Wenn Sie in neue Software und Anwendungen für Ihr Unternehmen investieren und diese implementieren, müssen Sie wahrscheinlich auch die klassische Abwägung zwischen zwei verschiedenen Strategien vornehmen:
- Best-of-Breed, d.h. eine Strategie für den Kauf von Software und Anwendungen, die auf dem Standpunkt beruht, dass man die besten Werkzeuge zur Lösung bestimmter Aufgaben zur Verfügung haben möchte.
- Best-of-Suite, d. h. eine Strategie für den Kauf von Software und Anwendungen, die auf dem Standpunkt beruht, dass Sie den größten Teil Ihres Engagements bei einem einzigen Anbieter konsolidieren möchten.
Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile, aber im Großen und Ganzen wird allgemein anerkannt, dass Best-of-Breed eine bessere Funktionalität in verschiedenen Nischenbereichen sowie eine höhere Flexibilität im Vergleich zu Best-of-Suite bietet.
Best-of-Breed - Vor- und Nachteile
Wenn Sie eine Best-of-Breed-Strategie verfolgen, gehen Sie davon aus, dass es Tools gibt, die in einem bestimmten Funktions- oder Nischenbereich die ausgefeiltesten Funktionen und ein unvergleichliches Benutzererlebnis bieten. Mit anderen Worten, die Terminologie "Best-of-Breed-System" bezieht sich auf "die beste Lösung innerhalb einer bestimmten Kategorie oder eines Nischenbereichs".
Wenn Sie sich für den Best-of-Breed-Weg entscheiden, konzentrieren Sie Ihren Technologie-Stack wahrscheinlich auf ein Finanzsystem als zentralen Knotenpunkt und verbinden von dort aus andere Systeme und Tools, die gegen die geschäftlichen Anforderungen und Bedürfnisse in verschiedenen Nischen und Prozesskategorien verstoßen. Auf diese Weise können Sie auf die Tools zurückgreifen, die sich in ihrem jeweiligen Bereich auszeichnen. Unterschätzen Sie nicht den Wert, den dies hat.
Die Hauptvorteile von Best-of-Breed sind zum einen ein hohes Maß an Flexibilität bei der Auswahl der besten Lösung und zum anderen die Unabhängigkeit zwischen den Tools. Wenn eine Komponente ausfällt, funktioniert der Rest noch.
Einer der Nachteile (oder Aufmerksamkeitsbereiche) bei Best-of-Breed ist, dass Ihr Technologie-Stack sehr umfangreich werden kann. Das bedeutet, dass Sie darauf achten sollten, wie Sie alles miteinander verknüpfen. Wenn es Ihnen nicht gelingt, die Daten effizient zwischen den Systemen fließen zu lassen, wird es mit der Berichterstattung, Konsolidierung und Anreicherung schnell schwierig werden. Außerdem haben Sie dann mehrere Anbieter und Verträge zu verwalten. Daher ist Integration ein Schlüsselwort, wenn Sie sich für eine Best-of-Breed-Strategie entscheiden. Und die Integration kann kompliziert werden, wenn Sie einen Stack haben, der aus vielen verschiedenen Tools für ebenso viele verschiedene Prozesse besteht. Zum Glück gibt es Antworten auf diese Fragen. Martin N. Brynnum von Bizbrains hat in diesem Blog-Beitrag ein paar interessante Aspekte zu diesem Thema aufgegriffen.
Best-of-Suite - Vor- und Nachteile
Wenn Sie sich für die Best-of-Suite-Lösung entscheiden, gehen Sie davon aus, dass ein einziger Vertrag mit einem großen Anbieter den größten Nutzen bringt. Viele ERP-Systeme solutions bieten durch Zusatzmodule erweiterte Funktionen, die andere Geschäftsprozesse abdecken. Die Realität sieht jedoch so aus, dass kaum ein Suite-basiertes System alle Anforderungen in Ihrem Unternehmen erfüllen kann.
Der Vorteil einer Best-of-Suite-Strategie besteht darin, dass Sie nur mit einem einzigen Anbieter zusammenarbeiten müssen. Daher ist es einfacher, die Beziehung und die Verträge zu verwalten. Auf der technischen Seite kann es einfacher sein, Fehler zu beheben, wenn etwas nicht funktioniert. Außerdem werden Sie und Ihre Benutzer höchstwahrscheinlich mit einer gemeinsamen Benutzeroberfläche arbeiten, anstatt zwischen mehreren Schnittstellen zu wechseln. Sie müssen sich jedoch darüber im Klaren sein, dass dies nicht unbedingt die beste Benutzererfahrung bietet.
Der Nachteil von Best-of-Suite ist, dass Sie in den meisten Fällen Kompromisse bei den Leistungsmerkmalen und Funktionen eingehen müssen, die mit Zusatzmodulen zum ERP-System einhergehen. Darüber hinaus birgt die Konsolidierung Ihres Engagements bei einem einzigen Anbieter auch Risiken. Wenn etwas ausfällt, kann das viele Benutzer betreffen. Sie werden auch Flexibilität einbüßen, da Best-of-Suite solutions oft sehr starr ist.
Welche Strategie sollten Sie im Bereich der Kostenverwaltung verfolgen?
In unserem Fachgebiet (oder Nischenbereich), dem Reise- und Spesenmanagement, stellen wir häufig fest, dass die Anbieter von ERP- oder Gehaltssystemen Zusatzmodule mit Funktionen zur Bearbeitung von Mitarbeiterausgaben anbieten. Manchmal wird dies sogar kostenlos angeboten. Die Formulierung "kostenlos" ist oft verlockend, vor allem, wenn Sie bereits für ein Best-of-Breed-Tool in dem betreffenden Bereich bezahlen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie die versteckten Kosten im Auge behalten, die unter dem Radar verschwinden, wenn Sie ein kostenloses (oder fast kostenloses) Tool mit eingeschränkter Funktionalität wählen. Der Preis ist in der Regel ein Parameter, auf den der ERP- oder Gehaltsanbieter setzt, und eine enge und einfache Integration ist oft der andere Parameter.
Bei der Bewertung der tatsächlichen TCO, der versteckten Kosten und der langfristigen Vorteile wird oft nicht deutlich, welche Vorteile ein Best-of-Suite-Ansatz im Bereich des Spesenmanagements bringt. Die Anbieter von ERP- und Gehaltssystemen konzentrieren sich in erster Linie auf ihr Kernprodukt, und in Bezug auf ein Reise- und Spesenmodul werden Sie keine Innovationsmöglichkeiten auf dem gleichen Niveau wie bei einem Best-of-Breed-Entwickler finden. Sie werden feststellen, dass Funktionen wie die Rückforderung ausländischer Mehrwertsteuer, die Einhaltung von Richtlinien, Robotik und künstliche Intelligenz, advanced Genehmigungsabläufe, komplexe Zuordnungsoptionen, Dimensionssplits usw. von einem ERP- oder Gehaltssystemmodul nicht unterstützt werden. Abgesehen davon folgt der Zugang zu neuen Funktionen oft 6- oder 12-monatigen Release-Zyklen, während Best-of-Breed-Anbieter mit viel häufigeren Releases arbeiten. Dies ermöglicht den Kunden einen viel schnelleren Zugang zu neuen Funktionen.
Die direkten Kosten, die mit dem Erwerb eines Zusatzmoduls für Ihr ERP- oder Gehaltssystem verbunden sind, mögen, wie erwähnt, gering erscheinen. Wir haben jedoch darauf hingewiesen, dass ein solches Modul in den meisten Fällen nicht den gleichen Grad an Automatisierung und Funktionalität bietet wie eine spezialisierte Software. Dies bedeutet, dass die Kosten (in Bezug auf die Prozesszeit) nicht in dem Maße gesenkt werden können, wie es mit einer Best-of-Breed-Lösung möglich ist. Auch die Analyse- und Controlling-Funktionen, sofern überhaupt vorhanden, bieten höchstwahrscheinlich keinen ausreichenden Einblick in die Ausgabenmuster eines Unternehmens. Dies schränkt die Möglichkeiten zur Optimierung und Aufdeckung von betrügerischem Verhalten in diesem Bereich ein.
In unserem Bereich stellen wir auch fest, dass die Kreditkartenanbieter beginnen, Add-ons in Form von Anwendungen mit Funktionen zur Verwaltung und Genehmigung von Mitarbeiterausgaben anzubieten. Dies ist vergleichbar mit Best-of-Suite, wie oben beschrieben, und es ist wahrscheinlich der Kreditkartenanbieter, der den größten Nutzen daraus zieht, indem er Sie enger an sich bindet. Wenn Sie irgendwann einmal die Zahlungskarten wechseln wollen, müssen Sie plötzlich auch das Spesensystem wechseln. Fragen Sie sich, ob das wünschenswert ist? Tun Sie sich stattdessen einen Gefallen und suchen Sie sich Kreditkartenanbieter, die eng mit unabhängigen Best-of-Breed-Anbietern zusammenarbeiten.
Letztendlich kommt es natürlich auf die Anforderungen Ihres Unternehmens in Bezug auf den Prozess der Reisekostenverwaltung an. Wir haben zum Beispiel Kunden, die die Möglichkeit benötigen, Ausgaben für mehr als 30.000 Dimensionen über ihre Kunden, Vorgänge und Projekte zuzuordnen. Sie werden kein Add-on für ein ERP- oder Gehaltssystem finden, das dies leisten kann. Und auch keine App eines Kreditkartenanbieters, die das kann. Es gibt natürlich Organisationen mit sehr einfachen Anforderungen an das Spesenmanagement. Sie kommen wahrscheinlich mit einem Zusatzmodul zu ihrem ERP- oder Gehaltssystem aus. Bei der Bewertung müssen Sie jedoch immer bedenken, dass sich die Anforderungen in Ihrem Unternehmen ständig weiterentwickeln und ändern. Deshalb zahlt es sich aus, wenn Sie bei der Abwägung zwischen Best-of-Breed und Best-of-Suite das Fernlicht einschalten.
