Die Partnerschaft zwischen Acubiz und dem Geschäftsreisebüro ATPI hilft Unternehmen mit einem nahtlosen digitalen Fluss von der Buchung von Flugtickets bis zur Reisekostenabrechnung im ERP-System. Heute profitieren viele gemeinsame Kunden von digitalen integrierten Lösungen.
Acubiz arbeitet mit vielen Reisebüros zusammen, deren Kooperation mit dem globalen Geschäftsreisebüro ATPI schon viele Jahre zurückreicht. ATPI ist auf die maritime Industrie spezialisiert und sorgt dafür, dass Seeleute und andere Offshore-Mitarbeiter an Ziele in der ganzen Welt gelangen - zur richtigen Zeit und zum besten Preis. Es bedarf einer engen Zusammenarbeit mit dem Kunden, um die Reisen optimal und rechtzeitig zu planen - sonst können die Reisekosten eine negative Überraschung sein, sagt Kim Fuglsang, CEO bei ATPI Dänemark:
"Traditionell haben wir uns darauf konzentriert, durch gute Planung Einsparungen für den Kunden zu erzielen, um die besten Flugpreise zu gewährleisten. Das werden wir auch weiterhin tun, aber durch die Partnerschaft mit Acubiz werden wir eine digitale Gesamtlösung für unsere gemeinsamen Kunden innerhalb der Reiselösungen schaffen. Mit mehr Übersicht und effizienten internen Prozessen über Abteilungen hinweg können Unternehmen noch größere Einsparungen erzielen."
Nahtlos digitaler Fluss
Die Integration des Buchungssystems von ATPI und des digitalen Expense Management Service von Acubiz - Acubiz EMS - schafft einen nahtlosen digitalen Fluss von der Buchung des Flugtickets bis zur Abrechnung der Reise und der Abrechnung der Ausgaben im ERP-System des Unternehmens. Je nach Bedarf des Kunden versieht ATPI die Flugrechnungen in seinem Buchungssystem mit den Namen der Mitarbeiter und Projekte. Anschließend wird eine PDF-Datei des Flugtickets direkt an das Acubiz EMS des reisenden Mitarbeiters gesendet, wo es automatisch mit der Transaktion des Reisekontos abgeglichen wird. Dieser Prozess schafft in vielerlei Hinsicht einen Mehrwert für die Kunden, fährt Kim Fuglsang fort:
"Normalerweise erhält die Finanzabteilung eine Gesamtrechnung von den Reisebüros und ein Finanzbeamter muss die Rechnungen dann manuell an die jeweiligen reisenden Mitarbeiter schicken. Durch die Integration unseres Buchungssystems und unseres Reisekontos mit der Acubiz-App und dem webbasierten Expense Management Service entfällt dieser Prozess komplett. Wenn das Flugticket mit den Projektnamen und den Namen der verantwortlichen Projektleiter und Reisemanager versehen wird, erhält das Unternehmen einen neuen Überblick über die gesamten Reisekosten für bestimmte Projekte und kann den Cashflow viel genauer vorhersagen. Das ist absolut vorteilhaft für Unternehmen."
Mitarbeiterausgaben sind mehr als Flugtickets
Acubiz EMS unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung des gesamten Prozesses der Reisekostenabrechnung und Spesenabrechnung. Mitarbeiterausgaben umfassen in der Regel Fahrten, Essen und Trinken, Bahn- und Flugtickets, können aber auch viele andere mitarbeiterbezogene Ausgaben per Kreditkarte oder in bar abdecken.
Kim Pawrup, Vertriebsleiter bei Acubiz:
"Unternehmen mit vielen reisenden Mitarbeitern können von der Zusammenarbeit von Acubiz mit Reisebüros - einschließlich ATPI - sehr profitieren. Die Finanzabteilung braucht weniger Zeit, um als Vermittler zwischen Reisebüro und reisendem Mitarbeiter zu agieren. Und in Acubiz EMS muss der Mitarbeiter weniger Zeit für Spesenabrechnungen aufwenden, da die zeitaufwändige manuelle Arbeit der Reiseabrechnung digital erfolgt und über unsere App Acubiz One auf dem Handy erledigt werden kann. Ebenso muss die Finanzabteilung die Reiseberichte und -belege der Mitarbeiter nicht manuell bearbeiten - sie sind automatisch in Acubiz EMS verfügbar und können direkt in das Finanzsystem des Unternehmens übertragen werden. Die Integration und Optimierung der internen Prozesse der Kunden in Bezug auf Reiselösungen und Reiseabrechnungen bietet viele Möglichkeiten der Wertschöpfung."
