Was ist ein Reisekostenabrechnung?

Der klassische Spesenabrechnung basiert darauf, dass der Mitarbeiter Belege sammelt und stapelt. Der Mitarbeiter registriert die Belege und füllt einen Spesenabrechnung aus, der dann an die Finanzabteilung gesendet wird. Wenn der Spesenabrechnung genehmigt wurde, nutzt die Finanzabteilung ihn, um die Kosten zu erstatten (falls keine Firmenkarte verwendet wurde) und um die Ausgaben zu buchen.

Die Mentalität eines Spesenberichts besteht darin, dass Sie Kosten und Belege sammeln, die mit einer bestimmten Aktivität verbunden sind. Das kann eine Handelsmesse in Berlin sein, bei der verschiedene Ausgaben entstehen – wie Hotel, Mittagessen, Kilometergeld usw. Und dafür müssen Sie entschädigt werden, wenn Sie Ihr eigenes Geld verwendet haben. Ein Reisekostenbericht kann ein oder mehrere der folgenden Kostenelemente enthalten:

• Kreditkartentransaktionen
• Barausgaben
• Tagessätze
• Kilometergeld im eigenen Fahrzeug

Der Mitarbeiter sammelt häufig alle Belege, die sich auf die Handelsmesse in Berlin beziehen, und sendet sie zur Genehmigung an die Finanzabteilung.

Vor- und Nachteile von Spesenberichten

Durch die Zusammenfassung aller Belege erhalten Sie und Ihr Genehmiger einen guten Überblick über die Gesamtkosten einer bestimmten Aktivität.

Es ist jedoch bei weitem nicht die intelligenteste und effizienteste Art zu arbeiten, und es gibt mehrere Vorteile, wenn man den klassischen Ansatz für Reisekostenberichte vermeidet. Dieser Ansatz führt typischerweise am Ende des Monats zu erheblichen Arbeitsbelastungen für die Finanzabteilungen. Und wenn Fehler bei einzelnen Transaktionen entdeckt werden, wird der vollständige Spesenbericht in der Regel abgelehnt. Dies kann zu Verzögerungen bei Abrechnungen und Buchhaltung führen. Es besteht das Risiko, dass das Unternehmen den Überblick über die Mitarbeiterausgaben im Geschäftsbetrieb verliert. Dies kann die Genauigkeit bei Ihrer Prognose und Berichterstattung auf der Kostenseite beeinträchtigen.

Digitale Spesenberichte

Bei Acubiz basiert unsere Arbeit auf dem Prinzip "Mobile First" – die Idee, dass jede Aufgabe im Zusammenhang mit Spesenmanagement und Spesenberichten unterwegs über eine App bearbeitet werden kann. Wir ermutigen dazu, dass jede einzelne Spesentransaction registriert und zur Genehmigung eingereicht wird – unabhängig davon, ob es sich um eine Barausgabe, eine Kreditkartentransaction oder Kilometergeld handelt usw. Wir nennen es Fast Track und es ist die schnellste und effektivste Art der Spesenverarbeitung.