Die Bearbeitung von Ausgaben bei der KAB war früher ein zeitaufwändiger und frustrierender Prozess, der auf der Liste der lästigen Aufgaben ganz oben stand. Er war manuell, umständlich und langsam.
Heute werden alle Ausgaben digital über die Acubiz-App abgewickelt. Nach Aussage der Mitarbeiter ist das benutzerfreundlich, einfach und schnell.
Der neue digitale Ansatz hat der Finanzabteilung eine bessere Übersicht und Struktur gegeben. Die Budgetverfolgung ist einfacher geworden, und das Finanzmanagement wurde insgesamt verbessert.
KAB
Die Wurzeln der KAB reichen bis ins Jahr 1920 zurück, als sie in Kopenhagen mit der Vision gegründet wurde, gute Wohnbedingungen für die Gesellschaft zu schaffen.
Immobilien-Management
Acubiz Advanced
Vor der Einführung von Acubiz wurde der Prozess der Ausgabenabwicklung bei KAB manuell und langsam durchgeführt. Mit einer Registrierkasse im Büro und begrenzten Öffnungszeiten war es für die tägliche Routine der Mitarbeiter umständlich.
Sie mussten Schlange stehen, Formulare ausfüllen und sie von ihren Leitern unterschreiben lassen, was oft als Belastung empfunden wurde.
Der Arbeitsablauf war bei den Mitarbeitern nicht beliebt. Louise Østvand, Teamleiterin bei KAB, drückt ihre Frustration aus:
"Es war ein sehr manueller Prozess, bei dem ich persönlich oft versucht habe, Ausgaben zu vermeiden, weil es einfach zu umständlich war."
Aber mit Acubiz wird das auf den Kopf gestellt. Der Prozess ist jetzt schnell und benutzerfreundlich, und es ist nicht mehr demotivierend und langweilig, Spesen oder Kilometergeld zu erstatten.
"Wenn ich ein Frühstück für meine Mitarbeiter kaufe, mache ich einfach ein Foto des Kassenbons, und 10 Sekunden später habe ich alle Daten erfasst.
Louise Østvand
Teamleiter, KAB
Die Vorteile von Acubiz? Ja, sie sind für KAB unverkennbar. Aus zeitlicher Sicht haben sie etwa ein Drittel der Arbeitszeit eingespart, die zuvor für das Ausgabenmanagement aufgewendet wurde.
"Es ist für die Finanzabteilung einfacher geworden, die Buchhaltung zu führen, sie ist leichter zu pflegen, sie bietet einen besseren Überblick und eine klarere Struktur - und nicht zuletzt ist es einfacher geworden, unsere Budgetverfolgung und das gesamte Finanzmanagement durchzuführen. Ich kann auch sagen, dass unsere Mitarbeiter jetzt zufriedener sind", erklärt Sebastian Schrøder, Controller bei KAB.
Vorrangiges Ziel war es, sowohl den internen und dezentralen Mitarbeitern als auch den von den Einwohnern gewählten Vorstandsmitgliedern den Alltag zu erleichtern, indem eine benutzerfreundliche Lösung für die Bearbeitung von Ausgaben angeboten wird.
Und dieses Ziel wurde erfolgreich erreicht.
Acubiz hat eine effizientere und zufriedenstellendere Arbeitsumgebung geschaffen, in der sich die Mitarbeiter auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können, ohne durch administrative Probleme behindert zu werden.
Lesen Sie mehr über die KAB auf ihrer Website.
Der Prozess der Ausgabenverwaltung stand bei der KAB ganz oben auf der Liste der langweiligen Aufgaben. Er war manuell, mühsam und langsam. Heute werden alle Ausgaben digital über Acubiz One abgewickelt. Nach Ansicht der Mitarbeiter ist das System benutzerfreundlich, einfach und schnell.
Die Finanzabteilung hat eine bessere Übersicht und Struktur erhalten. Außerdem ist es einfacher geworden, Haushaltskontrollen vorzunehmen, und die Finanzverwaltung wurde insgesamt gestärkt.
Vor der Implementierung von Acubiz war der Arbeitsablauf der Ausgabenverwaltung manuell, langsam und mühsam. KAB verfügte über eine Registrierkasse in ihrem Büro mit spärlichen Öffnungszeiten und ein dazugehöriges Geldkartenterminal. Die Mitarbeiter mussten sich mit ihren Ausgaben und einem vom Vorgesetzten unterschriebenen Formular in die Schlange stellen. Dieser Arbeitsablauf war bei den Mitarbeitern nicht beliebt:
"Es war ein sehr manueller Prozess, bei dem ich persönlich oft versucht habe, Ausgaben zu vermeiden, weil es einfach zu umständlich war", erklärt Louise Østvand, Teamleiterin bei KAB.
Acubiz hat den Prozess schnell und benutzerfreundlich gemacht, und es ist nicht mehr demotivierend und langweilig, Spesen oder Kilometergeld zu erstatten.
Die Vorteile sind für KAB leicht zu erkennen. Aus zeitlicher Sicht wurde etwa ein Drittel der Arbeitszeit, die für die Verwaltung der Ausgaben aufgewendet wurde, eingespart.
"Für die Finanzabteilung ist es einfacher, die Buchhaltung zu führen, es ist einfacher zu pflegen, es bietet einen besseren Überblick, es bietet eine bessere Struktur und es ist einfacher geworden, unsere Budgetverfolgung und das allgemeine Finanzmanagement zu machen. Ich kann auch sagen, dass unsere Mitarbeiter jetzt zufriedener sind", erklärt Sebastian Schrøder, Controller bei KAB.
Wichtigster Parameter war, den internen Mitarbeitern, den dezentralen Mitarbeitern und den von den Einwohnern gewählten Vorstandsmitgliedern den Alltag mit einer benutzerfreundlichen Spesenmanagementlösung zu erleichtern. Und das wurde erreicht.