Time registration – all the stuff that your Excel-sheets doesn’t do!

Die Zeiterfassung gewinnt für Arbeitgeber aller Art zunehmend an Bedeutung. Nicht nur wegen der geschäftlichen Vorteile, die sich daraus ergeben, wenn man sich einen genauen Überblick über den Ressourceneinsatz im Unternehmen verschaffen kann, sondern auch wegen ein Fall vor dem Europäischen Gerichtshof, zu dem 2019 ein Vorabentscheid ergangen ist. Genauer gesagt legt dieses Urteil fest, dass die Mitgliedstaaten dafür sorgen müssen, dass Arbeitgeber Verfahren einrichten, die gewährleisten, dass die Arbeitnehmer ihre tatsächliche tägliche Arbeitszeit erfassen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechte der Arbeitnehmer in Bezug auf die wöchentliche Höchstarbeitszeit sowie die täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten eingehalten werden. Das Urteil wirft mehrere Fragen dazu auf, wie diese Erfassungspflicht in der Praxis umgesetzt werden kann. Wir bei Acubiz haben eine ziemlich gute Vorstellung davon, wie dies umgesetzt werden kann, aber darauf werde ich später noch zurückkommen.

TL;DREin Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 verpflichtet Arbeitgeber in der EU zur Einführung von Systemen zur Erfassung der tatsächlichen täglichen Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter, wodurch die Zeiterfassung nicht mehr nur eine Managemententscheidung, sondern eine gesetzliche Verpflichtung ist. Acubiz erfüllt diese Anforderung durch seine digitalen Zeiterfassungsfunktionen, die zudem durch eine bessere Ressourcenplanung und eine genauere Kundenabrechnung einen geschäftlichen Mehrwert bieten.

„Zeit ist Geld“

Wenn wir die rechtlichen Auswirkungen einmal kurz außer Acht lassen, dann heißt es doch seit jeher: „Zeit ist Geld“. Manche mögen diesen Spruch vielleicht für abgedroschen oder banal halten, aber dennoch wissen wir, dass er seine Berechtigung hat. Deshalb liegt es auf der Hand, dass jedes Unternehmen seine Zeiterfassung, sodass ein umfassender Überblick über die Mitarbeiter, ihre Aufgaben und den damit verbundenen Zeitaufwand erstellt werden kann. Dies ist wichtig, sowohl um den Einsatz der Mitarbeiterressourcen zu optimieren, als auch, um beispielsweise eine präzise Grundlage für die Rechnungsstellung an Kunden oder Auftraggeber zu schaffen.

Ein effizientes Zeiterfassungssystem ist ein wichtiger Bestandteil, wenn Sie Ihr Unternehmen so führen möchten, dass Sie die volle Kontrolle und einen umfassenden Überblick über die finanzielle Leistung in Bezug auf Projekte, Kunden, Auftraggeber und Fälle haben. Um diese Aufgabe so einfach und mühelos wie möglich zu gestalten, kommt die Digitalisierung ins Spiel. Die führenden Unternehmen haben diesen Bereich bereits digitalisiert und automatisiert, und meiner Meinung nach werden diese Unternehmen bald einen deutlichen Wettbewerbsvorteil haben.

Die gute alte Excel-Tabelle

Manche von euch denken vielleicht schon, dass ein Excel-Tabelle Mit vordefinierten Pivot-Tabellen, Diagrammen und vielleicht ein paar Makros lässt sich die Aufgabe leicht lösen. Dazu muss ich nur sagen, dass Excel-Tabellen zwar für viele Dinge genutzt werden können, aber bei weitem nicht für alles optimal sind. Man kann eine Excel-Tabelle nutzen, um Zeiten zu erfassen und einfache Übersichten über den Zeitaufwand für Kunden oder Projekte zu erstellen, vorausgesetzt, die Daten werden manuell eingegeben und aktualisiert. Das kann zwar funktionieren, ist aber alles andere als benutzerfreundlich und flexibel, beispielsweise für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind. Und wenn Daten aus der Excel-Tabelle in andere Systeme synchronisiert werden müssen, ist das wiederum eine ganz andere Sache.

Tatsache ist, dass Excel-Tabellen für eine effiziente Zeiterfassung nicht wirklich geeignet sind und viele Unternehmen, die sie zu diesem Zweck nutzen, einfach zu viel Zeit aufwenden, um diese Aufgabe zu erledigen. Und das alles nur, weil der Prozess nicht vollständig automatisiert und digitalisiert ist.

Zwei Herausforderungen – eine Lösung

Um das oben Gesagte kurz zusammenzufassen: Wenn Sie als Unternehmen Ihre Zeiterfassung noch nicht automatisiert und digitalisiert haben, stehen Ihnen mindestens zwei Herausforderungen bevor – sowohl hinsichtlich der Einhaltung der EU-Rechtsvorschriften als auch hinsichtlich einer angemessenen Kontrolle Ihres tatsächlichen Ressourcenverbrauchs. Aus diesem Grund haben wir Acubiz Time entwickelt, eine Komplettlösung für die automatisierte Zeiterfassung. Die Lösung ist ein digitales Tool, das dabei hilft, den Zeitaufwand im Unternehmen zu verwalten – und damit den Ressourceneinsatz zu optimieren –, während gleichzeitig die Einhaltung von Gesetzen und Tarifverträgen gewährleistet wird.

Aus diesem Grund haben wir Acubiz Time entwickelt, eine Komplettlösung für automatisierte Zeiterfassung in Unternehmen. Die Lösung ist ein digitales Tool, das dabei hilft, den Zeitaufwand im Unternehmen zu verwalten – und damit den Ressourceneinsatz zu optimieren –, während gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Tarifverträge gewährleistet wird.

Über unsere Acubiz-App „Acubiz One“ erhalten Nutzer von Acubiz Time Zugriff auf Funktionen zur schnellen Erfassung von Urlaub, Krankheit, Freistellungen, Ausgleichstagen oder anderen Abwesenheitsarten. Zudem ist eine detailliertere Erfassung von Arbeitszeiten möglich, die beispielsweise bestimmten Projekten, Fällen, Kunden, Auftraggebern, Abteilungen usw. zugeordnet werden können. Die Lösung wird entsprechend den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Organisation konfiguriert, und als Administrator erhalten Sie Zugriff auf schnelle Übersichten über den Zeitaufwand für alle erfassten Parameter. Um nur einige Beispiele zu nennen: Dies kann genutzt werden, um eine Grundlage für die Rechnungsstellung zu schaffen oder präzise Daten für Steuerung abgerechnete Stunden und Daten für die Produktivitätsanalyse.

Die Lösung lässt sich mit unseren anderen Funktionen zur Verwaltung von Ausgaben, Kilometerstandserfassung und Rechnungen. Dann geht der Spaß erst richtig los! Auf diese Weise lässt sich ein vollständiger Überblick über die Gesamtkosten für bestimmte Projekte, Fälle, Auftraggeber, Kunden usw. erstellen, der anschließend in ein Finanz- oder Gehaltssystem.

Wir nennen es „einfache Zeiterfassung“. Wir nennen es „Acubiz Time“.

Sehen Sie sich ein Video an, in dem gezeigt wird, wie Wie funktioniert die Zeiterfassung eigentlich? und erfahren Sie mehr über unsere digitale Lösung für die Zeiterfassung, Acubiz Time.

Häufig gestellte Fragen

Was besagte das Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 zur Zeiterfassung von Arbeitnehmern?

Der Gerichtshof entschied, dass die EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten müssen, Verfahren einzurichten, die sicherstellen, dass die Arbeitnehmer ihre tatsächlichen täglichen Arbeitszeiten erfassen. Damit sollen die Rechte der Arbeitnehmer in Bezug auf die maximale wöchentliche Arbeitszeit und die vorgeschriebenen Ruhezeiten geschützt werden. Damit wurde die Zeiterfassung zu einer gesetzlichen Verpflichtung und nicht mehr nur zu einem Instrument der Unternehmensführung.

Warum reicht Excel für die Einhaltung der Vorschriften zur Zeiterfassung nicht aus?

Excel verfügt nicht über die Automatisierungsfunktionen, den Prüfpfad und die Echtzeitfunktionen, die für eine vorschriftsmäßige Zeiterfassung erforderlich sind. Es kann die Erfassung zum Zeitpunkt der Arbeit nicht erzwingen, lässt sich nicht in Lohnabrechnungs- oder Abrechnungssysteme integrieren und ist anfällig für manuelle Fehler. Digitale Zeiterfassungssysteme bieten die Zuverlässigkeit und Zugänglichkeit, die das Gesetz vorschreibt.

Welche geschäftlichen Vorteile bietet die digitale Zeiterfassung über die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hinaus?

Eine genaue Zeiterfassung ermöglicht eine bessere Zuweisung der Mitarbeiterressourcen, eine präzisere Abrechnung gegenüber Kunden und Auftraggebern sowie einen klareren Überblick über die Finanzlage bei Projekten und Mandaten. Für Unternehmen, die nach Stunden abrechnen oder projektbezogene Arbeit verwalten, führt dies zu einer direkten Verbesserung der Umsatzgenauigkeit und der Rentabilität.

Welche Unternehmen müssen die gesetzlichen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung erfüllen?

Alle Arbeitgeber in der EU unterliegen dieser Verpflichtung gemäß dem Urteil des EuGH. Das dänische Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie trat am 1. Juli 2024 in Kraft, wodurch alle dänischen Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind, über ein objektives, zuverlässiges und zugängliches Zeiterfassungssystem zu verfügen.