In diesem Blogbeitrag werde ich den Trend zur Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen in der Finanzfunktion näher beleuchten. Dies ist ein Bereich, in dem wir eine rasante Entwicklung der Technologie beobachten, die dies ermöglicht. Viele Finanzprozesse sind für die Digitalisierung und Automatisierung gut geeignet. Das liegt daran, dass sie oft durch Struktur, Regeln und Wiederholungen gekennzeichnet sind. Mit anderen Worten: Ein großer Teil der verarbeiteten Daten ist relativ einfach zu strukturieren, und viele der Prozesse, die zu ihrer Verwaltung eingesetzt werden, basieren im Wesentlichen auf Regeln.
Es ist jedoch erwähnenswert, dass die Dinge komplex werden können, und das hat mit der Praxis zu tun, nach der eine bestimmte Organisation in ihren Finanzprozessen arbeitet. D.h. die spezifische Buchführungs- und Rechnungslegungspraxis. Das bedeutet, dass man aufmerksam sein sollte, wenn man beginnt, die Finanzprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Wenn ich mir zum Beispiel den Prozess der Spesenbelege und Kostenrechnungen anschaue, dann sind längst nicht alle digitalen Tools für die Spesenverwaltung, die Belegbearbeitung oder die Rechnungsverwaltung in der Lage, support genau die Arbeitsweise Ihres Unternehmens darzustellen.
Konzentration auf Ihr Fachwissen
Anwendungen, die Ihnen helfen, digitale und automatisierte Finanzprozesse voranzutreiben, können für Ihr Unternehmen von großer Bedeutung sein. Sie können zum Beispiel dazu beitragen, den Zeitaufwand für manuelle und sich wiederholende Aufgaben zu verringern, während sie gleichzeitig die Qualität und Präzision des Outputs erhöhen können. Sie sollten nur darauf achten, dass Sie sich nicht von all den Verkaufsgesprächen und goldenen Versprechungen über die Fähigkeiten der verschiedenen neuen und intelligenten Systeme blenden lassen, die versprechen, alles ohne Aufwand zu erledigen. Denn Tatsache ist, dass in zu vielen Fällen die tatsächlichen Fähigkeiten der Systeme eingeschränkt sind, um support die spezifische Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen zu unterstützen. Deshalb müssen Sie immer daran denken, dass das einzigartige Fachwissen, das in Ihren Organisationen angesammelt wurde, nicht vergessen wird. In dem Bereich, über den wir hier sprechen, geht es sowohl um das reine finanzspezifische Fachwissen als auch um das unternehmensspezifische Fachwissen, wenn es um Ihre Buchhaltungsprinzipien und Buchhaltungspraktiken im Bereich der Kreditorenbuchhaltung geht. In diesem Bereich ist es nicht empfehlenswert, Kompromisse einzugehen, wenn Sie mich fragen. Allerdings schadet es nie, die Arbeitsweise z. B. eines System- oder Softwareanbieters zu hinterfragen - aber nicht um jeden Preis.
Unterstützt oder untergräbt sie Ihr Geschäft?
Wenn Sie sich entscheiden, in eine Software zu investieren, die Ihnen bei der Digitalisierung und Automatisierung hilft, ist es wichtig, dass Sie gründlich herausfinden, ob die Software support Ihr Unternehmen in vollem Umfang unterstützen kann. Wenn wir bei dem Beispiel mit den Tools für die Verwaltung von Ausgaben und Belegen bleiben und Ihr Unternehmen mit mehreren finanziellen Dimensionen arbeitet, dann sollte das Tool, das Sie wählen, natürlich support sein. Es kann auch sein, dass Ihr Ausgaben- und Rechnungsworkflow dynamisch sein muss, basierend auf Eingaben oder ausgewählten Dimensionswerten. Ein Beispiel könnte sein, dass ein Mitarbeiter eine Ausgabentransaktion mit einem bestimmten Projekt verknüpft und dadurch ein Genehmigungsprozess in Gang gesetzt wird, bei dem ein bestimmter Projektmanager die Ausgabe genehmigen muss, und nicht der Vorgesetzte, der normalerweise die Ausgaben genehmigt. In diesem Fall sollten Sie sich (und den Softwareanbieter) fragen, ob Ihre spezifische Dimensionsstruktur unterstützt werden kann. Wenn dies nicht der Fall ist oder wenn der Anbieter bei dieser Frage wie ein großes Fragezeichen wirkt, müssen Sie wirklich überlegen, ob Sie einen Kompromiss eingehen wollen oder ob Sie sich besser einen anderen Anbieter suchen sollten.
Wenn Sie sich für einen Kompromiss entscheiden, riskieren Sie, dass die gewünschten Effekte und Vorteile der Implementierung einer Lösung ausbleiben. Das bedeutet, dass Sie gezwungen sind, erhebliche Ressourcen für die nachträgliche Verarbeitung von Daten aufzuwenden, und dass Ihnen dadurch Effizienzgewinne entgehen. Im schlimmsten Fall würde ein Kompromiss sogar bedeuten, dass Sie anfangen, Ihr eigenes Unternehmen zu untergraben, weil Sie Ihr Fachwissen und die daraus abgeleiteten Anforderungen in die zweite Reihe stellen und eine Software trotz ihrer Beschränkungen (ob Sie sich dessen bewusst sind oder nicht) implementieren. In diesem Beispiel, in dem es um die Bearbeitung von Ausgaben und Belegen geht, bedeutet die Tatsache, dass Sie auf die Möglichkeit verzichten, Transaktionen mit Ihren finanziellen Dimensionen zu verknüpfen, dass es Ihnen schwer fallen wird, detaillierte Berichte zu erstellen und Einblicke in die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens zu erhalten. Das kann schnell kostspielig werden.
Best-of-breed gleich beste Bedingungen
Um es gleich vorweg zu nehmen: Wenn Ihre Buchhaltung nur ein wenig komplex ist, sollten Sie sich nach der besten Lösung umsehen: solutions . support Digitalisierung Ihrer Finanzfunktion. Wenn es um die Verwaltung von Ausgaben geht, ist es klar, dass einige solutions sehr schwer zu vergleichen sind, auch wenn sie im Grunde denselben Prozess abdecken. Nehmen wir die integrierten Funktionen für die Spesenabrechnung in Gehalts- und Lohnabrechnungssystemen oder Apps von bestimmten Anbietern von Firmenzahlungskarten, die eine Dokumentation der Transaktionen ermöglichen. Bei solchen Anwendungen fehlen einfach die notwendigen Optionen, um die finanziellen Dimensionen oder Workflows so zu konfigurieren, dass sie für Ihren Betrieb geeignet sind. Wenn man solche solutions mit echten Best-of-Breed-Lösungen solutions für das Ausgabenmanagement vergleicht, kann man wohl sagen, dass es so ist, als würde man ein Finanzsystem mit einer Excel-Tabelle vergleichen.
