistuneista petoksista. Tarinat ovat kiistatta huonoja julkisten laitosten legitimiteetille ja luovat huonoa julkisuutta. Näitä tarinoita on vaikea saada loppumaan. Niitä on aina ollut ja tulee olemaan myös tulevaisuudessa - toivottavasti kuitenkin vähemmässä määrin.
Onneksi on mahdollista ottaa prosessit haltuun ja tehostaa puolustusta petoksia ja huijauksia vastaan. Minulla ei ole lopullista johtopäätöstä, mutta yritän paljastaa haasteen tässä blogikirjoituksessa ja esitellä joitakin omia näkemyksiäni siitä, miten on mahdollista ottaa paremmin haltuun kuluja koskevat prosessit, jotka voivat olla alttiita petoksille ja huijauksille.
Yksityisten yritysten työntekijöiden keskuudessa tapahtuu muuten myös kulupetoksia. Tässä blogikirjoituksessa olen valinnut esimerkin julkisten laitosten kautta, mutta puolustusmekanismit ovat suurin piirtein samat.
Viranomaiset keskittyvät entistä enemmän
Tanskan julkishallintovirasto Finance ja hallintovirasto käynnisti hiljattain, kesäkuun alussa, monivuotiset ponnistelut sisäisen valvonnan, valvonnan ja riskinhallinnan vahvistamiseksi julkisten laitosten julkisiin varoihin kohdistuneiden petos- ja huijaustapausten vuoksi.
Useita toimintoja ja aloitteita on jo käynnistetty, kuten pakollisia ja erikoistuneita kursseja, monialaisia verkostoja ja webinaareja. Mielestäni on rohkaisevaa, että johdon huomio ja tietämys asetetaan etusijalle ja että niitä pyritään vahvistamaan.
Tanskan kuntien johtajilla on taloushallinnon valvonta. Tehtävä, joka kuntapäättäjien on suoritettava silloin, kun siihen sisältyy menojen valvonta. Taloushallinnon valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että rahoituskehystä käytetään oikein, turvata merkittävät virheet (virheellinen kirjanpito jne.), turvata työntekijöihin kohdistuvat perusteettomat epäilyt ja turvata petokset. Monet kunnat ovat ryhtyneet digitalisoimaan taloushallinnon valvontaa. Voin vain kehua tätä - koska kuten myöhemmin käsittelen - digitaalinen solutions helpottaa huomattavasti valvonnan ja sisäisen valvonnan toteuttamista.
Pidän siitä, että kulupetoksiin kiinnitetään entistä enemmän huomiota. Toivottavasti se auttaa vähentämään petosten laajuutta ajan mittaan. Katsotaanpa, miten petoksia tapahtuu, ja selvitetään, mitä puolustusmekanismeja organisaatiot voivat käyttää.
Miten kulupetoksia tapahtuu?
Harva työntekijä huijaa kulujensa kanssa. Aloitetaan tekemällä tämä selväksi. Useimmat organisaatiot eivät kohtaa mitään ongelmia tässä suhteessa.
Viime vuosina on kuitenkin tullut julkisuuteen useita tapauksia. Tanskan puolustusministeriön kiinteistöviraston ja Greven kunnan tapaukset muistetaan ehkä parhaiten. Tarkastuskertomuksen mukaan Tanskan puolustusministeriön kiinteistöviraston työntekijöillä oli lähes vapaat kädet tehdä petoksia halutessaan. Työntekijät saattoivat ostaa tavaroita ja palveluja, allekirjoittaa kuitin ja hyväksyä maksun. Greven kunnassa kaupunginjohtaja lähetettiin kotiin ja myöhemmin irtisanottiin, koska hän osti kunnan luottokortilla jääkiekkolippuja, päivittäistavaroita ja muuta yksityistä tavaraa.
Viime vuosina on ollut useita tapauksia, joissa kunnan luottokortteja on käytetty yksityiseen kulutukseen. Kuitin tai laskun muodossa olevia asiakirjoja ei monissa tapauksissa ole liitetty mukaan. Toisissa tapauksissa hyväksymismenettelyt ovat olleet puutteellisia ja tietyt työntekijät ovat voineet hyväksyä ostoksia omaksi hyödykseen.
Acubiz on hallinnoinut kaikenlaisia työntekijöiden aiheuttamia kuluja vuodesta 1997 lähtien, ja olemme tietoisia erilaisista kulupetoksista. Edellä mainittujen petostyyppien lisäksi voimme myös lisätä:
- Kun työntekijä esittää saman kulun useita kertoja.
- Kun palautus toimitetaan, kun käyttötarkoitus on oikea, mutta määrä on liian suuri.
- Kun työntekijä ilmoittaa ajaneensa enemmän kilometrejä kuin on todellisuudessa ajanut.
- Kun työntekijä hakee hyvitystä väärennetyistä ostoksista - usein väärennetyn kuitin kopion avulla.
Hallitse kulujen dokumentointia
Petokset ovat epäilemättä helpompia, jos organisaatio työskentelee manuaalisesti kulujen kanssa. Valvontamekanismit ovat usein heikompia, kun prosessi on manuaalinen, mikä kaiken kaikkiaan houkuttelee niitä työntekijöitä, joita painaa hämärä moraalin ja etiikan taju.
Digitaalinen kulujenhallintapalvelu taas helpottaa huomattavasti kuluprosessin seuraamista. Useimmat kulujenhallintapalvelut pystyvät valvomaan, ovatko kaikki tietyn tapahtuman ympärillä olevat ehdot kunnossa. Se on mahdollista ainakin Acubizissa. Sekä lakisääteisten asiakirjojen osalta että sen osalta, että tapahtuma on organisaation omien sääntöjen ja käytäntöjen mukainen esimerkiksi yrityskorteilla tehtäville ostoksille.
Acubiz ei voi estää petoksia tai väärinkäytöksiä tapahtumasta, mutta kun niitä tapahtuu, se tarjoaa mahdollisuuden saada nopeasti tietoa tapahtuman kirjausketjusta ja siihen liittyvistä asiakirjoista. Näin voidaan tunnistaa, onko sääntöjä ja käytäntöjä rikottu. Acubiz voidaan konfiguroida siten, että se voi antaa ennakoivasti hälytyksiä mahdollisesta epänormaalista käytöstä - käyttäjätasolla.
Acubizissa sisäinen valvonta on tärkeää, kuten Tanskan julkishallintovirastossa Finance ja hallinnoinnissa. Siksi on mahdollista käyttää robottiteknologiaa ratkaisumme kautta kulkevien menojen valvontaan/tarkastukseen ja pistokokeisiin. Tämä on erittäin hyvä puolustusmekanismi petoksia ja väärinkäytöksiä vastaan.
Joskus työntekijät jäävät kiinni "petoksesta", koska he eivät ymmärrä tai tiedä tarkalleen, mikä on rikkomus. Siksi on tärkeää, että autat työntekijöitäsi tiedottamalla organisaatiosi säännöistä ja käytännöistä.
Yhteenveto
Acubiz ei ole kulupetosten palomuuri. Emme voi estää petoksia tapahtumasta, mutta advanced -raportointi, dokumentoinnin täydellinen läpinäkyvyys, sähköiset hyväksymisprosessit, päällekkäisyyksien valvonta ja robottiteknologia vaikeuttavat ja vaikeuttavat petollisten kulujen jäämistä huomaamatta.
Ota hallintaasi ja digitalisoi liiketoimintasi kuluprosessit. Se minimoi petosriskin ja siten huonon julkisuuden. Samalla siitä on hyötyä sekä työntekijälle, hyväksyjälle että talousosastolle.
