Koska COVID-19-pandemia on saanut lujan otteen koko maapallosta, on jo paljon kirjoitettu "Uudesta normaalista". Se on elämää pandemian kanssa ja sen jälkeen kaikenlaisissa korrelaatioissa. Tietenkin voitte odottaa myös minun näkökulmiani tähän. Siksi pari seuraavaa blogia minun puoleltani on omistettu tämän aiheen käsittelyyn Acubiziin liittyvästä kontekstista käsin. Luit juuri tämän postauksen otsikon ja olet ehkä ajatellut, että siinä ei ole mitään järkeä, koska liikematkustusta ei juuri nyt ole olemassa. Jos ajattelet niin, olet itse asiassa väärässä. Lue eteenpäin ja selvitä miksi, kun tarkastelen, miksi matkakuluratkaisusta on paljon hyötyä, vaikka liikematkustusta ei tällä hetkellä olekaan.
Kyse on paljon muustakin kuin matkakuluista.
Tosiasia on, että kulukorvaukset solutions ovat perinteisesti liittyneet läheisesti liikematkustamiseen ja useisiin siihen liittyviin vaatimuksiin. Olen ollut mukana tässä pelissä jo yli 20 vuotta, ja ensimmäiset versiot solutions -palvelusta kehitettiin nimenomaan myös support matkakuluihin liittyvää prosessia varten. Tähän on monia hyviä syitä, sillä kun kyse on tämäntyyppisistä menoista, on valtava tarve helpottaa hallinnollista työtä. Tällainen mielikuva tarttuu, ja se on myös syy siihen, miksi monet taloushallinnon päättäjät uskovat nykytilanteessa, että kulujen automatisointiin tarkoitettu teknologia on juuri nyt vanhentunutta. He yksinkertaisesti ajattelevat, että teknologia liittyy läheisesti liikematkatoimintaan ja erityisesti kansainväliseen liikematkatoimintaan. Se ei kuitenkaan ole todellisuutta.
Tiedän, että se vie aikaa, mutta painostan jatkuvasti markkinointiosastoani muuttamaan tätä mielikuvaa eli sitä, että Acubiz liittyy määritelmällisesti matkakuluihin. Mielenkiintoista on kuitenkin se, että asiakkaidemme ja käyttäjien käyttäytymisen perusteella voimme nähdä, että Acubiz on osoittanut soveltuvuutensa pitkälle kaikkeen kulujenhallintaan, joka liittyy yksinomaan matkustamiseen, mukaan lukien kansainvälinen matkustustoiminta. Olemme analysoineet ratkaisumme käyttöä tähänastisen Corona-kauden aikana ja verranneet sitä käyttötietoihin (samojen asiakkaiden osalta) viime vuoden vastaavana aikana. Maalis- ja huhtikuun lukituksen aikana ratkaisussa käsiteltyjen kulutapahtumien määrä laski selvästi merkittävästi, koska monet toiminnot keskeytettiin äkillisesti. Vielä mielenkiintoisempaa on se, että olemme palanneet takaisin ja rekisteröimme järjestelmässämme tapahtumamäärän tasaisen vakaan, noin 70 prosentin tason, kun vertailu tehdään asiakastasolla. Niin sanotusti puuttuvat 30 prosenttia vastaavista asiakkaista liittyy pääasiassa asiakkaiden kansainväliseen matkustustoimintaan.
Tarkoituksena on, että meidän järjestelmämme kaltainen järjestelmä kattaa monia muita työntekijän aiheuttamia kuluja kuin ne, jotka liittyvät vain kansainväliseen matkustustoimintaan. Suuri osa aktiivisista tapahtumista liittyy kotimaan matkoihin ja moniin muihin kululajeihin, joita voidaan hallita ratkaisun avulla erittäin hyvin.
Matkakulujen raportoinnista yleiseen kulujen hallintaan
Analysoimme jatkuvasti Acubizin käyttöä ja tiesimme jo, että monet asiakkaamme ovat ymmärtäneet ja käyttävät ratkaisuamme paljon muuhunkin kuin matkakuluihin. COVID-19 on muuttanut täysin liikematkustamisen olosuhteet, ja vaikka uskonkin, että kansainvälinen matkustustoiminta jatkuu jossain vaiheessa, uskon myös, että tällä alalla tapahtuu useita pysyviä muutoksia. Palaan tähän seuraavassa blogikirjoituksessani "Uusi normaali". Toistaiseksi kyse on siitä, että taloushallinnon päättäjien tulisi miettiä yleistä kulujen hallintaa matkakulujen raportoinnin sijaan. Tarve on olemassa - vaikka kansainvälinen matkustustoiminta onkin tällä hetkellä minimissä.
Kun selitän tätä muille, käytän yleensä esimerkkinä asunto-osakeyhtiöitä, jotka ovat asiakkaitamme, kuten esimerkiksi KAB. Näissä tapauksissa suuri osa käyttäjistä on kiinteistöissä työskenteleviä vahtimestareita ja talonmiehiä. He käyttävät Acubizia esimerkiksi silloin, kun he tarvitsevat ruuvipaketin rikkoutuneen ovenkahvan korjaamiseen. He yksinkertaisesti menevät tavarataloon ja ostavat ruuvit tai mitä tahansa muuta he saattavat tarvita tietyn tehtävän suorittamiseen, ja sitten he "kustantavat" tämän ostoksen. Tämä tapahtuu paikan päällä - digitaalisesti ja kaikkien tarvittavien asiakirjojen kanssa. Ja on sanottava, että käyttäjäprofiililtaan talonmies on melko kaukana tyypillisestä liikematkustajasta - mutta tarve tehokkaaseen kulujenhallintaan on, kuten sanoin, edelleen olemassa.
Kyse on yksinkertaisesti kaikenlaisiin kuluihin liittyvien hallinnollisten prosessien digitalisoinnista ja automatisoinnista, jotka työntekijät aloittavat työtään tehdessään. Olemme kaikki kokeneet, miten COVID-19-pandemia kääntää monia asioita ylös ja alas kansalaisten ja yritysten kannalta, mutta yksi asia on varma: COVID-19 ei pysäytä työskentelytapojemme digitalisointia ja automatisointia! Jos sinä yrityksenä päätät pysäyttää tai viivyttää digitalisointihankkeita väärien oletusten perusteella, saattaisit itsesi epätoivottuun asemaan verrattuna niihin, jotka jatkavat digitalisointipyrkimyksiään.
