In letzter Zeit habe ich mich sehr dafür interessiert, wie Robotic Process Automation (RPA) in verschiedenen Finanzprozessen eingesetzt werden kann. RPA ist ein ziemlich heißes Thema unter Führungskräften im Finanzbereich. Das hat natürlich mit dem Potenzial zu tun, sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben effektiv zu automatisieren und dadurch erhebliche Kosteneinsparungen oder die Freisetzung von Ressourcen für wertschöpfende Aufgaben zu ermöglichen.
Wie fängt man an?
Für manche mag es auch überwältigend klingen, ein RPA-Projekt zu starten, aber die Wahrheit ist, dass die für den Start benötigten Ressourcen nicht unbedingt so umfangreich sind. Ich glaube, dass RPA in Finanzprozessen bald von "nice to have" zu "need to have" für alle Arten von Organisationen werden wird. Es ist auch wichtig, dass Sie sich bewusst sind, dass, auch wenn Sie glauben (wahrscheinlich aufgrund Ihrer ersten Vermutung), dass ein bestimmter Prozess nicht für RPA geeignet ist, dann versuchen Sie, Ihr Gehirn ein wenig zu verdrehen und darüber nachzudenken, in welchen Teilen dieses Prozesses RPA angewendet werden kann. Glauben Sie mir, eine Gelegenheit lässt sich fast überall finden, und es ist tatsächlich eine gute Idee, mit einem Schritt-für-Schritt-Modell zu beginnen. Tatsache ist, dass einige der erfolgreichsten RPA-Implementierungen mit Teilen von Prozessen begonnen haben. Denken Sie aber auch daran, dass die rasante Entwicklung der Technologie eine zunehmende Verfeinerung von RPA ermöglichen wird - was heute noch weit weg scheint, wird morgen schon da sein.
RPA im Bereich Expense Management
Wir bei Acubiz sind im Fintech-Bereich tätig. Wir arbeiten ständig an der Weiterentwicklung unserer Expense Management Lösung. Diese beinhaltet auch RPA-Funktionen mit dem Ziel, die Prozesse der Transaktionsregistrierung und -autorisierung bis hin zur Buchhaltung und dem Controlling dieser Transaktionen zu optimieren und zu vereinfachen. Das alles zum Nutzen von Funktions- und Finanzleitern.
Wir sehen vor allem Chancen im Prozess der Buchhaltung und des Controllings. Durch die Integration von Funktionen, die automatisch zwischen normalem und abweichendem Verhalten der Benutzer unterscheiden können, ohne dass eine menschliche Kontrollfunktion involviert ist, können wir helfen, Zeit zu sparen. Und Zeitersparnis ist in der heutigen wettbewerbsorientierten Welt immer von Vorteil. Manchmal frage ich mich, warum bestimmte Mitarbeiter, z. B. Vertriebsmitarbeiter, einerseits die Befugnis erhalten, finanziell umfangreiche Verträge zu unterzeichnen, die das Unternehmen für mehrere Jahre binden (und manchmal mit erheblichen Risiken verbunden sind). Andererseits sind diese Mitarbeiter verpflichtet, Ausgaben unter 50 € zu genehmigen (und manuell kontrollieren zu lassen). Dies hängt natürlich mit den spezifischen Spesenrichtlinien innerhalb eines bestimmten Unternehmens zusammen, die eingehalten werden sollten. Aber meiner Meinung nach sind die manuellen Aufgaben im Zusammenhang mit der Kontrolle dieser Art von Transaktionen wirklich nicht sinnvoll und wir müssen Wege finden, diese Prozesse durch die Implementierung von RPA zu optimieren und zu vereinfachen.
Der "Acubot"
Wie bereits erwähnt, hat Acubiz mit dem Company Policy Manager bereits die ersten Schritte in diesem Bereich unternommen. Er wird nämlich von einem Roboter gesteuert (wir haben ihn Robert genannt und er ist unser "Acubot"), der die meisten Controlling-Aufgaben im Zusammenhang mit der Ausgabenverwaltung übernehmen kann. Und diese sind bekanntermaßen zeitaufwändig. Dank dieser Funktion setzen mehrere unserer Kunden RPA ein, um zwei Drittel ihrer Aufgaben im Bereich der Kostenkontrolle zu erledigen. Das ist cool! Wenn Sie eine Finanzabteilung leiten, haben Sie wahrscheinlich eine ziemlich gute Vorstellung davon, wie viel Zeit Sie derzeit für diese Art von Aufgaben aufwenden. Ich bin mir auch sicher, dass Sie Ihren internen Stundensatz auf den Cent genau kennen. Dann ist es ein Leichtes, Ihr Einsparungspotenzial zu berechnen, wenn Sie in einen Roboter investieren, der den Großteil des Controllings übernimmt.
Dies ist jedoch erst der Anfang, und wir werden uns weiterhin auf die Weiterentwicklung der RPA-Funktionen innerhalb unserer Lösung konzentrieren und in diese investieren - zum Nutzen aller Acubiz EMS-Nutzer.
