Die Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltungs- und Rechnungslegungsprozesse ist ein Trend, der garantiert eine lange Lebensdauer haben wird. In früheren Blogs habe ich das Thema aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchtet, und Tatsache ist, dass die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse eines Unternehmens eine Vielzahl von Vorteilen mit sich bringt.
Der Weg zur Digitalisierung und Automatisierung ist gleichbedeutend mit der Einführung neuer Softwaretools und neuer Arbeitsmethoden. Und jeder, der schon einmal versucht hat, eine neue Softwarelösung in einem Unternehmen einzuführen, wird sagen, dass der nervenaufreibendste Teil die Frage ist, ob die Software von den Mitarbeitern angenommen wird. Werden sie sie mögen oder nicht?
In diesem Blogbeitrag gehe ich auf die Bedeutung der Nutzerzentrierung und die Bedeutung einer soliden Nutzererfahrung - kurz UX genannt - ein. Glauben Sie mir, das ist sehr wichtig!
Warum sollte man die Buchführung und das Rechnungswesen digitalisieren und automatisieren?
Lassen Sie uns zu Beginn den Rahmen abstecken. Die Vorteile und der Nutzen der Digitalisierung sind, wie bereits erwähnt, zahlreich. Aus einer übergeordneten Perspektive sind die Vorteile eine höhere Produktivität, weniger Fehler, eine bessere Nutzung der Ressourcen und präzisere Daten für Berichte und Analysen. Paradoxerweise zögern jedoch viele, die Digitalisierung in Angriff zu nehmen.
Einer der Gründe dafür ist die bereits erwähnte Nervosität im Zusammenhang mit der Einführung neuer Software und der Umgestaltung eines bereits funktionierenden Prozesses. Die Entscheidungsträger haben einfach Angst, dass die Nutzer die neue Technologie, die für support den Digitalisierungsprozess benötigt wird, nicht annehmen und somit nicht in der Lage sein werden, die erwarteten Vorteile zu nutzen. Andererseits kann man auch sagen, dass sie auch keine Vorteile daraus ziehen werden, wenn sie sich nicht trauen, einen Prozess zu ändern. Wie dem auch sei, die Sorge ist berechtigt, denn die Benutzerakzeptanz ist entscheidend für eine erfolgreiche Einführung einer neuen Software.
Es ist erwiesen, dass ein gutes Benutzererlebnis wesentlich dazu beitragen kann, die erwarteten Vorteile zu realisieren. Bei der Auswahl von Software für support für ein Digitalisierungsprojekt ist es eine wirklich gute Idee, die Benutzerfreundlichkeit als wichtigen Bewertungsparameter zu berücksichtigen.
Benutzerzentrierte Entwicklung
Es gibt viele Möglichkeiten, an die Softwareentwicklung heranzugehen, aber ich glaube fest daran, dass die Benutzer und die Benutzererfahrung bei der gesamten Entwicklungsarbeit an erster Stelle stehen sollten. Das erfordert mehr Ressourcen, denn es bedeutet Investitionen in das Verständnis der Bedürfnisse und Anforderungen aller Arten von Benutzern, die täglich mit der Software arbeiten sollen.
Wenn wir über verschiedene Prozesse in der Finanzfunktion sprechen, dann werden einige Systeme ausschließlich von Finanzfachleuten genutzt, aber andere Systeme werden auch von anderen Mitarbeitergruppen im gesamten Unternehmen genutzt. Das bedeutet, dass es viel Arbeit bedeutet, die verschiedenen Nutzertypen zu erfassen und zu verstehen und dann ein Nutzererlebnis zu entwickeln, das alle anspricht. Und hier gibt es keine Abkürzungen - das kann ich bezeugen.
Es gibt tatsächlich viele Beispiele für mangelnde Benutzerorientierung, wenn wir uns verschiedene Software ansehen solutions support Finanzprozesse. Ein Lieblingsbeispiel von mir sind ERP- und Finanzsysteme. Sie werden mit Finanzfachleuten als Hauptzielgruppe entwickelt, aber bestimmte Zusatzmodule haben andere Nutzertypen als Zielgruppe. Das kann zum Beispiel das Modul zur Verwaltung von Lieferantenrechnungen sein, das Modul zur Verwaltung von Ausgaben oder das Modul zur Erfassung von Projektstunden. Dies wird von den Entwicklern von ERP- und Finanzsystemen oft vergessen, was dazu führt, dass die Benutzererfahrung nicht stimmt. Es ist auch nicht schwer, sich vorzustellen, dass die Dinge schief laufen, wenn eine für einen Buchhalter konzipierte Benutzererfahrung auf einen Vertriebsmitarbeiter trifft.
In vielen Fällen ist es die spezialisierte Best-of-Breed-Software solutions , die einen differenzierten Anwenderfokus bieten kann, da der Anbieter in sie investiert hat.
Das Benutzererlebnis wird durch die Benutzeroberfläche beeinflusst
Es gibt natürlich mehrere Elemente in der Benutzererfahrung, die sich aus einer übergeordneten Perspektive auf die Lösung des Problems der Benutzer konzentrieren. Allerdings ist die Benutzeroberfläche sehr wichtig für das Erlebnis. Wenn wir über eine mobile Anwendung sprechen, geht es um die visuelle Gestaltung der Bildschirme, die für die Navigation verwendet werden, das Layout, die Schaltflächen, das Farbschema, die Schriftart, die Animationen, die Menüs und so weiter.
Wenn die Benutzeroberfläche verwirrend, schwierig zu navigieren oder sogar optisch unattraktiv ist, wird es Probleme mit der Benutzerakzeptanz geben. Ist die Benutzeroberfläche hingegen intuitiv, selbsterklärend, einfach zu navigieren und optisch ansprechend, wird die Benutzerakzeptanz viel reibungsloser sein.
The Acubiz Way
The Acubiz Way ist ein Begriff, der unser komplettes Best-Practice-Konzept für das Expense Management umfasst. Ein wichtiges Element von The Acubiz Way ist es, die Voraussetzungen der Benutzer zu verstehen. Der Prozess des Ausgabenmanagements ist in der Finanzfunktion verankert, ist aber gleichzeitig ein Prozess, der sich auf andere Teile einer Organisation und damit auch auf andere Benutzer ausdehnt. Denn hier werden die Ausgaben ausgelöst. Deshalb müssen die Software-Tools für diese Benutzer entwickelt werden. Dieser Fokus ist seit vielen Jahren ein Leitstern in unserer Entwicklungsarbeit und wir haben eine beträchtliche Menge an Ressourcen investiert, um dies "richtig" zu machen.
Es besteht kein Zweifel daran, dass eine gut konzipierte und durchdachte Benutzererfahrung die Erfolgsquote bei der Implementierung deutlich erhöht. Und wie ich bereits erwähnt habe, erfordert ein qualitativ hochwertiges Design eines Benutzererlebnisses und einer Benutzeroberfläche eine Menge Ressourcen - ganz gleich, wie wir es angehen. Mit anderen Worten: Das hat seinen Preis. Nun, und genau wie in vielen anderen Bereichen gilt auch hier, dass Preis und Qualität Hand in Hand gehen.
Übrigens hat mein Team ein E-Book zum Thema Software-Implementierung geschrieben. Es deckt alle Aspekte des Prozesses ab, einschließlich der Bedeutung der Nutzerzentrierung. Das E-Book kann kostenlos heruntergeladen werden.
Viel Erfolg bei der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung.
