The Digital Accountancy – Part 4: Focus on the User Experience

Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltung Die Digitalisierung von Verwaltungs- und Buchhaltungsprozessen ist ein Trend, der garantiert noch lange Bestand haben wird. Ich habe bereits in früheren Blogbeiträgen aus verschiedenen Blickwinkeln über dieses Thema geschrieben, und Tatsache ist, dass die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse eines Unternehmens eine Vielzahl von Vorteilen mit sich bringt.

TL;DRDie Akzeptanz durch die Nutzer ist der häufigste Grund dafür, dass Digitalisierungsprojekte im Finanzbereich hinter den Erwartungen zurückbleiben, und Untersuchungen bestätigen, dass eine gute Benutzererfahrung entscheidend dafür ist, ob die erwarteten Produktivitätssteigerungen tatsächlich erzielt werden. Für Führungskräfte im Finanzbereich, die Software zur Automatisierung von „ support “ auswählen, sollte die Benutzererfahrung ebenso gründlich bewertet werden wie die Funktionalität und der Preis.

Der Weg der Digitalisierung und Automatisierung führt zwangsläufig zur Einführung neuer Softwaretools und neuer Arbeitsweisen. Und jeder, der schon einmal versucht hat, eine neue Softwarelösung in einem Unternehmen einzuführen, wird bestätigen, dass der nervenaufreibendste Teil die Akzeptanz der Software bei den Mitarbeitern ist. Wird sie ihnen gefallen oder nicht?

In diesem Blogbeitrag werde ich mich mit der Bedeutung der Nutzerorientierung und der Bedeutung einer soliden User Experience – kurz UX – befassen. Glaubt mir, das ist wirklich wichtig!

Warum sollten Buchhaltung und Rechnungswesen digitalisiert und automatisiert werden?

Lassen Sie uns zunächst den Rahmen abstecken. Die Vorteile und den Nutzen der Digitalisierung sind, wie bereits erwähnt, zahlreich. Aus einer übergeordneten Perspektive betrachtet, sind die Vorteile eine gesteigerte Produktivität, weniger Fehler, eine bessere Ressourcennutzung sowie präzisere Daten für die Berichterstattung und Analyse. Paradoxerweise zögern jedoch viele, die Digitalisierungsmaßnahmen in Angriff zu nehmen.

Einer der Gründe dafür ist die bereits erwähnte Zurückhaltung gegenüber der Einführung neuer Software und der Umgestaltung eines bereits funktionierenden Prozesses. Entscheidungsträger befürchten schlichtweg, dass die Anwender die neue Technologie, die zur support Digitalisierungsprozesses erforderlich ist, nicht annehmen werden und sie dadurch nicht in der Lage sein werden, die erwarteten Vorteile zu nutzen. Andererseits lässt sich auch sagen, dass sie ebenfalls keine Vorteile nutzen werden, wenn sie untätig bleiben und sich vor der Umstellung eines Prozesses fürchten. Jedenfalls ist diese Sorge durchaus berechtigt, da die Akzeptanz durch die Anwender entscheidend für eine erfolgreiche Einführung neuer Software ist.

Es ist erwiesen, dass ein Eine hervorragende Benutzererfahrung kann erheblich dazu beitragen, um die erwarteten Vorteile zu realisieren. Bei der Auswahl einer Software zur support eines Digitalisierungsprojekts ist es sehr empfehlenswert, die Benutzererfahrung als wichtigen Bewertungsparameter einzubeziehen.

Nutzerorientierte Entwicklung

Es gibt viele Ansätze in der Softwareentwicklung, aber ich bin fest davon überzeugt, dass Bei der gesamten Entwicklungsarbeit stehen die Nutzer und die Benutzererfahrung an erster Stelle. Dies erfordert mehr Ressourcen, da Investitionen erforderlich sind, um die Bedürfnisse und Anforderungen aller Arten von Nutzern zu erfassen, die täglich mit der Software arbeiten sollen.

Wenn es um verschiedene Prozesse im Finanzbereich geht, werden bei manchen Systemen ausschließlich Finanzfachleute als Nutzer auftreten, während bei anderen Systemen auch Nutzer aus anderen Mitarbeitergruppen im gesamten Unternehmen hinzukommen. Das bedeutet, dass ein erheblicher Arbeitsaufwand damit verbunden sein kann, die verschiedenen Nutzertypen zu erfassen und zu verstehen und anschließend eine Benutzererfahrung zu gestalten, die bei allen den richtigen Nerv trifft. Und hier gibt es keine Abkürzungen – das kann ich aus eigener Erfahrung bestätigen.

Tatsächlich gibt es viele Beispiele für mangelnde Nutzerorientierung, wenn man sich verschiedene Softwarelösungen zur support ansieht. Ein Beispiel, das mir besonders am Herzen liegt, sind ERP- und Finanzsysteme. Sie werden mit Finanzfachleuten als primärer Zielgruppe entwickelt, doch bestimmte Zusatzmodule richten sich an andere Nutzergruppen. Dies kann beispielsweise das Modul zur Verwaltung von Lieferantenrechnungen, das Modul zur Spesenabrechnung oder das Modul zur Erfassung von Projektstunden sein. Oftmals vergessen die Entwickler von ERP- und Finanzsystemen dies, was dazu führt, dass die Benutzererfahrung zu wünschen übrig lässt. Es ist auch nicht schwer vorstellbar, dass es zu Problemen kommt, wenn eine für einen Buchhalter konzipierte Benutzererfahrung auf einen Vertriebsmitarbeiter trifft.

In vielen Fällen sind es die spezialisierten Best-of-Breed Softwarelösungen, die eine differenzierte Nutzerorientierung bieten können, sofern der Anbieter in diesen Bereich investiert hat.

Die Benutzererfahrung wird durch die Benutzeroberfläche beeinflusst

Die Benutzererfahrung umfasst natürlich mehrere Elemente, die – aus einer übergeordneten Perspektive betrachtet – darauf ausgerichtet sind, das Problem des Benutzers zu lösen. Dennoch spielt die Benutzeroberfläche eine sehr wichtige Rolle für die Benutzererfahrung. Bei einer mobilen App geht es dabei um das visuelle Design der Bildschirme, die zur Navigation dienen, das Layout, die Schaltflächen, das Farbschema, die Schriftart, die Animationen, die Menüs und so weiter.

Ist die Benutzeroberfläche verwirrend, schwer zu bedienen oder sogar optisch unattraktiv, führt dies zu Problemen bei der Akzeptanz durch die Nutzer. Ist die Benutzeroberfläche hingegen intuitiv, selbsterklärend, leicht zu bedienen und optisch ansprechend, verläuft die Akzeptanz durch die Nutzer wesentlich reibungsloser.

The Acubiz Way

The Acubiz Way ist ein Begriff, der unseren gesamten Best-Practice-Ansatz in Bezug auf Spesenmanagement. Ein wichtiger Aspekt bei „ The Acubiz Way “ ist es, die Gegebenheiten der Anwender zu verstehen. Der Prozess des Spesenmanagements ist zwar in der Finanzabteilung verankert, erstreckt sich aber gleichzeitig auch auf andere Bereiche eines Unternehmens und damit auch auf andere Anwender. Denn genau dort entstehen die Spesen. Deshalb müssen die Softwaretools unter Berücksichtigung der Anforderungen dieser Nutzer entwickelt werden. Dieser Fokus ist seit vielen Jahren ein Leitstern unserer Entwicklungsarbeit, und wir haben erhebliche Ressourcen investiert, um „es richtig zu machen“.

Es besteht kein Zweifel daran, dass eine gut gestaltete und durchdachte Benutzererfahrung die Erfolgsquote bei der Umsetzung erheblich steigert. Und wie ich bereits erwähnt habe, erfordert die hochwertige Gestaltung einer Benutzererfahrung und einer Benutzeroberfläche einen hohen Ressourcenaufwand – ganz gleich, wie wir dabei vorgehen. Anders ausgedrückt: Das hat seinen Preis. Nun, und genau wie in vielen anderen Bereichen gehen auch hier Preis und Qualität Hand in Hand.

Übrigens hat mein Team einen E-Book zum Thema Software-Implementierung. Es behandelt alle Aspekte des Prozesses, einschließlich der Bedeutung der Nutzerorientierung. Das E-Book kann kostenlos heruntergeladen werden.

Viel Erfolg bei der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung.

Häufig gestellte Fragen

Warum bringen Digitalisierungsprojekte im Finanzbereich oft nicht die erwarteten Vorteile?

Der häufigste Grund ist eine mangelnde Akzeptanz seitens der Nutzer. Wenn die Mitarbeiter die neue Software nicht annehmen, ändert sich der Prozess trotz der Investition nicht wirklich. Entscheidungsträger sind sich dieses Risikos oft bewusst, was sie paradoxerweise dazu veranlasst, die Digitalisierung gänzlich aufzuschieben – obwohl Untätigkeit ebenfalls bedeutet, dass keine Produktivitätssteigerungen erzielt werden.

Inwieweit beeinflusst die Benutzererfahrung tatsächlich den Erfolg einer Softwareeinführung?

Untersuchungen bestätigen, dass eine hervorragende Benutzererfahrung wesentlich dazu beiträgt, die erwarteten Vorteile eines neuen Systems zu realisieren. Eine schlechte Benutzererfahrung führt zu einer geringen Akzeptanz, zu Umgehungslösungen und letztendlich zur Nichtnutzung. Bei der Bewertung von Finanzsoftware sollte die Benutzererfahrung als geschäftskritische Anforderung und nicht als optionales Merkmal betrachtet werden.

Worauf sollten Finanzverantwortliche bei der Bewertung der Benutzererfahrung (UX) von Spesen- oder Buchhaltungssoftware achten?

Suchen Sie nach einer Software, die für Nutzer ohne Finanzhintergrund intuitiv zu bedienen ist, auf mobilen Geräten gut funktioniert, die Anzahl der Schritte zur Erledigung einer Aufgabe minimiert und klares Feedback gibt. Führen Sie im Idealfall einen Pilotversuch mit echten Mitarbeitern durch, bevor Sie sich festlegen. Die Vorstellung des Finanzteams von „einfach“ unterscheidet sich oft erheblich von der des restlichen Unternehmens.

Was sind die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung von Buchhaltungs- und Rechnungslegungsprozessen?

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen eine gesteigerte Mitarbeiterproduktivität, weniger Fehler, eine bessere Ressourcenzuweisung sowie genauere Daten für die Berichterstellung und Analyse. Diese Vorteile kommen jedoch nur dann zum Tragen, wenn die Software ordnungsgemäß eingeführt wird. Die Benutzererfahrung (UX) entscheidet darüber, ob die Einführung gelingt oder nicht.