Die zeitaufwändige Verwaltung von Erstattungen und Reisekosten wurde für die DBU zu einer immer größeren Belastung.
Doch anstatt weitere Mitarbeiter für die aufwändige Verwaltung einzustellen, übergab man den Ball an Acubiz.
DBU
Die DBU trat 1989 mit einem Ziel auf den Plan: die Förderung des Fußballsports in Dänemark.
Sportindustrie
Acubiz Advanced
Die DBU hatte ein klares Ziel: ein Kostenmanagementsystem, das intuitiv und auf die verschiedenen Benutzertypen im Unternehmen zugeschnitten ist.
"DieDBU ist eine komplexe Organisation mit einer immer wiederkehrenden Frage: Sollen wir ein Standardsystem kaufen oder unser eigenes entwickeln? Acubiz war eine perfekte Lösung. Wir sind auf eine große Bereitschaft gestoßen, die Einrichtung anzupassen, so dass die Mitarbeiter auf eine Weise auf das System zugreifen, die Sitzungsteilnehmer auf eine andere und die Spieler auf eine dritte", erklärt Heidi Lüthje, IT-Leiterin.
"Wir haben die bereits im Haus vorhandene Logik genutzt. Die Dimensionen, z.B. 'Spieler' - 'Mannschaft' - 'Spiel' und dann eine Auswahl von z.B. 10 Zielnummern. Das macht die Navigation einfach und intuitiv."
Bettina Holm Tange Jensen
Buchhaltungsassistentin, DBU
Um eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten, wurden die Nutzer in drei Gruppen unterteilt: Mitarbeiter - einschließlich Ausbilder, Schiedsrichter und Freiwillige -, Sitzungsteilnehmer sowie Fußballpolitiker und -spieler.
"Wir haben für jede Gruppe geprüft, ob es sinnvoll ist, sie einzurichten. Schiedsrichter zum Beispiel werden nicht eingesetzt. Zumindest noch nicht. Aber wenn es für einige Schiedsrichter in bestimmten Situationen von Vorteil ist, werden wir sie als Benutzer einrichten", erklärt Bettina Holm Tange Jensen.
"Andererseits gibt es Situationen, in denen Benutzer zum ersten und einzigen Mal eine Ausgabe von 14 DKK haben. In diesem Fall macht der Nutzer ein Foto des Kassenbons und wird dann von einem anderen regelmäßigen App-Nutzer mit MobilePay bezahlt. Diese Person muss dann die Quittung in Acubiz One hochladen und bekommt das Geld zurückerstattet", erklärt Bo Grøn-Iversen, ehemaliger Finanzvorstand der DBU.
Die drei Kollegen sind sich bewusst, dass die Nutzer einen unterschiedlichen Hintergrund und ein unterschiedliches Technologieverständnis haben. Einige sind sehr jung und technikaffin, während andere vielleicht noch nicht viel Erfahrung mit der Verwaltung von Ausgaben haben - und es gibt sogar welche, die kein Smartphone besitzen.
"Unsere Nutzer sind unterschiedlich. Einigen bricht der kalte Schweiß aus, wenn sie eine Taste drücken, während andere es einfach tun. Aber sie werden es lieben. Wenn ich neuen Mitarbeitern die Lösung vorstelle, sagen sie alle 'Wow, das ist schlau'", erklärt Bo Grøn-Iversen.
Im Rahmen der Einführung wurden Benutzerhandbücher für die verschiedenen Benutzergruppen erstellt. Und die Finanzabteilung stand 2-3 Wochen lang zwischen 11 und 12 Uhr für Fragen zur Verfügung.
"Teamleiter und Ausschusssekretäre erhielten eine gesonderte Einführung, da sie die Sprecher der Endnutzer sind. Wenn man sie überzeugt, überzeugt man auch den Rest der Nutzer", sagt Bettina Holm Tange Jensen.
Die Einführung des Expense Management Systems von Acubiz hat den Alltag der DBU grundlegend verändert. Früher nahmen die Ordner zwei Regale pro Geschäftsjahr in Anspruch - jetzt sind es weniger als die Hälfte. Die Überarbeitung ist nur einer von vielen Vorteilen, die den gesamten Arbeitsprozess verändert haben.
"Man vergisst schnell, wie schwierig es einmal war. Es gibt eine ganze Reihe von Nebeneffekten: Wir haben keine Registrierkassen mehr, alle Benutzer haben einen vollständigen Überblick über ihre Ausgaben, und alle Dimensionen werden jede Nacht mit Informationen aus dem Finanzsystem aktualisiert. Wir haben auch sehr wenige Ablehnungen und Fragen", erklärt Bettina Holm Tange Jensen und fügt hinzu:
"Vor Acubiz verbrachten wir die meiste Zeit des Tages damit, ausgabenbezogene Daten in das Finanzsystem einzugeben. Heute verbringen wir jeden Tag etwa eine Stunde mit dem Controlling. Am Ende werden es wahrscheinlich ein oder zwei Tage im Monat sein. Und wenn die Rechnungsprüfer kommen, drücken wir einfach auf 'Drucken', anstatt die Informationen in Ordnern zu suchen."
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