Useimmat yritykset ovat - kokonaan tai osittain - digitalisoineet ja automatisoineet prosessin, joka liittyy työntekijöiden työssään aiheuttamiin kuluihin. Sellaisia kuluja, jotka ovat välttämättömiä erilaisten työhön liittyvien tehtävien suorittamiseksi.
Ne muodostavat melkoisen osan toimintakustannuksista, ja ne voivat olla kaikkea pienistä hankinnoista, ohjelmistotilauksista ja konsulttipalveluista aiheutuvista kuluista edustus- ja matkakuluihin jne. asti.
Vaikka useat yritykset ovat jo siirtyneet digitaalisiin ratkaisuihin, joiden avulla ne voivat optimoida toimintaansa tällä alalla, on vielä niitä, jotka työskentelevät manuaalisesti. Tämä ei toimi, kun vuosi on 2025.
Lisäksi on tosiasia, että monet yritykset, jotka ovat jo digitaalisia tällä alalla, toimivat todellisuudessa vain osittain digitaalisella ja automatisoidulla prosessilla. Tämä ei myöskään toimi vuonna 2025.
Annamme muutaman syötteen siihen, miten se tehdään oikein ja mitä etuja siitä on.
Kaikkia osto-, maksu- ja maksutapoja on tuettava.
Työntekijöiden aiheuttamia kuluja syntyy jatkuvasti, ja ne jakautuvat monenlaisiin hankintoihin. Lisäksi on hyvin erilaista, miten ne maksetaan ja tilitetään.
Osa ostoista tehdään klassisen laskun mukaan, toisissa ostoissa työntekijät maksavat kulut omasta taskustaan, ja osa ostoista maksetaan yrityskorteilla.
Käytetty menetelmä riippuu luonnollisesti toimittajan/kauppiaan tarjoamista vaihtoehdoista sekä yrityksen säännöistä ja politiikoista. Tarjoaako yritys esimerkiksi yrityskortteja työntekijöilleen vai ei?
Saadakseen aikaan 360 asteen digitalisoinnin tällä alalla yritysten on oltava tietoisia siitä, että kaikkia mahdollisia osto-, maksu- ja tapahtumakanavia voidaan hallita digitaalisessa työnkulussa, joka ulottuu ostoista kirjanpitoon ja kirjanpitoon.
Muista myös, että vaikka kaikilla työntekijöillä on yrityskortti, voi olla tilanteita, joissa tätä maksuvälinettä ei voi käyttää. Tällaisissa tapauksissa on tärkeää pystyä käyttämään vaihtoehtoista maksutapaa - muuten prosessi on lopulta vain osittain digitaalinen.
Liikkuvuus on yhtä kuin joustavuus
Excel-taulukon täyttäminen älypuhelimella on hankalaa. Piste!
Perinteinen liikematkustaja on verkossa ja tarvitsee älykkäitä mobiilialustoja, joilla hallinnolliset tehtävät voidaan hoitaa.
Excel-taulukot eivät täytä vaatimusta ajasta ja paikasta riippumattomasta tehokkuudesta. Lyhyesti sanottuna mobiilialustojen ominaisuuksille asetetaan yhä enemmän vaatimuksia.
Muuten, nykyään liikematkustajat eivät ole pelkästään liikkuvia ja useista eri paikoista käsin työskenteleviä. Viime vuosien maailmanlaajuisen pandemian seurauksena myös muunlaiset työntekijät työskentelevät yhä enenevässä määrin kotoa käsin ja ovat siten fyysisesti irrottautuneet perinteisestä työtilastaan.
Siksi se ei enää toimi, jos työntekijät ovat tottuneet purkamaan kuitit kirjanpitäjän pöydälle. Kuluja, menoja ja matkakuluja on siis voitava käsitellä kaikkialta käsin - digitaalisesti ja automaattisesti.
On myös vaivalloista lähettää sähköposteja edestakaisin laskujen kanssa, jotka on hyväksyttävä ja maksettava. Hyvä on, nämä asiakirjat eivät ole paperisia, mutta se ei sinänsä tee prosessista digitaalista, automatisoitua tai joustavaa.
Automaation on oltava normi
Lyhyesti sanottuna manuaalinen prosessi menee suunnilleen näin:
- Työntekijä on vastuussa kuittien ja kululupien rekisteröinnistä, säilyttämisestä ja jakelusta hyväksyjille ja talousosastolle.
- Hyväksyjät tarkastavat kulut ja toimittavat ne talousosastolle, joka lopulta valvoo ja vahvistaa kulut ja käynnistää prosessin, jossa kulutiedot kirjoitetaan ja syötetään kirjanpitoon, jotta kirjanpito voidaan tehdä talousjärjestelmässä.
- Tämän jälkeen laskut ja kuitit säilytetään dokumentointia varten.
Toisaalta meillä on automatisoitu prosessi:
- Työntekijä käyttää mobiilisovellusta kulujen dokumentointiin.
- Älypuhelimen kameralla otetaan kuva paperisesta kuitista ja tiedot luetaan automaattisesti.
- Jos kyseessä ovat laskut, ne skannataan automaattisesti ja valmistellaan jatkokäsittelyä varten.
- Jos käytössä on yrityskortteja, niiden tapahtumatiedot haetaan automaattisesti ja yhdistetään oikeisiin kuitteihin.
2. Tämän jälkeen työntekijä dokumentoi kulut digitaalisesti ja lähettää ne digitaaliseen työnkulkuun, joka saavuttaa myös hyväksyjän ja talousosaston.
3. Esimies hyväksyy kulun älypuhelimella, ja talousosasto saa kirjanpitoon valmiit kulutiedot.
Automaattinen prosessi tarjoaa myös mahdollisuuden määrittää erilaisia automaattisia tarkastuksia ja kulujen validointeja.
Automaatio maksaa takaisin huomattavasti pienemmällä virhemäärällä ja paljon nopeammalla prosessiajalla. Monissa tapauksissa yritykset voivat säästää jopa 80 prosenttia hallintoajasta.
Haluamme tarkkuutta - manuaaliset prosessit aiheuttavat paljon virheitä.
Manuaalinen tietojen syöttö lisää virheiden riskiä.
Asiasta tulee vieläkin monimutkaisempi, kun siihen osallistuu useita ihmisiä.
Kun työntekijä tekee ostoksen, hän saa kuitin. Tämän jälkeen työntekijän on kirjattava (kirjoittamalla) kuitin tiedot esimerkiksi taulukkolaskentataulukkoon, joka on ehkä tulostettava, jotta kuitti voidaan liittää mukaan. Jos talousosasto havaitsee virheen, sen on käytettävä aikaa virheen selvittämiseen ja korjaamiseen, mutta on myös olemassa riski, että virhettä ei yksinkertaisesti havaita.
Esimerkiksi yrityskortilla tehty ostos:
Automaattisessa prosessissa kortin tapahtumatiedot haetaan automaattisesti, jäsennetään ja verrataan kuittien kuvaan. Tämän jälkeen ne luokitellaan (esimerkiksi ateriat ja juomat, taksi, juna, pysäköinti jne.). Kulujen valvonta yrityksen käytäntöjen ja lainsäädännön (esimerkiksi verosääntöjen) mukaisesti on sisällytetty automaattiseen ratkaisuun, joten tarkkuus ja läpinäkyvyys on varmistettu.
Tarkoituksena on, että tiedot jokaisesta yksittäisestä tapahtumasta kerätään heti, kun se tapahtuu, ja saat tarkempia tietoja kirjanpitoa varten.
Reaaliaikaiset tiedot ovat tärkeitä ja turvaavat prosessin.
Suuri osa tietyn yrityksen kustannuksista on alun perin kuvaamamme tyyppisiä, ja noin kymmenen prosenttia yrityksen toimintakustannuksista liittyy matkustamiseen ja edustamiseen, joten on järkevää hallita näihin kustannuksiin liittyviä prosesseja.
Manuaalinen prosessi, jossa työntekijät keräävät kuitit ajan mittaan ja toimittavat ne hyväksyntää ja kirjanpitoa varten erissä joko fyysisesti tai sähköpostitse, voi kuitenkin nopeasti aiheuttaa ikäviä yllätyksiä. Se on hidasta ja viivästyttää kirjanpitoa, mikä johtaa epätarkkaan yleiskuvaan kustannuksista.
Automatisoidun kulujenhallinnan avulla yritykset voivat toimia päivitetyillä tiedoilla ja saada aivan uudenlaisen perustan liiketoimintansa pyörittämiselle.
Haluatko tietää lisää?
Me Acubizilla voimme auttaa sinua yrityksesi kulujenhallinnan digitalisoinnissa ja integroinnissa yrityskortti- ja talousjärjestelmään. Lue täältä lisää siitä, mitä ohjelmistojen integraatiot ovat, tai lue lisää Acubizin integraatiovaihtoehdoista.
Ota yhteyttä, jos haluat tietää, miten voimme auttaa yritystäsi, tai varaa ilmainen online-demo saadaksesi lisätietoja.
