Okay, so the idea of outsourcing your finance department fully or partly has grown and taken shape.
TL;DRDas Outsourcing von Finanzprozessen kann die Digitalisierung in Unternehmen beschleunigen, die ihre Ressourcen auf ihre Kerngeschäftsbereiche konzentrieren möchten – doch die Wahl des richtigen Partners ist von entscheidender Bedeutung. Nicht alle Outsourcing-Anbieter verfügen über eine gut durchdachte technologische Infrastruktur, weshalb die Bewertung ihres Ansatzes in Bezug auf Automatisierung und digitale Tools ebenso wichtig ist wie die geschäftliche Beziehung.
Mit diesem Blogbeitrag werde ich fortfahren dort, wo ich vor einer Weile aufgehört habe und ich werde mich noch ein wenig näher mit der Idee des digitale Buchhaltung. Dieses Mal werde ich mich mit dem Outsourcing von Finanzprozessen befassen. Outsourcing kann in der Tat ein gangbarer Weg für Unternehmen sein, die sich auf die Beschleunigung der Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse konzentrieren. Es ist jedoch wichtig, dass Sie den richtigen Outsourcing-Partner auswählen, wenn Sie Outsourcing im Zusammenspiel mit Technologie, Digitalisierung und Automatisierung in Betracht ziehen – denn schon jetzt kann ich Ihnen verraten, dass nicht alle Anbieter über eine gut durchdachte technologische Infrastruktur verfügen.
Die meisten Führungskräfte kennen das Thema Outsourcing aus verschiedenen Zusammenhängen und wissen, was sich hinter diesem Begriff verbirgt. Outsourcing bedeutet, wie wir alle wissen, dass ein Unternehmen einen externen Dienstleister mit der Erledigung bestimmter Aufgaben betraut. Dabei handelt es sich um Aufgaben, die andernfalls intern im Unternehmen erledigt würden. Outsourcing wird von Unternehmen aller Art und Größe genutzt, und insbesondere im Bereich der Finanzabteilung und ihrer Verwaltungsaufgaben ziehen immer mehr Unternehmen Outsourcing in Betracht.
Der Grund dafür ist, dass das Unternehmen seine Ressourcen auf seine Kernbereiche konzentrieren möchte und der Finanzbereich schnell komplex und aufwendig werden kann, wenn er intern betrieben wird. Betrachtet man den Finanzbereich, lassen sich mehrere Teilprozesse auslagern. In der Regel stellen wir fest, dass Buchhaltung und die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird ausgelagert.
Die eigentliche Auswahl eines Outsourcing-Partners ist zu einem großen Teil eine Frage des Vertrauens. Es liegt auf der Hand, dass eine starke Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Outsourcing-Partner aufgebaut werden muss. Dennoch möchte ich auch darauf hinweisen, dass es weitere wichtige Faktoren gibt, die es zu berücksichtigen gilt. Dazu gehören beispielsweise die Technologie, die ein bestimmter Anbieter einsetzt, und die Art und Weise, wie er diese im Zusammenhang mit dem Kunden umsetzt. Darauf werde ich später in diesem Beitrag noch zurückkommen.
Zeit- und Ressourceneinsparungen sind die beiden offensichtlichen Vorteile des Outsourcings. Wie ich bereits erwähnt habe, können Sie als Unternehmensleiter Ihre Ressourcen auf das Wachstum konzentrieren, wenn Sie einen externen Partner mit einer oder mehreren Verwaltungsaufgaben betrauen.
Natürlich sind mit dem Betrieb eines ausgelagerten Setups Kosten verbunden, doch der Vorteil liegt darin, dass man in Bezug auf Personalkosten, Abwesenheiten und Urlaub, Kündigungen usw. flexibel ist. All dies liegt in der Verantwortung des Outsourcing-Partners. Zudem ist es in einer Outsourcing-Konstellation relativ einfach, die Kapazitäten nach oben oder unten anzupassen, was in der Regel während einer Wachstumsphase von Vorteil ist. Dies hängt natürlich von den Fähigkeiten und Kapazitäten des Outsourcing-Anbieters ab. Unter dem Strich lässt sich sagen, dass es in vielen Fällen kostengünstiger sein kann, den Finanzbereich auszulagern, anstatt ihn intern zu betreiben.
Okay, die Idee, Ihre Finanzabteilung ganz oder teilweise auszulagern, hat sich also weiterentwickelt und konkrete Formen angenommen. Falls Sie die Digitalisierung und Automatisierung dabei noch nicht berücksichtigt haben, empfehle ich Ihnen dringend, dies zu tun. Wie ich bereits erwähnt habe, sollten Sie sich dazu eine Meinung bilden, wenn Sie sich entscheiden, Ihre Finanzabläufe einem externen Partner anzuvertrauen. Die meisten Outsourcing-Anbieter nutzen eine Reihe digitaler Tools zur Abwicklung der Aufgaben, und ein weiterer Vorteil des Outsourcings besteht darin, dass Sie Zugang zu dieser Technologie erhalten. Es ist jedoch wichtig, dass Ihr Anbieter die richtigen Lösungen aus dem Angebot ausgewählt hat.
Gemeinsam müssen Sie und Ihr Outsourcing-Partner dafür sorgen, dass die digitale Buchhaltung eingeführt wird. Wenn wir beispielsweise davon sprechen, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Ich bin kein großer Fan von Anbietern, die ihre Kunden einfach dazu anweisen, Belege und andere Unterlagen ohne jegliche Struktur hochzuladen. Das ist für Sie als Kunde natürlich bequem, führt aber bei Ihren Outsourcing-Partnern zu Bergen von Unterlagen und Überlastung – mit der Folge, dass es zu Verzögerungen bei der Berichterstattung Ihrer Zahlen kommt. Mit anderen Worten: Sie können Ihr Unternehmen nicht auf der Grundlage aktueller Finanzdaten steuern. Und das kann ich Ihnen nicht empfehlen.
Nein, der richtige Weg ist, dass Ihr Outsourcing-Partner Ihnen intuitive digitale Tools zur Verfügung stellt. Tools, die von Ihren Mitarbeitern mit Kundenkontakt einfach zu bedienen sind. Tools, die es bereits beim ersten Auftreten einer Transaktion ermöglichen, Belege, Rechnungen, Ausgaben, Auszahlungen, Genehmigungen, Zeiterfassung und Abwesenheiten usw. einfach zu verwalten. Danach kümmert sich Ihr Outsourcing-Partner um die korrekte Buchführung und Rechnungslegung, die Spesenabrechnung sowie den Abgleich von Firmenkarte Geschäftsvorgänge, Umsatzsteuererklärungen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Urlaubsaufzeichnungen usw.
Entscheidend ist, dass eine digitale Kette zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrem Outsourcing-Partner – von der Transaktion bis zur Buchhaltung – aufgebaut wird. Der große Vorteil dabei ist, dass Sie Zugang zu weitaus präziseren und aktuelleren Finanzdaten für Ihr Unternehmen erhalten.
Ich habe ein paar Vorschläge für Anbieter, die mit einer digitalen Denkweise arbeiten:
Außerdem möchte ich noch einige unserer fortschrittlichen finnischen Freunde erwähnen:
Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass die Auslagerung der Finanzabteilung Ihnen Zeit, Geld und Ressourcen sparen kann. Es ist jedoch entscheidend, dass Sie mit einem Partner zusammenarbeiten, der digital orientiert ist und Ihnen leistungsstarke digitale Tools zur Verfügung stellt – Tools, die eine vollständige Digitalisierung der Finanzprozesse ermöglichen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Aufgaben im Finanzbereich werden am häufigsten ausgelagert?
Buchhaltung und Lohn- und Gehaltsabrechnung sind die am häufigsten ausgelagerten Aufgaben im Finanzbereich. Unternehmen entscheiden sich in der Regel für das Outsourcing, da interne Finanzfunktionen komplex und ressourcenintensiv sein können und die Freisetzung dieser Ressourcen es dem Unternehmen ermöglicht, sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Outsourcing-Partners im Finanzbereich achten?
Neben Vertrauen und der Qualität der Beziehung sollten Sie auch die technologische Ausstattung des Anbieters genau unter die Lupe nehmen. Eine zentrale Frage ist, ob er moderne digitale und automatisierte Tools einsetzt und wie er diese in der Praxis für seine Kunden nutzt. Nicht alle Anbieter sind in technologischer Hinsicht gleichermaßen gut aufgestellt.
Kann die Auslagerung des Finanzbereichs einem Unternehmen helfen, die Digitalisierung schneller voranzutreiben?
Ja, Outsourcing kann ein gangbarer Weg sein, um die Digitalisierung voranzutreiben, insbesondere für Unternehmen, denen die internen Kapazitäten fehlen, um den Wandel selbst zu gestalten. Dies funktioniert jedoch nur, wenn der Outsourcing-Partner tatsächlich über eine hohe digitale Reife verfügt und Automatisierung als zentralen Bestandteil seiner Dienstleistungen nutzt.
Was sind die wichtigsten Vorteile des Outsourcings von Finanzprozessen?
Die beiden am häufigsten genannten Vorteile sind Zeit- und Ressourceneinsparungen. Durch die Auslagerung sich wiederholender Verwaltungsaufgaben an einen externen Partner kann sich das interne Team auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren. Durch Outsourcing kann zudem auf spezialisiertes Fachwissen und Technologien zugegriffen werden, deren Aufbau im eigenen Haus mit hohen Kosten verbunden wäre.
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