Mit diesem Blogbeitrag mache ich dort weiter , wo ich vor einiger Zeit aufgehört habe, und beschäftige mich ein wenig mehr mit der Idee der digitalen Buchhaltung. Diesmal werde ich mich mit dem Outsourcing von Finanzoperationen befassen. Outsourcing kann in der Tat ein gangbarer Weg für Unternehmen sein, die sich auf die Beschleunigung der Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse konzentrieren. Allerdings ist es wichtig, dass Sie den richtigen Outsourcing-Partner wählen, wenn Sie Outsourcing im Zusammenspiel mit Technologie, Digitalisierung und Automatisierung denken - denn schon jetzt kann ich verraten, dass nicht alle Anbieter über ein durchdachtes Technologie-Setup verfügen.
Outsourcing der Finanzabteilung
Die meisten Unternehmensleiter kennen Outsourcing in verschiedenen Zusammenhängen und wissen, was das Konzept bedeutet. Outsourcing bedeutet, wie wir alle wissen, dass ein Unternehmen bestimmte Aufgaben einem externen Anbieter überlässt. Es handelt sich dabei um Aufgaben, die sonst intern im Unternehmen erledigt werden würden. Outsourcing wird von Unternehmen aller Art und Größe genutzt, und wenn es um die Finanzfunktion und ihre Verwaltungsaufgaben geht, ziehen immer mehr Unternehmen eine Auslagerung in Betracht.
Der Grund dafür ist, dass die Unternehmen ihre Ressourcen auf ihre Kernbereiche konzentrieren wollen, und eine Finanzfunktion kann schnell komplex und anspruchsvoll werden, wenn sie intern betrieben wird. Wenn wir uns die Finanzfunktion ansehen, können mehrere Teilprozesse ausgelagert werden. In der Regel werden die Buchhaltung und die Lohnbuchhaltung ausgelagert.
Die eigentliche Auswahl eines Outsourcing-Partners ist zu einem großen Teil eine Frage des Vertrauens. Es liegt auf der Hand, dass eine starke Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Outsourcing-Partner aufgebaut werden muss. Ich behaupte aber auch, dass es noch andere wichtige Faktoren gibt, die zu berücksichtigen sind. Zum Beispiel die Technologie, die ein bestimmter Anbieter einsetzt, und wie er sie in Bezug auf den Kunden aktiviert. Darauf werde ich später in diesem Beitrag zurückkommen.
Die Vorteile des Outsourcings
Zeit- und Ressourceneinsparungen sind die beiden offensichtlichen Vorteile des Outsourcings. Wie ich bereits erwähnt habe, können Sie als Unternehmensleiter Ihre Ressourcen auf das Wachstum konzentrieren, wenn Sie eine oder mehrere Verwaltungsaufgaben einem externen Partner überlassen.
Natürlich ist der Betrieb einer ausgelagerten Einrichtung mit Kosten verbunden, aber der Vorteil ist die Flexibilität in Bezug auf Personalkosten, Abwesenheit und Urlaub, Kündigungen usw. All dies liegt in der Verantwortung des Outsourcing-Partners. Außerdem ist es in einer Outsourcing-Konstellation relativ einfach, die Zahl der Mitarbeiter zu erhöhen oder zu verringern, was in der Regel während einer Wachstumsphase von Vorteil ist. Dies hängt natürlich von den Fähigkeiten und Kapazitäten des Outsourcing-Anbieters ab. Unterm Strich kann es in vielen Fällen billiger sein, einen Finanzbereich auszulagern, als ihn intern zu betreiben.
Outsourcing und Digitalisierung
Okay, die Idee, Ihre Finanzabteilung ganz oder teilweise auszulagern, ist also gewachsen und hat Gestalt angenommen. Wenn Sie noch nicht über Digitalisierung und Automatisierung nachgedacht haben, dann empfehle ich Ihnen dringend, dies zu tun. Wie ich bereits erwähnt habe, müssen Sie eine Meinung dazu haben, wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Finanzabteilung einem externen Partner anzuvertrauen. Die meisten Outsourcing-Anbieter nutzen eine Reihe digitaler Tools zur Bewältigung der Aufgabe, und ein weiterer Vorteil des Outsourcing ist, dass Sie Zugang zur Technologie erhalten. Es ist jedoch wichtig, dass Ihr Anbieter die richtige solutions aus den Regalen auswählt.
Gemeinsam müssen Sie und Ihr Outsourcing-Partner dafür sorgen, dass die digitale Buchführung etabliert wird. Wenn wir zum Beispiel über die Kreditorenbuchhaltung sprechen, bin ich kein Fan von Anbietern, die ihre Kunden einfach anweisen, Belege und andere Dokumente ohne jegliche Struktur abzuladen. Für Sie als Kunde ist das natürlich einfach, aber bei Ihren Outsourcing-Partnern entstehen dadurch Stapel und Belege, und eine Folge davon ist, dass Sie bei der Berichterstattung über Ihre Zahlen Verzögerungen erleben werden. Mit anderen Worten: Sie werden nicht in der Lage sein, Ihr Unternehmen auf der Grundlage aktueller Finanzdaten zu steuern. Und das kann ich nicht empfehlen.
Nein, der richtige Weg ist, dass Ihr Outsourcing-Partner Ihnen intuitive digitale Werkzeuge zur Verfügung stellt. Werkzeuge, die von Ihren "Frontline"-Mitarbeitern leicht zu bedienen sind. Tools, die es beim ersten Mal einfach machen, Belege, Rechnungen, Spesen, Auszahlungen, Genehmigungen, Zeit- und Abwesenheitserfassung usw. zu verwalten. Danach kümmert sich Ihr Outsourcing-Partner um die korrekte Buchführung und Rechnungslegung, die Spesenabrechnung, den Abgleich von Firmenkartentransaktionen, die Mehrwertsteuerabrechnung, die Lohnbuchhaltung, die Urlaubsabrechnung usw.
Der Punkt ist, dass eine digitale Kette zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrem Outsourcing-Partner - von der Transaktion bis zur Buchhaltung - aufgebaut werden muss. Der große Vorteil dabei ist, dass Sie Zugang zu viel präziseren und aktuelleren Finanzdaten für Ihr Unternehmen erhalten.
Ich habe ein paar Vorschläge für Anbieter, die mit einer digitalen Denkweise arbeiten:
- Amesto - breit angelegter nordischer Anbieter von BPO-Dienstleistungen im Finanzbereich, Technologie und Verwaltung
- - 1-Office - in Dänemark ansässiger Anbieter von Dienstleistungen im Bereich Finanzen und Verwaltung.
- Basico - Beratungsunternehmen mit Sitz in Dänemark, das auch BPO-Dienstleistungen im Finanzbereich anbietet.
- Inforevision - Dänisches Wirtschaftsprüfungsunternehmen, das auch Dienstleistungen für Unternehmen anbietet, z. B. Buchhaltung und Lohnbuchhaltung.
Darüber hinaus kann ich auch einige unserer fortschrittlichen finnischen Freunde erwähnen:
- Integrata - Finnischer Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungen und HR-Dienstleistungen
- Staria - weltweiter Anbieter von Dienstleistungen im Bereich Finanzen und HR.
Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass die Auslagerung der Finanzabteilung Ihnen Zeit, Geld und Ressourcen sparen kann. Entscheidend ist jedoch, dass Sie sich mit einem Partner zusammentun, der mit einer digitalen Denkweise arbeitet und Ihnen solide digitale Werkzeuge zur Verfügung stellt. Tools, die die vollständige Digitalisierung der Finanzprozesse erleichtern können.
