Lieber CFO...
Die digitale Transformation ist eine Realität - und wenn Sie mich fragen, sage ich, dass es immer gesund ist, die Art und Weise, wie wir unsere Unternehmen führen, zu hinterfragen, indem wir unsere traditionellen Vorstellungen von einem bestimmten Arbeitsablauf in Frage stellen. Digitale Werkzeuge führen zu neuen Methoden, die unser Arbeitsleben vereinfachen. Vor allem Aufgaben wie die Erfassung von Mitarbeiterausgaben, aber auch die Art und Weise, wie wir uns Wissen aneignen und die Rentabilität unserer Mitarbeiter, unseres Unternehmens, unserer Kunden und Partnerschaften besser einschätzen können. Genauer gesagt, denke ich an die Art und Weise, wie wir die Kosten zwischen den Abteilungen, Projekten und Kunden des Unternehmens aufteilen und zuordnen. In Finance erhalten Sie verschiedene Arten von Kosten von Ihren Mitarbeitern, die Sie dann aufteilen und dem richtigen Konto zuordnen können. Ich glaube, dass der Einsatz von Technologie diesen Prozess intelligenter machen wird - und Sie gleichzeitig mit genaueren Ergebnissen erfreuen wird.
Ich habe es schon einmal gesagt. Der CFO von heute ist mehr als eine Verwaltungsfunktion, die in erster Linie für die traditionellen Aufgaben der Buchführung, Rechnungslegung und Berichterstattung zuständig ist. Sie sind ein Problemlöser und ein vertrauenswürdiger Berater des Unternehmens - und eine wichtige Ressource, die dazu beiträgt, die langfristige strategische Agenda festzulegen. Um Ihrer Verantwortung als CFO gerecht zu werden, müssen Sie mit den Möglichkeiten der Finanz- und Fintech-Branche Schritt halten - und sie als Motor für Ihren digitalen Wandel nutzen. Auf diese Weise werden Sie sich verbessern, und es wird Ihnen leichter fallen, präzise Rentabilitätsanalysen von Kunden und speziellen Aktivitäten durchzuführen. Und wer träumt nicht davon, das komplette Bild der Rentabilität eines Kunden zu sehen?
Der wahre Überblick
Die Prozesskostenrechnung (Activity Based Costing, ABC) ist eine bekannte Methode zur Zuordnung von Kosten zu bestimmten Aktivitäten, z. B. einem bestimmten Kunden. Um genau zu erkennen, welche Kunden profitabel oder nicht profitabel sind, müssen alle Kosten berücksichtigt werden. Dazu gehören wichtige Kosten, wie ein hohes Kundendienstniveau, aber auch kleinere Kosten wie Kilometergeld und Reisekosten der Mitarbeiter.
Um sich ein korrektes Bild vom Wert eines Kunden zu machen, braucht man Details zu allen Kosten. Genau hier wird es für manche Unternehmen schwierig. Transparenz und Rückverfolgbarkeit sind wichtig für den Umgang mit Kosten - und das kann ein schwieriger finanzieller Arbeitsablauf sein, wenn Ihre Daten nicht leicht zugänglich sind. Es bedarf eines Prozesses und eines Systems, das die Kosten erfasst, sobald sie anfallen, und sie dann sofort dem richtigen Konto zuordnet oder zuordnet. Auch hier sind es die digitalen Werkzeuge, die das Rampenlicht stehlen und Ihnen Vorteile verschaffen.
Digitale Handhabung und Maßkontrolle
Mit einem digitalen System, das Kostenerfassungen wie Reisekosten, Kilometerstand und Zeitaufwand für einen bestimmten Kunden abwickelt, können Sie die Buchhaltungsaufgabe an einen Endbenutzer oder einen Genehmiger übertragen. Die Dimensionen werden von Ihnen gewählt. Das bedeutet, dass die Zuweisung eines Aufwands zu einem bestimmten Kunden zur gleichen Zeit erfolgen kann, in der der Endbenutzer einen Aufwand registriert. Anders ausgedrückt, die Kosten werden in der gleichen Sekunde zugewiesen, in der sie anfallen. Dies gilt auch für Kostensplits. Sie können selbst bestimmen, ob der Endbenutzer, der Genehmiger oder die Finanzabteilung für eine prozentuale oder betragsmäßige Kostenaufteilung verantwortlich sein soll. Dadurch kann der Mitarbeiter die Kosten selbst dem richtigen Konto zuordnen.
Aber warum sollte die Finanzabteilung die Aufgabe der Zuweisung und Aufteilung nicht selbst übernehmen? Natürlich sollten nicht alle Kostenarten von einem Angestellten umgelegt werden, aber in einigen Situationen ist es sinnvoll. Die Methodik ist eine Überlegung wert, da sie eine genaue Kostenzuweisung ermöglicht. Gleichzeitig können die Arbeitsabläufe zwischen den Endbenutzern, den Genehmigern und der Finanzabteilung gestrafft und verkürzt werden. Reisekosten sind ein geeigneter Bereich, da sie typischerweise einen großen Teil der Unternehmenskosten ausmachen, die oft nicht genau zugewiesen werden. Wenn Sie die Rentabilität eines Kunden wirklich genau wissen wollen, müssen Sie diese Kostenart mit einbeziehen. Wie viele Kilometer fahren die Vertriebsmitarbeiter und Berater - und wie viele Reisekosten haben sie? - und auf welche Kunden beziehen sich diese Kosten genau?
Unter diesen besonderen Umständen ist es naheliegend, dass die Mitarbeiter eine Ausgabe noch in derselben Minute, in der sie die Ausgabe registrieren, anhand von Dimensionen zuordnen. Es ist unnötig und eine Zeitverschwendung, dies der Finanzabteilung zu überlassen. Der Mitarbeiter verfügt bereits über die erforderlichen Informationen, um die Kosten richtig zu verwalten. Denken Sie immer daran, dass es einfacher ist, Kosten zum Zeitpunkt ihres Entstehens zuzuordnen, als sie zu einem späteren Zeitpunkt zuzuordnen. Sie müssen aber auch bedenken, dass es eines Prozesses und eines Systems bedarf, um sie genau zu verwalten.
Ihr strategischer Mitspieler
Ein digitaler Prozess kann Ihr neuer strategischer Mitspieler sein, wenn es um das Finanzmanagement geht. Ein solider Arbeitsablauf und leicht zugängliche Informationen versetzen Sie in eine gute Position, um das Unternehmen über Kundenprioritäten und Aktivitäten zu beraten und gemeinsam mit Ihren Managementkollegen zukünftige Ziele zu definieren.
Außerdem erhalten Sie dadurch relevante Erkenntnisse über das interne Kundenverhalten. Dimensionskontrolle und Spesenerfassung sind für die digitale Dokumentation und Berichterstattung unerlässlich, sowohl rückwirkend als auch in Echtzeit. Das digitale Spesenmanagement macht es einfach, Fakten über das Ausgabeverhalten von Mitarbeitern, Abteilungen oder bestimmten Kostenarten zu sammeln. Der Aufwand für die Kontrolle der Mitarbeiterausgaben ist überschaubar, denn die Berichtsmöglichkeiten sind nur wenige Klicks entfernt.
Indem Sie den Weg der digitalen Transformation anführen, stärken Sie die Finanzprozesse des Unternehmens - und nicht zuletzt Ihre strategische Grundlage, um das Unternehmen in Bezug auf Rentabilität und zukünftige Ziele zu leiten und zu beraten.
Was kann man daran nicht mögen?
