Dieser Artikel wurde veröffentlicht in: Business Einblicke
Das dänische Unternehmen Acubiz kuriert Kopfschmerzen, die durch Ausgaben verursacht werden, mit einem Cocktail aus Automatisierung und App-basierter Ausgabenabwicklung, während es gleichzeitig die Einhaltung von Gesetzen und internen Vorschriften der Unternehmen sicherstellt.
Früher legten Geschäftsleute nach einer Geschäftsreise einen riesigen Stapel von Belegen auf den Schreibtisch des Buchhalters. Glücklicherweise wird dieser Stapel in den meisten Unternehmen durch ein schnelles Foto mit dem Smartphone ersetzt, das die auf der Reise getätigten Einkäufe dokumentiert.
Allerdings könnten die digitalen Fotos von Quittungen bald so veraltet sein wie die Papierquittungen. Zumindest ist dies das Ziel von Acubiz. Seit 1997 bietet das Unternehmen eine digitale Alternative zur traditionellen Reisekostenabrechnung. Heute verwaltet Acubiz Lieferantenrechnungen, Zeiterfassung, Kreditkartentransaktionen von Unternehmen, Auslagen, Kilometergeld, Spesen- und Reisebelege und vieles mehr für seine mehr als 185.000 Nutzer in 44 Ländern.
"Wir haben viele Funktionen auf die Reisekostenabrechnung aufgesetzt. Wir haben dies getan, weil die Mitarbeiter ihre Firmenkreditkarten nicht nur auf Reisen verwenden. Sie verwenden sie für eine Fülle von verschiedenen Ausgaben. Deshalb haben wir uns auf die Reise eines Belegs durch das Unternehmen konzentriert, um den Prozess zu automatisieren, damit der CFO Zeit sparen und Kopfschmerzen vermeiden kann.
Maßgeschneiderte Dokumentenreise
Nicht alle Ausgaben sind gleich. Pawrup betont, dass eine Tasse Kaffee, die 30 dänische Kronen kostet, in der Buchhaltung eines Unternehmens leicht den gleichen Verwaltungsaufwand verursachen kann wie ein Einkauf, der 30.000 Kronen kostet. Unabhängig von der Höhe des Betrages müssen die Buchhaltungsregeln, die Steuergesetze und die unternehmensinternen Vorschriften eingehalten werden, aber für die Kunden von Acubiz ist das einfach.
"Die Nutzer unserer Lösung können eine Reihe von Regeln implementieren, so dass der Kaffee und ähnliche Kleinbeträge automatisch in den Büchern erfasst werden, so dass sie keine wertvolle Zeit der Buchhaltung in Anspruch nehmen", erklärt Pawrup und fährt fort:
"Aber wir automatisieren die Prozesse nicht um der Automatisierung willen. Wir erstellen Arbeitsabläufe, die zu den Arbeitsverfahren des Unternehmens passen. Einige Regeln können auch für alle Mitarbeiter gelten, während wir für andere, z. B. den CEO und andere Manager, Ausnahmen machen können. Sie haben natürlich andere Ausgabenbefugnisse als die student assistant."
Die Logik der Arbeitsabläufe und der Automatisierung ist das, was Acubiz von seinen Mitbewerbern abhebt. Außerdem ist Acubiz mit allen Kreditkartenanbietern des Unternehmens integriert, so dass die Benutzer nicht an einen bestimmten Anbieter gebunden sind.
Die Komplexität trennt die Schafe von den Buchhaltungsziegen
Zu den Kunden von Acubiz gehören Unternehmen wie Pandora und Power. Laut Pawrup sind es vor allem die größeren Unternehmen, die die Vorteile der Lösung erkennen. Wenn Unternehmen grenzüberschreitend arbeiten, ändern sich die Buchhaltungsregeln oft grundlegend, selbst auf einer einfachen Ebene.
"Wenn Sie Ihr Auto in Dänemark für geschäftliche Zwecke nutzen, müssen Sie die Anzahl der Kilometer aufzeichnen. Aber in einigen Ländern müssen Sie die Anzahl der Passagiere und die Größe des Motors aufzeichnen, und in anderen Ländern gelten andere Regeln. Die Buchführungspraktiken der Länder unterscheiden sich also auf vielen Ebenen. Da wir in 44 Ländern tätig sind, können wir mit der erhöhten Komplexität umgehen. Hier werden die Schafe von den Ziegen getrennt, wenn es um Dienste wie den unseren geht", erklärt Pawrup.
"Ein Geschäftsfeld, mit dem wir uns derzeit befassen, ist die Nutzung aller verfügbaren Daten, damit unsere Kunden zum Beispiel ihre Ausgaben für Hotels mit denen anderer Acubiz-Kunden vergleichen können. Auf diese Weise können unsere Kunden Einsparungen erkennen oder bessere Rabatte aushandeln. Alles ist anonymisiert und mit der GDPR-Gesetzgebung konform", erklärt Pawrup.
Und er ist der Meinung, dass Daten und Automatisierung immer mehr an Bedeutung gewinnen werden.
"Die Zukunft wird zweifelsohne neue und intelligente Möglichkeiten zur Erfassung von Transaktionsdaten bringen, auch bei geschäftsbezogenen Einkäufen. So können wir eine Automatisierungslösung 2.0 schaffen, mit der wir den administrativen Aufwand bei der Dokumentation, Kontrolle und Abrechnung von Ausgaben weiter verringern können. So können die Unternehmen mehr Zeit für die Wertschöpfung aufwenden", sagt Kim Pawrup.
