Aufbereitung und Strukturierung von Belegen und Daten
Lassen Sie mich zunächst definieren, was "Pre-Accounting" ist. Der Begriff bezieht sich auf all die Arbeit, die vor der eigentlichen Buchführung erledigt werden muss. Mit anderen Worten, es geht um die langweilige Arbeit des Sammelns, Erfassens, Anreicherns und Genehmigens von Belegen, Spesen, Reisekosten, Zeiterfassungen, Kilometern usw. Man kann es also als Vorbereitung und Strukturierung von Belegen und Daten bezeichnen, bevor die Buchführung durchgeführt werden kann.
Die Verantwortung für diese Art von Arbeit liegt in der Regel bei den Mitarbeitern des Unternehmens und nicht bei der Finanzabteilung.
Die Finanzabteilung ist jedoch in hohem Maße von der "Vorbuchungsarbeit" abhängig, denn hier werden die geeigneten und benötigten Unterlagen für den Buchhaltungsprozess sichergestellt. Finance Mitarbeiter müssen in der Regel ein gewisses Maß an Geduld mitbringen, denn die Kollegen im Unternehmen sind nicht immer auf ihre "Vorbuchungsarbeit" eingestellt. Die Fähigkeit der Finanzfunktion, einen schnellen, präzisen und effizienten Buchhaltungsprozess durchzuführen, hängt davon ab, dass andere die Dokumentation rechtzeitig und in der richtigen Qualität liefern. Wenn Sie für eine Finanzfunktion verantwortlich sind oder in einer solchen arbeiten, müssen Sie sich fragen, ob Sie damit leben können, nicht die Kontrolle darüber zu haben?
Bei weitem nicht jedes Unternehmen hat die Abschaffung eines ineffizienten "Vorabrechnungsprozesses" auf seiner Agenda. Und das, obwohl es offensichtlich ist, wie wertvoll er für diejenigen ist, die bereits den Hebel umgelegt und einen automatisierten und digitalen Prozess eingeführt haben. Manch einer mag argumentieren, dass die Verantwortung für den "Pre-Accounting"-Prozess nicht auf den Schultern der Finanzfunktion ruht. Letztendlich ist jedoch die Finanzabteilung für fehlende Belege oder einen schleppenden Buchhaltungsprozess verantwortlich. Wie ich bereits in einem anderen Zusammenhang erwähnt habe, ist die Finanzfunktion ein wahrscheinlicher Kandidat für die Vorreiterrolle bei der digitalen Transformation eines Unternehmens. Und die Digitalisierung des Prozesses vor der Buchhaltung ist ein idealer Ausgangspunkt dafür.
Ich bin der Meinung, dass der Prozess "vor der Buchführung" so gestaltet werden sollte, dass der Übergang zur Buchführung/Buchhaltung völlig nahtlos erfolgt. Wenn man es richtig macht, ist es möglich, die Mitarbeiter im Unternehmen in die Lage zu versetzen, einen großen Teil der Buchungen zu erledigen, bevor die Belege bei Ihnen in der Finanzabteilung landen. Die einzige Voraussetzung ist, dass Sie in digitalen Optionen denken. Ich habe 4 Empfehlungen formuliert, die Sie auf den richtigen Weg schicken, um einen effizienten Ansatz für die "Vorbuchung" zu erreichen:
1. Ein flexibles und intuitives Werkzeug
Ein flexibles und intuitives Tool ist der Schlüssel, wenn Sie Daten aus den Händen von vielbeschäftigten Vertriebsmitarbeitern, Beratern oder anderen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen erfassen wollen. Ein automatisierter Workflow und eine mobile App sind Beispiele für Tools, die es den Mitarbeitern ermöglichen, Ausgaben, Kilometerstand und Zeitverbrauch auf ihren Smartphones zu erfassen. Sie müssen in der Lage sein, dies auch von unterwegs aus zu erledigen. Es ist flexibel und spart Zeit, da der Benutzer die Ausgaben in dem Moment erfassen kann, in dem sie anfallen. Für die Finanzabteilung ist die fortlaufende Erfassung von Ausgaben von Vorteil, da sie für einen schnelleren Übergang zur Buchhaltung sorgt. Sie hilft dabei, einen Überblick in Echtzeit zu erhalten. Diese Art von Instrumenten ist jedoch nichts ohne eine intuitive Schnittstelle. Anders ausgedrückt: Es muss für die Mitarbeiter leicht und einfach sein, die Arbeit mit dem Sammeln und Erfassen von Belegen zu bewältigen. Es mag unglaublich klingen, aber mit dem richtigen Werkzeug für diese Aufgabe ist es möglich, das langweilige und mühsame Element der Aufgabe zu beseitigen.
2. Digital werden!
Wie bereits erwähnt, ist der Prozess der "Vorab-Rechnungslegung" für die Digitalisierung geschaffen. Die Digitalisierung dieses Prozesses kann nur Vorteile bringen. Sie werden sehen, dass die Fehlerquote sinkt, Sie erhalten präzisere Daten und Sie sichern sich eine vollständige digitale Dokumentation. Manuelle Aufgaben, wie das Durcharbeiten von Stapeln alter Quittungen, der Abgleich von Ausgaben mit den richtigen Kreditkartentransaktionen oder die Zuordnung von Kosten zu einem bestimmten Projekt, gehören der Vergangenheit an. Mit einem gut definierten Prozess und dem richtigen System wird alles automatisiert. Die meisten digitalen Systeme bieten auch umfassende Integrationsmöglichkeiten. Das können zum Beispiel Integrationen zu Firmenkreditkarten sein, die es ermöglichen, die Kartentransaktionen einfach mit "Vorabrechnungsdaten" und einer digitalen Kopie des Belegs anzureichern. Es kann auch die Integration in ein ERP- oder Buchhaltungssystem sein, die einen noch nahtloseren Übergang von der "Vorabbuchung" zur Buchhaltung gewährleistet.
3. Die Möglichkeit zur Kontrolle der finanziellen Dimensionen
Die Möglichkeit, Finanzdimensionen in einem "Pre-Accounting"-Prozess zu kontrollieren, ist wünschenswert. Die Dimensionskontrolle ist das Element, das Ihnen die Möglichkeit gibt, die Präzision und Detailgenauigkeit der "Vorbuchungsarbeit" zu erhöhen. Wenn wir zum Beispiel über die Registrierung von Spesen und Kilometern sprechen, kann sich die Dimensionskontrolle auf die Möglichkeit für den Mitarbeiter beziehen, eine Abteilung und ein Projekt mit den gegebenen Spesen zu verknüpfen. Kombiniert mit einer Registrierung der Kostenart wird die Buchhaltung sauber und präzise. Für Unternehmen, die nach der ABC-Methode (Activity Based Costing) arbeiten, ist es von Vorteil, wenn sie finanzielle Dimensionen konfigurieren können. Die Dimensionskontrolle macht es auch einfacher, Transparenz zu schaffen. Es wird einfach sein, die Kosten für bestimmte Mitarbeiter, Abteilungen oder Projekte zu kontrollieren. Das hilft, Fehlermargen zu reduzieren.
4. Reisen Sie in die Wolke!
Eine Cloud-basierte Lösung für support ermöglicht einen einfachen Zugriff auf die Daten Ihres "Pre-Accounting"-Prozesses. Die Unternehmen, die einen manuellen "Vorabrechnungsprozess" durchführen, wissen, dass dieser sehr zeitaufwändig ist. Ich gehe sogar so weit, dass das manuelle Sammeln von Belegen und das anschließende Eingeben von Informationen (vielleicht sogar in mehreren Systemen) eine reine Ressourcenverschwendung ist! Damit sollte niemand leben müssen. Mit einer Cloud-basierten Lösung werden die Daten zentralisiert. Die meisten cloudbasierten solutions für die "Vorabbuchung" lassen sich, wie bereits erwähnt, mit anderen Tools integrieren. Ein digitaler, automatisierter und mobiler "Pre-Accounting"-Prozess wird garantiert für mehr Effizienz sorgen - sowohl auf der Seite der Mitarbeiter als auch in der Finanzfunktion. Das macht Sinn. Die digitale Transformation ist in vollem Gange, und der "Pre-Accounting"-Prozess muss mit einbezogen werden. Die Finanzfunktionen müssen mit dem "Pre-Accounting"-Prozess die Kontrolle ergreifen. Die Vorteile sind beträchtlich. Neben der Zeitersparnis und einer präziseren Buchführung schaffen Sie eine Datengrundlage, die wertvolle Einblicke in die Ausgabenmuster Ihres Unternehmens ermöglicht.
