Was ist ein Aufwand?
Wenn Sie etwas aus eigener Tasche bezahlen, das Sie später zurückerstattet bekommen, handelt es sich um eine Auslage. Das bedeutet, dass Sie der Person, die die Kosten trägt, Geld vorschießen, bis Sie Ihr Geld zurückbekommen.
Dies geschieht oft in beruflichen Situationen, aber es kann auch sein, dass Sie einem Freund Geld vorstrecken, wenn er seine Brieftasche zu Hause vergessen hat.
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Wenn ein Arbeitnehmer im Zusammenhang mit seiner Arbeit Auslagen hat, müssen diese in der Regel durch Belege nachgewiesen und vom Arbeitgeber genehmigt werden, bevor sie dem Arbeitnehmer erstattet werden.
Nachstehend finden Sie vier typische Beispiele für unternehmensbezogene Ausgaben:
Frühstück: Sie kaufen abwechselnd das Frühstück für das Büro, und Sie zahlen normalerweise mit Ihrer persönlichen Kreditkarte, bis Ihr Arbeitgeber Ihnen das Geld erstattet.
Büromaterial: Es wird mehr Büromaterial benötigt, also kaufen Sie es und bezahlen es selbst, bis Sie eine Erstattung erhalten.
Fitness: Ihr Arbeitsplatz übernimmt die gesamte oder einen Teil der Kosten für Ihre Mitgliedschaft im Fitnessstudio, die über Ihr eigenes Konto abgewickelt wird.
Mahlzeiten: Sie müssen für eine Sitzung ein Mittagessen kaufen, das Sie zunächst aus der eigenen Tasche bezahlen.
Pro und Contra der Auslagen
Ein Vorteil von Auslagen ist, dass es oft schneller geht, das zu beschaffen, was man im Moment braucht. Es ist daher einfacher, sofort zu bezahlen und später abzurechnen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Verfügbarkeit der gewünschten Waren oder Dienstleistungen im Bedarfsfall gewährleistet ist.
Ein Nachteil ist, dass es sich auf die Finanzen des einzelnen Arbeitnehmers auswirken kann, wenn es um hohe Beträge geht. Wenn ein Arbeitnehmer jeden Monat mehrere Ausgaben tätigt, ist dies nicht die beste Lösung.
Ausgaben für Mitarbeiter oder Firmenkarten?
Heutzutage verwenden mehrere Unternehmen Firmenkarten. Es ist jedoch wichtig, daran zu denken, dass eine Firmenkarte nicht dasselbe ist wie ein Mitarbeiterausweis.
Wenn ein Angestellter eine Firmenkarte benutzt, ist immer noch das Unternehmen selbst für die Bezahlung dieser Zahlungskarte verantwortlich - auch wenn der Angestellte der Inhaber und Nutzer der Karte ist.
Durch die Verwendung einer Firmenkarte werden die persönlichen Finanzen eines Mitarbeiters nicht durch verschiedene Ausgaben überlastet. Dies führt auch zu einem genaueren Überblick über die monatlichen Ausgaben.
Auch aus Sicht des Unternehmens hat die Verwendung einer Firmenkarte mehrere Vorteile, da das Unternehmen die gesamte Buchhaltung digitalisieren und automatisieren kann.
Der besondere Unterschied zwischen Auslagen und einer Unternehmenskarte
Bei einer Auslage des Arbeitnehmers schießt der Arbeitnehmer Geld vor, um eine mit der Arbeit verbundene Ausgabe zu decken. Das Unternehmen erstattet dem Mitarbeiter später den Betrag, weshalb es oft notwendig ist, die Ausgaben zu dokumentieren.
Eine Firmenkarte ist eine Kreditkarte, die von einem Unternehmen ausgegeben wird. Mit der Karte können arbeitsbezogene Ausgaben wie Reisekosten oder Bürobedarf bezahlt werden. Das Unternehmen kann in der Regel eine Übersicht über die mit der Firmenkarte getätigten Transaktionen und Ausgaben einsehen.
Eine Auslage kann für Unternehmen oft eine administrative Belastung darstellen, während eine Firmenkarte viel einfacher zu handhaben ist.
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Wir arbeiten daran, Ausgaben und Erstattungen sowohl für Mitarbeiter als auch für Unternehmen zu vereinfachen, indem wir die digitale solutions für die Verwaltung von Ausgaben für diesen Zweck anbieten.
Wir können Ihnen helfen, das Dokumentenmanagement und die Buchhaltung zu automatisieren, indem wir Acubiz mit Ihrem Firmenkarten- und Buchhaltungssystem verbinden. So können Mitarbeiter persönliche Ausgaben vermeiden und gleichzeitig die Effizienz steigern, da geschäftsbezogene Zahlungen einfacher werden.
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FAQ
Was ist ein Aufwand?
Was ist ein Aufwand für Arbeitnehmer?
Eine Auslage des Arbeitnehmers liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer etwas aus eigener Tasche bezahlt, was ihm später erstattet wird. Mit anderen Worten: Der Arbeitnehmer schießt Geld für den Arbeitgeber vor, der die Kosten trägt, bis er sie zurückerstattet bekommt.