Wenn Sie in neue Software und Anwendungen für Ihr Unternehmen investieren und diese implementieren, stehen Sie wahrscheinlich auch vor der klassischen Abwägung zwischen zwei verschiedenen Strategien:
- Best-of-Breed, d.h. eine Strategie für den Kauf von Software und Anwendungen, die auf dem Standpunkt beruht, dass man die besten Werkzeuge zur Lösung bestimmter Aufgaben zur Verfügung haben möchte.
- Best-of-Suite, d. h. eine Strategie für den Kauf von Software und Anwendungen, die auf dem Standpunkt beruht, dass Sie den größten Teil Ihres Engagements bei einem einzigen Anbieter konsolidieren möchten.
Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile, aber im Großen und Ganzen wird allgemein anerkannt, dass Best-of-Breed eine bessere Funktionalität in verschiedenen Nischenbereichen sowie eine höhere Flexibilität im Vergleich zu Best-of-Suite bietet.
Best-of-Breed - Vor- und Nachteile
Wenn Sie eine Best-of-Breed-Strategie verfolgen, gehen Sie davon aus, dass es Tools gibt, die in einem bestimmten Funktions- oder Nischenbereich die ausgefeiltesten Funktionen und ein unvergleichliches Benutzererlebnis bieten. Mit anderen Worten, die Terminologie "Best-of-Breed-System" bezieht sich auf "die beste Lösung innerhalb einer bestimmten Kategorie oder eines Nischenbereichs".
Wenn Sie sich für den Best-of-Breed-Pfad entscheiden, konzentrieren Sie Ihren Technologie-Stack wahrscheinlich auf ein Finanzsystem als zentralen Knotenpunkt und verbinden von dort aus andere Systeme und Tools, um die Geschäftsanforderungen und -bedürfnisse in verschiedenen Nischen und Prozesskategorien zu erfüllen.
Auf diese Weise erhalten Sie die Werkzeuge, die in ihren jeweiligen Bereichen herausragend sind. Unterschätzen Sie den Wert nicht.
Die Hauptvorteile von Best-of-Breed sind:
- Ein hohes Maß an Flexibilität bei der Auswahl der besten Lösung.
- Unabhängigkeit zwischen den Werkzeugen.
- Wenn eine Komponente ausfällt, funktioniert der Rest weiterhin.
Einige der Nachteile (oder Problembereiche) von Best-of-Breed sind:
- Ihr Technologie-Stack kann umfangreich werden, was bedeutet, dass Sie darauf achten sollten, wie Sie alles zusammenführen.
- Wenn es Ihnen nicht gelingt, einen effizienten Datenfluss zwischen den Systemen zu gewährleisten, werden Berichterstellung, Konsolidierung und Anreicherung schnell schwierig.
- Sie müssen mehrere Lieferanten und Verträge verwalten.
Integration ist daher ein Schlüsselwort, wenn Sie sich für eine Best-of-Breed-Strategie entscheiden. Und der Integrationsteil kann kompliziert werden, wenn Ihr Stack aus vielen verschiedenen Tools für ebenso viele verschiedene Prozesse besteht.
Best-of-Suite - Vor- und Nachteile
Wenn Sie sich für die Best-of-Suite-Lösung entscheiden, glauben Sie, dass eine einzelne Zusammenarbeit mit einem großen Anbieter die meisten Vorteile bietet. Viele ERP-Lösungen bieten über Zusatzmodule erweiterte Funktionen, die andere Geschäftsprozesse berücksichtigen. Tatsächlich kann jedoch kaum ein Suite-basiertes System alle Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen.
Die Vorteile einer Best-of-Suite-Strategie sind:
- Sie müssen nur mit einem Lieferanten in Verbindung stehen, was die Verwaltung der Beziehung und der Verträge vereinfacht.
- Auf der technischen Seite kann es einfacher sein, Fehler zu beheben, wenn etwas nicht funktioniert.
- Sie und Ihre Benutzer werden höchstwahrscheinlich mit einer gemeinsamen Benutzeroberfläche arbeiten, anstatt zwischen mehreren Oberflächen zu wechseln. (Sie sollten sich jedoch darüber im Klaren sein, dass dies nicht unbedingt die beste Benutzererfahrung bietet.)
Die Nachteile von Best-of-Suite sind:
- In den meisten Fällen müssen Sie bei den Funktionen und Merkmalen der Zusatzmodule zum ERP-System Kompromisse eingehen.
- Die Konsolidierung Ihres Vertrags mit einem einzigen Anbieter birgt einige Risiken. Ein Ausfall kann viele Benutzer betreffen.
- Sie opfern Flexibilität, da Best-of-Suite-Lösungen oft sehr starr sind.
Überlegungen, die Sie anstellen sollten, bevor Sie sich für einen Ansatz entscheiden
In unserem Fachgebiet (oder Nischenbereich), dem Reise- und Spesenmanagement, sehen wir häufig, dass Anbieter von ERP-Systemen oder Gehaltssystemen Zusatzmodule mit Funktionen zur Verwaltung der Mitarbeiterausgaben anbieten. Manchmal werden diese sogar kostenlos angeboten.
Der Begriff „kostenlos“ kann oft verlockend wirken, insbesondere wenn Sie bereits für ein erstklassiges Tool in Ihrem Bereich bezahlen. Es ist jedoch wichtig, die versteckten Kosten zu berücksichtigen, die bei der Wahl eines kostenlosen (oder fast kostenlosen) Tools mit eingeschränkter Funktionalität entstehen.
Der Preis ist typischerweise ein Parameter, den ERP- oder Gehaltsanbieter berücksichtigen, während eine enge und einfache Integration oft der andere ist. Bei der Bewertung der tatsächlichen Gesamtbetriebskosten, der versteckten Kosten und der enthaltenen langfristigen Vorteile wird oft unklar, welche Vorteile ein Best-of-Suite-Ansatz im Spesenmanagement mit sich bringt.
Anbieter von ERP- und Gehaltssystemen konzentrieren sich in erster Linie auf ihr Kernprodukt. Bei einem Reise- und Spesenmodul werden Sie nicht die gleichen Innovationsmöglichkeiten finden wie bei einem Best-of-Breed-Entwickler. Vielmehr werden Sie feststellen, dass Funktionen wie die Rückerstattung ausländischer Mehrwertsteuer, die Einhaltung von Richtlinien, Robotik und künstliche Intelligenz, advanced Genehmigungsabläufe, komplexe Zuordnungsmöglichkeiten, Dimensionsaufteilungen usw. werden von einem ERP- oder Gehaltssystemmodul nicht unterstützt.
Darüber hinaus erfolgt der Zugriff auf neue Funktionen häufig in 6- oder 12-monatigen Release-Zyklen, während Best-of-Breed-Anbieter mit deutlich häufigeren Releases arbeiten. Dies ermöglicht den Kunden einen deutlich schnelleren Zugriff auf neue Funktionen.
Die direkten Kosten für ein Zusatzmodul für Ihr ERP- oder Gehaltssystem mögen, wie bereits erwähnt, gering erscheinen. Wir weisen jedoch darauf hin, dass ein solches Modul in den meisten Fällen nicht den gleichen Automatisierungsgrad und Funktionsumfang bietet wie eine spezialisierte Software.
Dies bedeutet, dass die Kosten (bezogen auf die Prozesszeit) nicht so weit gesenkt werden können wie mit einer Best-of-Breed-Lösung. Auch die Analyse- und Controlling-Funktionen, sofern überhaupt vorhanden, bieten höchstwahrscheinlich keinen ausreichenden Einblick in die Ausgabenmuster eines Unternehmens. Dies schränkt die Möglichkeiten zur Optimierung und zur Aufdeckung betrügerischen Verhaltens in diesem Bereich ein.
Welche Strategie sollten Sie im Bereich der Kostenverwaltung verfolgen?
In unserer Region beobachten wir auch, dass Kreditkartenanbieter Zusatzfunktionen in Form von Anwendungen mit Funktionen zur Verwaltung und Genehmigung von Mitarbeiterausgaben anbieten. Dies ist vergleichbar mit dem oben beschriebenen Best-of-Suite-Angebot, und wahrscheinlich profitiert der Kreditkartenanbieter am meisten davon, da er Sie stärker an sich bindet.
Wenn Sie irgendwann die Zahlungskarte wechseln möchten, müssen Sie plötzlich auch das Abrechnungssystem umstellen. Fragen Sie sich, ob das wünschenswert ist? Tun Sie sich stattdessen einen Gefallen und suchen Sie nach Kreditkartenanbietern, die eng mit unabhängigen Best-of-Breed-Anbietern zusammenarbeiten.
Letztendlich kommt es natürlich auf die Anforderungen Ihres Unternehmens an die Reisekostenverwaltung an. Wir haben beispielsweise Kunden, die die Möglichkeit benötigen, Ausgaben über 30.000 Dimensionen ihrer Kunden, Fälle und Projekte hinweg zuzuordnen. Sie werden kein ERP- oder Gehaltssystem-Add-on finden, das dies leisten kann. Ebenso wenig eine App eines Kreditkartenanbieters, die dies kann.
Natürlich gibt es Organisationen mit sehr einfachen Anforderungen an das Spesenmanagement. Diese kommen wahrscheinlich mit einem Zusatzmodul zu ihrem ERP- oder Gehaltssystem gut zurecht. Bei der Bewertung müssen Sie jedoch stets bedenken, dass sich die Anforderungen in Ihrem Unternehmen ständig weiterentwickeln und ändern. Deshalb lohnt es sich, bei der Abwägung zwischen Best-of-Breed und Best-of-Suite die Augen offen zu halten.
