Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (oder E-Invoice) ist, wie der Name schon sagt, eine Rechnung, die elektronisch versandt oder empfangen wird. Elektronische Rechnungen werden unter Verwendung einer EAN-, GLN-, P- oder CVR-Nummer versandt und empfangen.
Eine elektronische Rechnung wird in der Regel in standardisierten elektronischen Formaten wie OIOUBL oder OIOXML versandt. Sie können eine elektronische Rechnung ganz einfach von Ihrem Buchhaltungssystem aus versenden.
Sie können elektronische Rechnungen in Acubiz automatisch verarbeiten. Dies geschieht in den folgenden drei Schritten:
- Scannen und Datenerfassung
- Abrechnung und Genehmigung
- Export von Daten
Sie können elektronische Rechnungen automatisch mit Acubiz verarbeiten
Dies bietet eine Reihe von Vorteilen, z. B. eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Rechnungen und eine Senkung der Kosten für den Versand und den Empfang physischer Rechnungen. Mehr über die Bearbeitung von elektronischen Rechnungen in Acubiz erfahren Sie hier.
Wer nutzt elektronische Rechnungen?
Seit 2005 sind alle öffentlichen Einrichtungen in Dänemark verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verwenden. Wird sie nicht elektronisch übermittelt, wird sie zurückgewiesen.
Wenn Sie eine Rechnung an eine öffentliche Einrichtung schicken, ist es erforderlich, dass Sie die Rechnung mit einer EAN-Nummer versenden. Die EAN-Nummer ist die elektronische Identität der öffentlichen Einrichtung und ist im Nemhandelsregisteret zu finden.
Aber nicht nur der öffentliche Sektor hat sich für elektronische Rechnungen entschieden. Sie können auch elektronische Rechnungen an private Unternehmen senden, wenn diese im Nemhandelsregisteret registriert sind.
Die meisten Unternehmen verwenden heute in gewissem Umfang elektronische Rechnungen. Viele Unternehmen haben vollständig auf elektronische Rechnungen umgestellt, andere haben sie mit traditionellen Papierrechnungen gemischt.
Was sind die Anforderungen an elektronische Rechnungen?
Wenn Ihr Unternehmen noch nicht mit elektronischen Rechnungen gearbeitet hat, brauchen Sie keine Angst zu haben.
Glücklicherweise ist es einfach, eine elektronische Rechnung zu erstellen, da sie einer Papierrechnung sehr ähnlich ist.
Die digitale Rechnung muss dieselben Informationen enthalten wie die physische Rechnung. Sie enthält in der Regel Angaben wie Absender, Empfänger, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer und Mehrwertsteuerbetrag. Denken Sie daran, die CVR-Nummer hinzuzufügen, wenn es sich um ein Unternehmen handelt.
Sie können sie per E-Mail oder über ein Finanzsystem versenden.
Nicht dasselbe wie eine Online-Rechnung
Viele Menschen haben Klärungsbedarf in Bezug auf elektronische Rechnungen und Online-Rechnungen. Aber sie sind nicht dasselbe und unterscheiden sich in ihrem Zweck und ihrer Verwendung.
Eine Online-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die online bezahlt werden kann, während eine E-Rechnung eine elektronische Version einer Rechnung ist, die digital versandt und empfangen werden kann.
Im Folgenden erfahren Sie mehr über den Unterschied.
E-Rechnung vs. Online-Rechnung
Bei einer Online-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung, die Sie online im PDF-Format versenden und die somit einfach eine PDF-Version einer regulären physischen Rechnung ist. Sie soll die altmodische Rechnung ersetzen, die Sie aus ihrer physischen Form kennen. Kunden können eine Rechnung einfach online per Kreditkarte oder Banküberweisung bezahlen.
Eine elektronische Rechnung ist ein Dokument, das elektronisch erstellt, unterzeichnet und versandt wird. Die Rechnung kann auf andere Weise als im PDF-Format versendet werden, z. B. über elektronische Buchhaltungssysteme und elektronische Kommunikationsmittel.
Sichere Rechnungsstellung
Eine elektronische Rechnung wird digital über eine EAN-Nummer, GLN-Nummer, P-Nummer oder CVR-Nummer versandt. Die Nummer ist eindeutig, was die Rechnungsstellung sicherer macht.
Wenn Sie Ihre Rechnung digital in Formaten wie OIOUBL oder OIOXML versenden, werden die Daten zudem verschlüsselt, was sie sicherer gegen Rechnungsbetrug macht.
Es ist auch möglich, Rechnungen im PDF-Format als Online-Rechnung zu versenden. Wird die Rechnung jedoch als PDF-Datei in einer E-Mail versandt, ist sie nicht verschlüsselt, so dass die Gefahr eines Betrugs größer ist.
Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe
Wenn Sie eine e-Rechnung erhalten, landet sie direkt in Ihrem Finanzsystem, das die Rechnung verarbeiten und die verschlüsselten Daten lesen kann. Das Finanzsystem kann also Ihre elektronischen Rechnungen mit einem Minimum an Tipparbeit verarbeiten. Neben der Zeitersparnis bedeutet der Wegfall der manuellen Bearbeitung in der Regel auch weniger Fehler und bessere Daten.
Möchten Sie mehr wissen?
Mit Acubiz können Sie Rechnungen in nur wenigen Schritten automatisch verwalten. Es hilft Ihnen, einen besseren Überblick und eine bessere Kontrolle über Ihre Rechnungen zu erhalten und gleichzeitig den manuellen Arbeitsaufwand in Ihrem Unternehmen zu reduzieren.
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FAQ
Wie versendet man eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung kann über eine Online-Rechnungsstellungsplattform versandt werden, die die Rechnung als E-Mail im PDF-Format versendet. Sie können eine elektronische Rechnung auch über eine Rechnungsstellungssoftware versenden.