Wir von Acubiz sind auf einer Mission. Eine Mission, deren Ziel es ist, die administrativen Prozesse für Unternehmen und ihre Mitarbeiter zu vereinfachen. Dies kann auf viele Arten geschehen, und unser Kernbereich ist das Expense Management.
Beim Spesenmanagement geht es um die geschäftsbedingten Ausgaben, die viele Mitarbeiter im Rahmen ihrer Arbeit tätigen. Paradoxerweise und ziemlich lustig ist jedoch, dass jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter eine Ausgabe hat, mehr Arbeit im Zusammenhang mit der Dokumentation, Rechtfertigung, Kontrolle, Genehmigung, Buchhaltung, Abrechnung und manchmal der Abrechnung der Ausgabe entsteht. Unser Ziel ist es, den gesamten Prozess der Spesenabrechnung zu digitalisieren und zu automatisieren, von dem Moment an, in dem sie anfallen, bis zu dem Moment, in dem sie in die Bücher eingetragen werden.
In diesem Blogbeitrag konzentriere ich mich auf die Ausgaben, die mit Firmenkarten bezahlt werden, und erkläre, wie Sie eine vollständige digitale Wertschöpfungskette rund um die Reise einer Ausgabe erstellen können - von der Transaktion bis zur Buchhaltung.
Die schwarzen Löcher
Die Überschrift dieses Abschnitts und der Begriff "schwarze Löcher" im Zusammenhang mit Transaktionen mit Firmenkarten stammen von unserem Freund Lars Kristoffersen. Lars arbeitet als Cash Manager bei Nordea und berät unter anderem Geschäftskunden bei der Verwendung von Firmenkarten. Kürzlich benutzte Lars diese Analogie bei einer Sitzung, die wir mit Nordeas Cash Management Team über unser gemeinsames Angebot mit First Card und Acubiz abhielten, und ich denke, dass sie genau zutrifft.
Wie ich eingangs beschrieben habe, fällt jedes Mal mehr Arbeit an, wenn ein Mitarbeiter eine Firmenkarte benutzt. Die Arbeit besteht darin, jede Transaktion mit den Informationen anzureichern, die erforderlich sind, um die Ausgaben korrekt zu verbuchen. Dies hängt sowohl mit den rechtlichen Anforderungen als auch mit den spezifischen Anforderungen und Regeln des Unternehmens zusammen. Um es mit Lars' Worten auszudrücken, können die fehlenden Informationen als "schwarze Löcher" bezeichnet werden, und bei der Datenanreicherung für jede Transaktion geht es einfach darum, die "schwarzen Löcher" zu füllen.
Wenn Ausgaben mit einer Firmenkarte bezahlt werden, sind bestimmte Informationen bereits digital verfügbar. Dies sind zum Beispiel Informationen wie Datum und Uhrzeit der Transaktion, Währung und Händlerinformationen (über MCC-Codes). Natürlich sind diese Daten auf dem weiteren Weg zur Buchhaltung sehr nützlich, aber es werden noch weitere Informationen benötigt.
Welche Art von Informationen können dann als schwarze Löcher bezeichnet werden? Nun, wenn wir mit dem rechtlichen Aspekt beginnen, dann ist der Beleg für eine bestimmte Ausgabe wichtig. Nach dem dänischen Buchführungsgesetz muss der Ausgabenbeleg oder eine Kopie davon (sie kann digital sein) 5 Jahre lang aufbewahrt werden. Die anderen "schwarzen Löcher" beziehen sich auf die Struktur und die Anforderungen jeder Organisation an die Buchführung und die zusätzliche Dokumentation der Ausgaben. Die eigentliche Buchführung kann von einem einfachen Kontenplan bis hin zu einer komplexeren Buchführung reichen, z. B. mit Zuweisungsanforderungen für bestimmte Abteilungen, Projekte oder Kunden, angesichts der Komplexität und Struktur in Bezug auf die finanziellen Dimensionen. Abgesehen davon kann es auch "schwarze Löcher" im Zusammenhang mit der Dokumentation für die Genehmigung von Ausgaben geben - typischerweise von Mitarbeitern über einen oder mehrere Manager.
Wenn wir auf die Buchführung und Rechnungslegung zurückkommen, dann ist dies eine Aufgabe, die traditionell in der Finanzabteilung liegt. Wenn es jedoch um Ausgaben geht, die mit Firmenkarten bezahlt werden, schlage ich vor, dass diese Aufgabe an den Karteninhaber delegiert wird - die "schwarzen Löcher" sollten in dem Moment gefüllt werden, in dem eine Ausgabe entsteht.
Eine digitale Wertschöpfungskette
Wie schaffen Sie die digitale Wertschöpfungskette, die Ihre Unternehmenskarten mit Ihrem ERP- oder Finanzsystem verbindet? Und wie können Ihre Mitarbeiter die Buchführung und Abrechnung ihrer Ausgaben selbst übernehmen? Nun, Sie finden ein Tool, das das kann:
- Abrufen von Transaktionsdaten von Ihren Unternehmenskarten.
- Erleichtern Sie es dem Benutzer/Karteninhaber, durch einfache Aktionen die "schwarzen Löcher" zu füllen.
- Liefern Sie buchhaltungsreife Daten für Ihr ERP- oder Finanzsystem.
An dieser Stelle kommt natürlich eine Lösung wie die unsere ins Spiel, und die nachstehende Abbildung skizziert die Kette.
Bei der Suche nach einem Werkzeug, das Ihnen bei der Erstellung dieser Kette helfen kann, gibt es viele Dinge zu recherchieren und zu berücksichtigen. Aber für den Anfang ist es wichtig, dass Sie über Folgendes nachdenken:
- Benutzerfreundlichkeit – das Tool muss einfach und intuitiv zu bedienen sein, sonst werden Sie nie Vertriebsmitarbeiter haben, consultant etc. erledigen die Spesenbuchhaltung und -buchhaltung für Sie.
- Sicherheit - Denken Sie daran, dass das Tool Zahlungskarten- und Transaktionsdaten verarbeiten wird. Dies muss auf sichere Weise geschehen.
- Funktionen und Integrationsmöglichkeiten - schauen Sie sich Ihre anderen mitarbeiterbezogenen Ausgaben an, z. B. in Bezug auf Kilometergeld oder private Ausgaben für Mitarbeiter ohne Firmenkarten. Vergewissern Sie sich, dass die Lösung über Funktionen und Perspektiven verfügt, um mehrere Dinge zu handhaben. Integrationsoptionen sind natürlich wichtig - wenn das Tool keine Verbindung zu Ihren spezifischen Unternehmenskarten oder Ihrem spezifischen Finanzsystem herstellen kann, stehen Sie wieder am Anfang.
Sie wissen wahrscheinlich, wie Verkäufer normalerweise sind, und fragen dann vielleicht noch einmal nach, ob es "wirklich möglich" ist, sie eine korrekte Buchführung über die Ausgaben machen zu lassen? Nun, die Antwort lautet: Ja, es ist durchaus möglich, vorausgesetzt, man macht es auf die richtige Weise. Lesen Sie, was Per Baltsen, CFO bei Dansk Brandteknik A/S, dazu zu sagen hat.
"Eine Karte voller Technologie"
Eine Expense Management Lösung hat viele Facetten, aber eine, die ich oft verwende, ist, dass sie es Ihnen ermöglicht, Ihren Firmenkarten mehr Macht zu geben - sogar Superkräfte! Sie werden die Karten buchstäblich mit einer Technologie aufrüsten. Technologie, die die Karten intelligenter macht. Technologie, die es einfach macht, die schwarzen Löcher zu füllen. Technologie, die es Ihnen ermöglicht, die Kette zu erstellen, die ich in diesem Blogbeitrag skizziert habe. Technologie, die Ihrem Unternehmen eine Menge Zeit spart - sowohl in den Finanzabteilungen als auch bei den Nutzern/Karteninhabern.
Anders ausgedrückt: Wenn wir über die Ausgaben sprechen, die mit Firmenkarten bezahlt werden, übernehmen die Karten den größten Teil der Buchhaltung für Sie! Die Karten helfen auch Ihren Verkäufern, Beratern und anderen Nutzern, den Überblick über ihre Belege und Spesenbelege zu behalten.
