Useimmat yritykset ovat - kokonaan tai osittain - digitalisoineet ja automatisoineet prosessin, joka liittyy työntekijöiden työssään aiheuttamiin kuluihin. Sellaisia kuluja, jotka ovat välttämättömiä erilaisten työhön liittyvien tehtävien suorittamiseksi. Ne muodostavat melkoisen osan toimintakustannuksista, ja ne voivat olla kaikkea pienistä hankinnoista, ohjelmistotilauksista ja konsulttipalveluista aiheutuvista kuluista edustuskuluihin, matkakuluihin jne.
Vaikka useat yritykset ovat jo hypänneet digitaalisen solutions -sivuston kyytiin ja auttaneet heitä optimoimaan tällä alueella, on vielä niitä, jotka ovat jäljessä ja työskentelevät manuaalisesti. Tämä ei toimi, kun vuosi on 2022. Lisäksi on tosiasia, että monet yritykset, jotka ovat jo digitaalisia tällä alalla, toimivat todellisuudessa vain osittain digitaalisella ja automatisoidulla prosessilla. Tämäkään ei toimi vuonna 2022.
Annamme muutamia ohjeita siitä, miten se tehdään oikein ja mitkä ovat sen edut.
Kaikkia osto-, maksu- ja maksutapoja on tuettava.
Työntekijöiden aiheuttamia kuluja syntyy jatkuvasti, ja ne jakautuvat monenlaisiin hankintoihin. Lisäksi on hyvin erilaista, miten ne maksetaan ja tilitetään. Jotkin ostot tapahtuvat klassisen laskun mukaisesti, toisissa ostoissa työntekijät tekevät menoja omasta taskustaan, ja sitten jotkut ostot maksetaan yrityskorteilla. Käytetty menetelmä riippuu luonnollisesti toimittajan/kauppiaan tarjoamista vaihtoehdoista, ja myös yrityksen säännöillä ja käytännöillä on merkitystä. Tarjoaako yritys esimerkiksi yrityskortteja työntekijöilleen vai ei?
Saadakseen aikaan 360 asteen digitalisoinnin tällä alalla yritysten on oltava tietoisia siitä, että kaikkia mahdollisia osto-, maksu- ja tapahtumakanavia voidaan hallita digitaalisessa työnkulussa, joka ulottuu ostoista kirjanpitoon ja kirjanpitoon. Muista myös, että vaikka kaikilla työntekijöillä saattaa olla yrityskortti, voi olla tilanteita, joissa tätä maksuvälinettä ei voi käyttää. Tällaisissa tapauksissa on tärkeää pystyä käsittelemään vaihtoehtoista maksutapaa - muuten prosessi on lopulta vain osittain digitaalinen.
Liikkuvuus on yhtä kuin joustavuus
Excel-taulukon täyttäminen älypuhelimella on hankalaa. Piste! Perinteinen liikematkustaja on verkossa ja tarvitsee älykkäitä mobiilialustoja, joilla hallinnolliset tehtävät voidaan hoitaa. Excel-taulukot eivät täytä vaatimusta ajasta ja paikasta riippumattomasta tehokkuudesta. Lyhyesti sanottuna mobiilialustojen ominaisuuksille asetetaan yhä enemmän vaatimuksia.
Muuten, nykyään liikematkustajat eivät ole vain liikkuvia ja useista eri paikoista käsin työskenteleviä. Viime vuosien maailmanlaajuisen pandemian seurauksena myös muunlaiset työntekijät työskentelevät enenevässä määrin kotoa käsin ja ovat siten fyysisesti irrottautuneet perinteisestä työtilastaan. Siksi ei enää toimi, jos työntekijät ovat tottuneet purkamaan kuitit kirjanpitäjän pöydälle.
On myös vaivalloista lähettää sähköposteja edestakaisin laskujen kanssa, jotka on hyväksyttävä ja maksettava. Hyvä on, nämä asiakirjat eivät ole paperisia, mutta se ei sinänsä tee prosessista digitaalista, automatisoitua tai joustavaa.
Automaation on oltava normi
Lyhyesti sanottuna manuaalinen prosessi menee suurin piirtein näin: työntekijä vastaa kuittien ja kuludokumenttien rekisteröinnistä, säilyttämisestä ja jakamisesta hyväksyjille ja talousosastolle. Hyväksyjät tarkastavat kulut ja välittävät ne talousosastolle, joka lopulta valvoo ja validoi kulut ja käynnistää samalla prosessin kulujen kirjoittamisen ympärillä ja syöttää kulutiedot kirjanpitoon, jotta kirjanpito voidaan tehdä talousjärjestelmässä. Tämän jälkeen laskut ja kuitit säilytetään dokumentointia varten.
Toisaalta meillä on automatisoitu prosessi: työntekijä käyttää mobiilisovellusta kulujen dokumentointiin. Kuva paperisesta kuitista otetaan älypuhelimen kameralla ja tiedot luetaan automaattisesti. Jos kyseessä ovat laskut, ne skannataan automaattisesti ja valmistellaan jatkokäsittelyä varten. Jos käytetään yrityskortteja, niiden tapahtumatiedot haetaan automaattisesti ja liitetään oikeisiin kuitteihin. Tämän jälkeen työntekijä dokumentoi kulut digitaalisesti ja lähettää ne digitaaliseen työnkulkuun, joka saavuttaa myös hyväksyjän ja talousosaston. Esimies hyväksyy kulun älypuhelimen kautta, ja talousosasto saa kulutiedot, jotka ovat valmiita kirjanpitoa varten. Automatisoidussa prosessissa on myös mahdollisuus määrittää erilaisia automaattisia tarkastuksia ja kulujen validointeja.
Automaatio maksaa takaisin huomattavasti pienemmällä virhemäärällä ja paljon nopeammalla prosessiajalla. Monissa tapauksissa yritykset voivat säästää jopa 80 prosenttia hallintoajasta.
Haluamme tarkkuutta - manuaaliset prosessit aiheuttavat paljon virheitä.
Manuaalinen tietojen syöttö lisää virheiden riskiä. Siitä tulee vielä monimutkaisempaa, kun siihen osallistuu useita henkilöitä. Kun työntekijä tekee ostoksen, hän saa kuitin. Tämän jälkeen työntekijän on kirjattava (kirjoittamalla) kuitin tiedot esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmaan, joka on sitten ehkä tulostettava, jotta kuitti voidaan liittää mukaan. Jos talousosasto havaitsee virheen, sen on käytettävä aikaa virheen selvittämiseen ja korjaamiseen, mutta on myös olemassa riski, että virhettä ei yksinkertaisesti havaita.
Esimerkiksi yrityskortilla tehty ostos. Automatisoidussa prosessissa kortin tapahtumatiedot haetaan automaattisesti, jäsennetään ja verrataan kuitin kuvaan. Tämän jälkeen ne luokitellaan (esimerkiksi ateriat ja juomat, taksi, juna, pysäköinti jne.). Kulujen valvonta yrityksen käytäntöjen ja lainsäädännön (esimerkiksi verosääntöjen) mukaisesti on sisällytetty automaattiseen ratkaisuun, joten tarkkuus ja läpinäkyvyys on varmistettu. Tarkoituksena on, että tiedot jokaisesta yksittäisestä tapahtumasta poimitaan heti, kun se tapahtuu, ja saat tarkempia tietoja kirjanpitoa varten.
Reaaliaikaiset tiedot ovat tärkeitä ja turvaavat prosessin.
Suuri osa tietyn yrityksen kustannuksista on alun perin kuvaamamme tyyppisiä, ja noin kymmenen prosenttia yrityksen toimintakustannuksista liittyy matkustamiseen ja edustamiseen, joten on järkevää hallita näihin kustannuksiin liittyviä prosesseja. Toisin sanoen on tärkeää saada jatkuva yleiskuva ajantasaisen kirjanpidon avulla.
Manuaalinen prosessi, jossa työntekijät keräävät kuitit ajan mittaan ja toimittavat ne hyväksyntää ja kirjanpitoa varten erissä joko fyysisesti tai sähköpostitse, voi kuitenkin nopeasti aiheuttaa ikäviä yllätyksiä. Se on hidasta ja viivästyttää kirjanpitoa, mikä johtaa epätarkkaan yleiskuvaan kustannuksista.
Automatisoidun kulujenhallinnan avulla yritykset voivat toimia päivitetyillä tiedoilla ja saada aivan uudenlaisen perustan liiketoimintansa pyörittämiselle.
