Von Zeit zu Zeit gelangen Geschichten über Betrug mit öffentlichen Geldern auf die Titelseiten der dänischen Nachrichtenmedien. Diese Geschichten sind unbestreitbar schlecht für die Legitimität der öffentlichen Einrichtungen und sorgen für schlechte Publicity. Es ist schwierig, diesen Geschichten ein Ende zu setzen. Es hat sie immer gegeben und wird sie auch in Zukunft geben - wenn auch hoffentlich in geringerem Ausmaß.
Glücklicherweise ist es möglich, die Kontrolle über die Prozesse zu übernehmen und die Abwehr von Betrug und Täuschung zu verstärken. Ich habe keine endgültige Schlussfolgerung, aber ich werde versuchen, die Herausforderung in diesem Blogbeitrag aufzudecken und einige meiner eigenen Perspektiven darzulegen, wie es möglich ist, die Kontrolle über die kostenbezogenen Prozesse zu übernehmen, die Betrug und Täuschung ausgesetzt sein können.
Spesenbetrug unter Angestellten in privaten Unternehmen kommt übrigens auch vor. In diesem Blogbeitrag habe ich als Beispiel öffentliche Einrichtungen gewählt, aber die Abwehrmechanismen sind mehr oder weniger dieselben.
Stärkere Konzentration der öffentlichen Hand
Die dänische Agentur für öffentliche Finance und Verwaltung hat Anfang Juni ein mehrjähriges Projekt zur Verstärkung der internen Kontrolle, der Überwachung und des Risikomanagements als Folge der Fälle von Betrug und Täuschung mit öffentlichen Geldern in öffentlichen Einrichtungen gestartet.
Es wurden bereits mehrere Aktivitäten und Initiativen eingeleitet - darunter obligatorische und spezialisierte Kurse, funktionsübergreifende Netzwerke und Webinare. Ich finde es ermutigend, dass die Aufmerksamkeit und das Wissen der Führungskräfte Priorität haben und Anstrengungen unternommen werden, um sie zu stärken.
Manager in dänischen Gemeinden haben die Aufsicht über die Finanzverwaltung. Eine Aufgabe, die die kommunalen Verwalter erfüllen müssen, wenn es um die Kontrolle der Ausgaben geht. Der Zweck der Finanzverwaltungsaufsicht besteht darin, sicherzustellen, dass der Finanzrahmen ordnungsgemäß verwendet wird, vor erheblichen Fehlern (fehlerhafte Buchführung usw.), vor ungerechtfertigten Verdächtigungen von Mitarbeitern und vor Betrug geschützt wird. Viele Kommunen haben begonnen, die Finanzverwaltungsaufsicht zu digitalisieren. Das kann ich nur begrüßen - denn wie ich später noch erläutern werde, erleichtert die Digitalisierung solutions die Aufsicht und die interne Kontrolle erheblich.
Ich finde es gut, dass dem Spesenbetrug mehr Aufmerksamkeit geschenkt wird. Hoffentlich kann dies dazu beitragen, das Ausmaß mit der Zeit zu verringern. Schauen wir uns an, wie Betrug entsteht und welche Abwehrmechanismen Unternehmen nutzen können.
Wie kommt es zu Spesenbetrug?
Nur wenige Arbeitnehmer betrügen bei ihren Ausgaben. Das sollten wir gleich zu Beginn klarstellen. Die meisten Unternehmen haben in dieser Hinsicht kein Problem.
Dennoch sind in den letzten Jahren mehrere Fälle öffentlich bekannt geworden. Die Fälle im dänischen Verteidigungsministerium und in der Gemeinde Greve sind vielleicht am bekanntesten. Einem Rechnungsprüfungsbericht zufolge hatten die Mitarbeiter der Immobilienagentur des dänischen Verteidigungsministeriums fast freie Hand, um Betrug zu begehen, wenn sie wollten. Die Mitarbeiter konnten Waren und Dienstleistungen kaufen, die Quittung unterschreiben und die Zahlung genehmigen. In der Gemeinde Greve wurde der Stadtdirektor nach Hause geschickt und später entlassen, weil er Eishockeykarten, Lebensmittel und andere private Dinge mit der Kreditkarte der Gemeinde gekauft hatte.
In den letzten Jahren gab es mehrere Fälle, in denen die Kreditkarten der Gemeinde für den privaten Konsum verwendet wurden. Die Belege in Form einer Quittung oder einer Rechnung sind in vielen Fällen nicht beigefügt. In anderen Fällen sind die Genehmigungsverfahren unzureichend, so dass bestimmte Mitarbeiter Einkäufe zu ihrem eigenen Vorteil genehmigen konnten.
Wir von Acubiz verwalten seit 1997 alle Arten von Spesen, die von Mitarbeitern verursacht werden, und kennen die verschiedenen Arten von Spesenbetrug. Neben den oben erwähnten Betrugsarten können wir auch andere hinzufügen:
- Wenn ein Mitarbeiter dieselbe Ausgabe mehrmals einreicht
- Wenn eine Erstattung eingereicht wird, bei der der Zweck korrekt ist, der Betrag aber zu hoch ist
- Wenn ein Arbeitnehmer mehr Kilometer angibt, als er tatsächlich gefahren ist
- Wenn ein Angestellter eine Rückerstattung für gefälschte Einkäufe beantragt - oft mit einer Kopie einer gefälschten Quittung
Übernehmen Sie die Kontrolle über die Dokumentation der Ausgaben
Es besteht kein Zweifel, dass Betrügereien leichter zu begehen sind, wenn die Organisation manuell mit Ausgaben arbeitet. Die Kontrollmechanismen sind oft schwächer, wenn der Prozess manuell durchgeführt wird, was unterm Strich jene Mitarbeiter in Versuchung bringt, die von einem fragwürdigen Sinn für Moral und Ethik belastet sind.
Umgekehrt ist es mit einem digitalen Ausgabenmanagementdienst viel einfacher, den Überblick über den Ausgabenprozess zu behalten. Die meisten Spesenverwaltungsdienste sind in der Lage zu kontrollieren, ob alle Bedingungen rund um eine bestimmte Transaktion in Ordnung sind. In Acubiz ist das zumindest möglich. Sowohl in Bezug auf die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation als auch in Bezug auf die Übereinstimmung der Transaktion mit den unternehmenseigenen Regeln und Richtlinien für Einkäufe mit z. B. Firmenkarten.
Acubiz kann Betrug oder Missbrauch nicht verhindern, aber wenn es dazu kommt, bietet es die Möglichkeit, schnell Einblick in den Prüfpfad einer Transaktion sowie in die dazugehörige Dokumentation zu erhalten. Auf diese Weise kann festgestellt werden, ob ein Verstoß gegen Regeln und Richtlinien vorliegt. Acubiz kann so konfiguriert werden, dass es proaktiv Warnungen über potenziell anormale Nutzung ausgibt - auf Benutzerebene.
In Acubiz finden wir, genau wie die dänische Agentur für öffentliche Finance und Verwaltung, die interne Kontrolle wichtig. Daher ist es möglich, die Robotertechnologie zur Kontrolle und stichprobenartigen Überprüfung der Ausgaben, die unsere Lösung durchlaufen, einzusetzen. Das ist ein sehr guter Schutzmechanismus gegen Betrug und Missbrauch.
Manchmal werden Mitarbeiter in "Betrug" verwickelt, weil sie nicht verstehen oder nicht genau wissen, was einen Verstoß darstellt. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern helfen, indem Sie ihnen die Regeln und Richtlinien Ihrer Organisation vermitteln.
Zusammenfassung
Acubiz ist keine Firewall für Spesenbetrug. Wir können Betrug nicht verhindern, aber advanced Berichterstattung, vollständige Transparenz bei der Dokumentation, elektronische Genehmigungsprozesse, Duplikatskontrolle und Robotertechnologie machen es schwieriger und schwieriger für betrügerische Ausgaben, unentdeckt zu bleiben.
Übernehmen Sie die Kontrolle und digitalisieren Sie Ihre Geschäftsausgabenprozesse. Das minimiert das Risiko von Betrug und damit von schlechter Publicity. Gleichzeitig profitieren sowohl die Mitarbeiter als auch die Genehmigungs- und Finanzabteilungen davon.
