Durch die Kombination von Firmenkreditkarten und Automatisierung hat Acubiz die Notwendigkeit einer unnötigen Überprüfung von Ausgaben, die den gesetzlichen Vorschriften und den nationalen Unternehmensrichtlinien entsprechen, beseitigt.
Die gute alte Reisekostenabrechnung, die nach einer erfolgreichen Geschäftsreise vom Unternehmen genehmigt werden muss, wird bald der Vergangenheit angehören.
Das gilt nicht nur für die traditionelle, manuelle Abrechnung mit Excel-Tabellen und einem Stapel Quittungen von der Fahrt nach München. Es gilt auch für die neuere digitale Abrechnung mit visueller Dokumentation in elektronischem Format - oft unter Einbeziehung von mit dem Smartphone fotografierten Belegen. Das dänische Fintech-Unternehmen Acubiz hat mit der Nutzung von Kreditkarteninformationen und Automatisierung die Entwicklung auf die nächste Stufe gebracht, so dass die Freigabe visueller Belege in elektronischer Form oft völlig überflüssig ist.
Acubiz nennt es "Fast Track", wenn Ausgaben automatisch und in Echtzeit für die Buchhaltung verbucht werden können, weil sie allen gesetzlichen Anforderungen sowie den Spesenrichtlinien des Unternehmens entsprechen.
"90 Prozent unserer Kunden nutzen Fast Track, das für uns zum neuen Standard geworden ist, während die traditionelle Reisekostenabrechnung mit digitaler Dokumentation bereits der Vergangenheit angehört. Fast Track und die traditionelle Reisekostenabrechnung können aber weiterhin kombiniert werden, wann immer dies sinnvoll ist", sagt Kim Pawrup, CSO bei Acubiz.
Direkte Buchhaltung
Mit Acubiz können Quittungen auf zwei Arten bezahlt werden: die traditionelle Auszahlung durch den Mitarbeiter in bar oder mit seiner eigenen Karte oder als Zahlung mit einer Firmenkreditkarte. Die erste Option erfordert eine nachträgliche Genehmigung durch die Finanzabteilung. Viele Unternehmen setzen jedoch einen Bagatellbetrag für Ausgaben fest, damit keine Zeit für unnötige Überprüfungen aufgewendet werden muss. Die zweite Option ist digital und kann in Übereinstimmung mit den Buchhaltungsvorschriften, den Steuervorschriften und den unternehmenseigenen Richtlinien automatisiert werden.
"Die digitale Spur gibt Aufschluss darüber, wo die Unternehmenskarte verwendet wurde, wie viel ausgegeben wurde, welche Währung verwendet wurde und wann die Transaktion stattfand. Die Informationen ermöglichen es, die Genehmigung und die Buchhaltung zu automatisieren, denn wenn Sie in der App die Informationen auf der Grundlage des elektronischen Protokolls bestätigen, können viele Dinge bereits abgehakt werden. Natürlich können wir die Lösung auch so einrichten, dass Sie ein Foto machen und die Dokumentation manuell anhängen. Wenn der Mitarbeiter einen Kauf bestätigt, der unter die Kriterien für Ausgabengrenzen und -zwecke fällt, die das Unternehmen selbst im System definiert hat, ist es relevant zu fragen, ob weitere Personen diese Dokumentation einsehen müssen. Stattdessen kann sie direkt im Finanzsystem des Unternehmens gebucht werden, das in die Lösung integriert ist. In einigen Ländern ist es gesetzlich vorgeschrieben, den Originalbeleg aufzubewahren, aber die meisten Benutzer unserer Lösung können den Beleg wegwerfen, sobald er registriert ist", erklärt Kim Pawrup.
Viele Unternehmen entscheiden sich für eine stichprobenartige Überprüfung der Ausgaben nach Kostenart. Zum Beispiel werden zehn Prozent der automatisch gebuchten Ausgaben stichprobenartig überprüft.
Die elektronische Spur
Während eine Quittung über eine mit Bargeld bezahlte Ausgabe eine visuelle Überprüfung erfordert, um genehmigt zu werden, kann die Überprüfung von Transaktionen mit Firmenkreditkarten vollständig digital erfolgen. Wenn der Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte verwendet, ist es einfach, Transaktionen zu erkennen, die gegen die Reiserichtlinien des Unternehmens verstoßen oder sogar illegal sein könnten. Bestätigt der Mitarbeiter Inhalt und Zweck der Unterlagen nicht, fordert die App diese an, sobald die Transaktion abgeschlossen ist.
Eine falsch kategorisierte Ausgabe wird erkannt, wenn ihre Dokumentation mit dem elektronischen Pfad abgeglichen wird, der zu dem Ort zurückführt, an dem die Karte verwendet wurde. Alle Orte, an denen Sie Kreditkarten einsetzen können, sind mit einem Branchencode (dem sogenannten MCC-Code) registriert, der die Art des Händlers angibt.
"Wir steigen in den Prozess ein, sobald das Geld ausgegeben wurde, aber wir können sofort sehen, ob das Geld falsch ausgegeben wurde und den Genehmiger im Unternehmen in Echtzeit darauf aufmerksam machen. Das Unternehmen kann sogar Einschränkungen festlegen, für welche MCC-Codes die Karte verwendet werden kann.
Dynamische Reiserichtlinie
Das Unternehmen kann seine Acubiz-Lösung an seine spezifischen Anforderungen anpassen. Bestimmte Arten von Ausgaben können automatisch gebucht werden, während andere noch genehmigt werden müssen. Das Unternehmen kann auch spezifische Regeln für jeden seiner Mitarbeiter festlegen.
"Man kann viele verschiedene Abhängigkeiten einrichten, und alles dreht sich darum, die unnötige Verschwendung von Ressourcen im Unternehmen zu vermeiden. Man kann vermeiden, dass man Zeit damit verbringt, nach Dingen zu suchen, die bereits gegeben sind. Die Kombination von Firmenkreditkarten und Automatisierung stärkt die Buchhaltung und die Einhaltung von Vorschriften, und die Reiserichtlinie des Unternehmens wird zu einem dynamischen Instrument zur Verhaltensregulierung - und all das geschieht in Echtzeit."
Über Acubiz
Wir sind spezialisiert auf die digitale Abwicklung von Reisekosten, Spesenabrechnungen, Lieferantenrechnungen, Kilometergeld, Aufwandsentschädigungen, Zeiterfassung usw. Wir wurden 1997 gegründet und haben derzeit Kunden in 43 Ländern. Acubiz wird von einer Vielzahl von Unternehmen genutzt, vom Ein-Mann-Betrieb mit einem einzigen Benutzer bis hin zu Großunternehmen mit 15.000 Benutzern. Wir haben Vereinbarungen mit allen Anbietern von Firmenkreditkarten. Außerdem ermöglicht Acubiz die automatische Rückerstattung der ausländischen Mehrwertsteuer.
