Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Die klassische Spesenabrechnung basiert darauf, dass der Mitarbeiter Belege sammelt und aufschichtet. Der Mitarbeiter registriert die Belege und füllt eine Spesenabrechnung aus, die dann an die Finanzabteilung geschickt wird. Wenn die Spesenabrechnung genehmigt wurde, verwendet die Finanzabteilung sie zur Erstattung (falls keine Firmenkarte verwendet wurde) und zur Verbuchung der Ausgaben.
Sie können elektronische Rechnungen automatisch mit Acubiz verarbeiten
Wenn Sie ein digitales und flexibles Tool für die laufende Erfassung von Ausgaben verwenden, brauchen Sie keine Belege zu sammeln und zu stapeln.
Der Sinn einer Spesenabrechnung besteht darin, dass Sie Kosten und Belege für eine bestimmte Aktivität sammeln. Das kann eine Fachmesse in Berlin sein, bei der verschiedene Ausgaben anfallen - wie Hotel, Mittagessen, Kilometergeld usw. Und dafür müssen Sie entschädigt werden, wenn Sie Ihr eigenes Geld verwendet haben. Eine Reisekostenabrechnung kann ein oder mehrere Elemente der folgenden Kosten enthalten:
- Kreditkartentransaktionen
- Ausgaben in bar
- Zulagen
- Kilometerstand im eigenen Fahrzeug
Der Mitarbeiter sammelt oft alle Belege für die Messe in Berlin und schickt sie zur Genehmigung an die Finanzabteilung.
Vor- und Nachteile von Spesenberichten
Durch die Zusammenstellung aller Belege erhalten Sie und Ihr Genehmiger einen genauen Überblick über die Gesamtkosten einer bestimmten Tätigkeit.
Dies ist jedoch bei weitem nicht die intelligenteste und effizienteste Arbeitsweise, und es gibt mehrere Vorteile, wenn man den klassischen Ansatz der Reisekostenabrechnung vermeidet. Dieser Ansatz führt in der Regel zu einer erheblichen Arbeitsbelastung der Finanzabteilungen am Ende des Monats. Und wenn Fehler bei einzelnen Transaktionen entdeckt werden, wird in der Regel die gesamte Reisekostenabrechnung abgelehnt. Dies kann zu Verzögerungen bei der Abrechnung und Buchführung führen. Es besteht die Gefahr, dass das Unternehmen den Überblick über die mitarbeiterbezogenen Ausgaben im Unternehmen verliert. Dies kann die Genauigkeit Ihrer Prognosen und Berichte auf der Kostenseite beeinträchtigen.
Digitale Spesenberichte
Bei Acubiz basiert unsere Arbeit auf dem Prinzip "Mobile First" - der Idee, dass alle Aufgaben im Zusammenhang mit Spesenmanagement und Spesenabrechnungen unterwegs über eine App erledigt werden können. Wir setzen uns dafür ein, dass jede einzelne Ausgabentransaktion registriert und sofort zur Genehmigung gesendet wird - unabhängig davon, ob es sich um eine Barausgabe, eine Kreditkartentransaktion, einen Kilometerstand usw. handelt. Wir nennen dies Fast Track und es ist die schnellste und effektivste Art der Spesenabwicklung.
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Wir von Acubiz können Ihnen bei der Digitalisierung der Ausgabenverwaltung Ihres Unternehmens und der Integration mit Ihrem Karten- und Finanzsystem helfen. Erfahren Sie hier mehr darüber, was Software-Integrationen sind, oder lesen Sie mehr über die Integrationsmöglichkeiten mit Acubiz.
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