Meiner Meinung nach ist es immer wichtig, dass Führungskräfte in Unternehmen ständig versuchen, administrative Prozesse und Aufgaben zu optimieren. Und gerade jetzt ist das wichtiger denn je. Die meisten Finanzfachleute haben schon von der Digitalisierung und Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung gehört. Viele der Finanzabteilungen, die in diesem Bereich noch nicht digital sind, haben die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP-Automatisierung) auf ihrer Liste der anstehenden Projekte. Daher glaube ich, dass die meisten schon von den Vorteilen gehört haben: Wir müssen Zeit sparen, wir müssen effizienter arbeiten, und wir müssen die Produktivität steigern. In diesem Blog werde ich darlegen, warum es eine gute Idee ist, die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung gerade jetzt einzuführen.
Eine erhebliche Produktivitätssteigerung in der Finanzabteilung
Der schwerwiegendste Nutzenfaktor im Zusammenhang mit der Digitalisierung und Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung besteht darin, dass dadurch die Produktivität der Mitarbeiter in der Finanzabteilung erheblich gesteigert wird. Untersuchungen, u.a. vom Institute of Finance Management, zeigen, dass ein Vollzeitmitarbeiter in der Finanzabteilung 16-mal so viele Lieferantenrechnungen bearbeiten kann, wenn diese digital im Vergleich zur manuellen Bearbeitung bearbeitet werden. Das ist eine beachtliche Produktivitätssteigerung. Natürlich sind die Auswirkungen je nach Größe und Umfang des Unternehmens unterschiedlich. Manchmal höre ich, dass kleinere und mittlere Unternehmen die Notwendigkeit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ablehnen. Sie begründen dies mit dem geringen Rechnungsvolumen und dem Argument, dass sich eine Investition nicht lohnt. Meiner Erfahrung nach ist der in größeren Unternehmen festgestellte Automatisierungsbedarf auch in kleineren Unternehmen vorhanden, ganz zu schweigen von der Tatsache, dass sie weniger Mitarbeiter in der Finanzabteilung haben. Wenn auf diese Weise Ressourcen von Mitarbeitern freigesetzt werden, ist es wichtig zu überlegen, wie es weitergehen soll. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten: entweder die direkten Einsparungen durch Personalabbau zu nutzen oder die frei werdenden Ressourcen für wertvollere Aufgaben zu verwenden. Ein Beispiel für wertvollere Arbeit wäre ein strategischerer Ansatz gegenüber Lieferanten und Verkäufern mit Schwerpunkt auf besseren Zahlungsbedingungen, Skonti durch schnellere Rechnungsbegleichung usw. Dies ist auch eine Möglichkeit, Geld zu finden. Der Punkt ist, dass die manuelle Bearbeitung von Lieferantenrechnungen eine zeitaufwändige und routinemäßige Aufgabe ist, und es ist immer eine gute Idee, solche Dinge zu eliminieren, da die Zeit besser genutzt werden kann. In den meisten Fällen lässt sich ein solider Business Case für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erstellen.
Was ist mit dem Rest der Organisation?
Ein digitales und automatisiertes Verfahren für Lieferantenrechnungen ist nicht nur für die Finanzabteilung von Vorteil. Ein solcher Prozess umfasst auch einen Genehmigungsworkflow, der eine einfache und effiziente Kontrolle und Genehmigung von Rechnungen im gesamten Unternehmen ermöglicht. Ein manueller Prozess in diesem Bereich führt in der Regel zu sehr langsamen Bearbeitungszeiten, weil die Dinge (ganz oder teilweise) auf Papier basieren oder durch E-Mail-Kommunikation ohne Automatisierung erfolgen. Die Folgen sind häufig überfällige Zahlungen mit Mahngebühren und eine ungenaue Kostenaufstellung.
Wie sieht ein automatisierter und digitaler Prozess aus?
Insgesamt gibt es 3 Schritte in einem automatisierten Kreditorenprozess:
- Scannen und Datenerfassung
- Arbeitsablauf bei der Rechnungsstellung
- Integration in das ERP-/Finanzsystem
Das Verfahren ist auch unten dargestellt
In Schritt 1 beginnt die Digitalisierung mit dem Scannen und der Datenerfassung. Und nein, auch wenn Sie die meisten Rechnungen bereits als PDF-Dokumente erhalten, heißt das noch nicht, dass Ihr Prozess digital ist. Sie müssen die relevanten Daten aus den Rechnungsdokumenten erfassen, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder in elektronischer Form vorliegen. Dann müssen die Daten strukturiert werden, so dass sie bei der Weiterverarbeitung digital verarbeitet werden können.
In Schritt 2 wird ein automatisierter Workflow initiiert. Der Workflow sorgt für die Anreicherung der Rechnungsdaten mit einem Genehmigungspfad sowie mit buchhaltungs- und abrechnungsrelevanten Informationen. Die besten Systeme auf dem Markt bieten mobilen Zugriff auf diesen Teil des Prozesses. Dies ermöglicht es, dass die Arbeit unabhängig von Zeit und Ort erledigt werden kann.
In Schritt 3 werden die verarbeiteten Daten an ein ERP- oder Finanzsystem übergeben, so dass die Buchhaltung und Abrechnung erfolgen kann.
Damit ist der grundlegende Prozess / die Wertschöpfungskette umrissen, und dann gibt es solutions auf dem Markt, die verschiedene Konfigurationsoptionen und Zusatzmodule bietet. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, die mit der Automatisierung ihrer Kreditorenbuchhaltung beginnen möchten, ist es jedoch wichtig, eine einfache und sichere Lösung zu finden, die eine durchgängige Funktionalität bietet - vom Scannen und der Datenerfassung bis hin zum Workflow und der Bereitstellung einer buchungsfähigen Ausgabe.
Wie viel Geld ist darin enthalten?
Bei Acubiz haben wir Kundenfälle, die Einsparungen von bis zu 80 % der Kosten für die Rechnungsbearbeitung belegen. Dies wird durch verschiedene Studien belegt, wie diese von Levvel Research, die zeigen, dass Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltung automatisieren, im Durchschnitt 84 % der damit verbundenen Kosten einsparen. Wie ich bereits eingangs erwähnt habe, ist es immer wichtig, mit Prozessoptimierung zu arbeiten. In einer Zeit, in der die Bedingungen für die Führung eines Unternehmens unter Druck stehen, wird die Bedeutung dieser Maßnahme noch größer. Für viele Unternehmen ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ein "Quick Win", und es muss kein kompliziertes Projekt sein, um es umzusetzen. Es gibt eine höchst relevante Gelegenheit, genau hier und jetzt einen Produktivitätsgewinn zu erzielen.
