Bavarian Nordic and Acubiz save time and ensure full compliance to Sunshine Act

Wenn unsere Kunden vor einer Herausforderung stehen und sich an uns wenden, um Hilfe und Beratung zu erhalten, machen wir uns sofort an die Arbeit. Bavarian Nordic wandte sich an uns, da die Umsetzung der regulatorischen Anforderungen gemäß dem „Physician Payments Sunshine Act“ einen hohen Verwaltungsaufwand mit sich brachte. Insbesondere die Zuordnung von Ausgaben zu bestimmten Ärzten, Kliniken und anderen medizinischen Fachkräften stellte für die Mitarbeiter von Bavarian Nordic eine sehr zeitaufwändige Herausforderung dar. Gemeinsam fanden wir jedoch eine Lösung, die es einfacher und schneller machte, die Ausgaben zu dokumentieren, die im Zusammenhang mit Besuchen bei Kunden, Partnern usw. entstanden waren.

TL;DRBavarian Nordic ging eine Partnerschaft mit Acubiz ein, um die administrative Herausforderung zu bewältigen, Ausgaben bestimmten Fachkräften im Gesundheitswesen zuzuordnen, wie es der „Physician Payments Sunshine Act“ und der EFPIA-Offenlegungskodex vorschreiben. Aus dieser Zusammenarbeit entstand eine digitale Lösung, mit der sich finanzielle Beziehungen zwischen Mitarbeitern von Pharmaunternehmen und ihren Ansprechpartnern im Gesundheitswesen schneller und genauer dokumentieren lassen.

Was ist der „Physician Payments Sunshine Act“?

Der „Physician Payments Sunshine Act“ ist eine US-amerikanische Rechtsvorschrift, die darauf abzielt, die Transparenz in den finanziellen Beziehungen zwischen Angehörigen der Gesundheitsberufe und der Pharmaindustrie zu erhöhen. Pharmahersteller und -vertreiber wie Bavarian Nordic müssen Ausgaben im Zusammenhang mit medizinischen Einrichtungen, Apotheken, Forschern und anderen Gesundheitsdienstleistern erfassen und dokumentieren. Innerhalb der EU gilt der EFPIA-Offenlegungskodex, und die Mitarbeiter von Bavarian Nordic in Dänemark und anderen europäischen Ländern unterliegen daher diesem Kodex.

Finanzielle Beziehungen zwischen Angehörigen der Gesundheitsberufe und der Pharmaindustrie sind weit verbreitet und können alles umfassen, von Bewirtungen über Beratungs- oder Vortragshonorare bis hin zu direkter Forschungsförderung. Um neue Medikamente zu entwickeln, die die Gesundheit verbessern und Leben retten, müssen Pharmaunternehmen mit externen Experten zusammenarbeiten, darunter Forscher, die die wissenschaftliche Entwicklung neuer Präparate support , und Ärzte, die wissen, wie diese in der klinischen Praxis eingesetzt werden. Der Zweck des „Physician Payments Sunshine Act“ besteht darin, finanzielle Beziehungen zwischen einzelnen Angehörigen der Gesundheitsberufe und den Pharmaherstellern transparenter zu gestalten und damit die Glaubwürdigkeit zu stärken.

Vor welcher Herausforderung stand Bavarian Nordic?

Die Mitarbeiter von Bavarian Nordic stehen häufig in Kontakt mit medizinischen Einrichtungen, Apotheken, Forschern usw. In diesem Zusammenhang entstehen ihnen Ausgaben, die sowohl gemäß den eigenen Unternehmensrichtlinien sowie den „Physician Payments Sunshine Act“. Bavarian Nordic nutzt Acubiz für Kostenmanagement und fragten uns daher, ob wir ihnen dabei helfen könnten, bei der Erfassung einer Ausgabe die Suche nach dem richtigen medizinischen Fachpersonal zu vereinfachen.

Die Liste der medizinischen Fachkräfte, mit denen Bavarian Nordic weltweit in Kontakt steht, ist lang. Tatsächlich ist sie so lang, dass sie mehr als hunderttausend medizinische Fachkräfte umfasst. Bislang wurde die Liste in der mobilen App „Acubiz One“ selbst verwaltet und aktualisiert, wobei die Auswahlkriterien als Ladedimensionen in einer Liste bereitgestellt wurden. Diese Lösung hat zwar funktioniert, ist jedoch sowohl beim Laden der Dimensionen für die Nutzer als auch bei der Aktualisierung der zahlreichen Dimensionswerte für die Finanzabteilung.

LiveSearch erwies sich als die Lösung

Angesichts der Vielzahl an Werten ist es nicht verwunderlich, dass das Laden und Aktualisieren dieser Daten beim Start von Acubiz One einige Zeit in Anspruch nimmt. Gemeinsam haben Bavarian Nordic und Acubiz eine Lösung entwickelt, bei der alle Dimensionswerte in der Cloud verwaltet und in Echtzeit abgerufen werden können – direkt über die Acubiz One-App. Wir nennen diese Lösung „LiveSearch“ und sie macht die Suche nach einzelnen medizinischen Fachkräften deutlich schneller und einfacher – ganz nach Bedarf.

LiveSearch kommt Bavarian Nordic zugute. Es ist jedoch auch für eine Vielzahl unserer anderen Kunden von Nutzen. LiveSearch ist besonders relevant und wertvoll für projektorientierte Unternehmen mit vielen Projekten, Fällen, Kunden, Auftraggebern usw., bei denen Spesen abgerechnet werden müssen. Die Mitarbeiter profitieren von einer deutlich schnelleren Bearbeitung bei der Erfassung der einzelnen Spesen.

Die LiveSearch-Funktion ist einzigartig in der Spesenmanagement Kategorie und ermöglicht eine äußerst schnelle und effiziente End-to-End-Verarbeitung von Spesenabrechnungen, wobei komplexe und umfassende Verrechnungsroutinen für den einzelnen Mitarbeiter Teil des Prozesses sind.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der „Physician Payments Sunshine Act“ und für wen gilt er?

Der Sunshine Act ist ein US-amerikanisches Gesetz, das Pharmahersteller und -vertreiber verpflichtet, alle finanziellen Beziehungen zu Angehörigen der Gesundheitsberufe zu erfassen und zu dokumentieren, darunter Bewirtungen, Beratungshonorare und Forschungsförderungen. Innerhalb der EU gelten für in Europa tätige Pharmaunternehmen durch den EFPIA-Offenlegungskodex entsprechende Transparenzanforderungen.

Vor welcher Herausforderung stand Bavarian Nordic bei der Einhaltung des Sunshine Act?

Die Mitarbeiter von Bavarian Nordic stehen in regelmäßigem Kontakt mit medizinischen Einrichtungen, Apotheken und Forschern. Die manuelle Zuordnung der einzelnen Ausgaben zu den jeweiligen medizinischen Fachkräften oder Einrichtungen war äußerst zeitaufwendig. Angesichts des hohen Volumens an Kontakten stellte dies einen erheblichen Verwaltungsaufwand dar, der eine systematische digitale Lösung erforderte.

Wie hat Acubiz Bavarian Nordic dabei unterstützt, die Vorgaben des Sunshine Act einzuhalten?

Acubiz hat gemeinsam mit Bavarian Nordic eine Lösung entwickelt, mit der Mitarbeiter Ausgaben bereits bei der Erfassung ganz einfach bestimmten medizinischen Fachkräften zuordnen können. Dadurch wurde der Dokumentationsprozess schneller und genauer, wodurch sich der manuelle Aufwand für die Erstellung der Offenlegungen verringert hat.

Welche Arten von Ausgaben müssen Pharmaunternehmen gemäß dem Sunshine Act offenlegen?

Die Offenlegungen müssen alle finanziellen Vorteile umfassen, die medizinischen Fachkräften gewährt werden, darunter Verpflegung, Unterkunft, Reisekosten, Vortragshonorare, Beratungshonorare und Forschungsgelder. Damit sollen alle finanziellen Beziehungen sichtbar gemacht werden, die möglicherweise klinische Entscheidungen oder das Verschreibungsverhalten beeinflussen könnten.

Kann ein herkömmliches Spesenmanagementsystem die Anforderungen des Sunshine Act erfüllen?

Nicht ohne entsprechende Konfiguration. Die Einhaltung des Sunshine Act setzt voraus, dass jede Ausgabe bei der Erfassung einem bestimmten medizinischen Fachpersonal oder einer bestimmten Einrichtung zugeordnet und Berichte in dem für die behördliche Offenlegung vorgeschriebenen Format erstellt werden können. Dies erfordert eine speziell darauf zugeschnittene Konfiguration, die Acubiz für Bavarian Nordic entwickelt hat.