Die Zeiterfassung wird für alle Arten von Arbeitgebern immer wichtiger. Nicht nur wegen der betriebswirtschaftlichen Vorteile, die sich ergeben, wenn Sie in der Lage sind, einen genauen Überblick über die Ressourcennutzung Ihres Unternehmens zu erstellen, sondern auch wegen eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs, das 2019 vorläufig gefällt wurde. Konkret besagt dieses Urteil, dass die Mitgliedsstaaten sicherstellen müssen, dass die Arbeitgeber Prozesse einrichten, die gewährleisten, dass die Arbeitnehmer ihre tägliche tatsächliche Arbeitszeit erfassen. Damit wird sichergestellt, dass die Rechte der Arbeitnehmer in Bezug auf die wöchentliche Höchstarbeitszeit sowie die täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten eingehalten werden. Das Urteil wirft mehrere Fragen auf, wie diese Aufgabe der Erfassung in der Praxis gelöst werden kann. Bei Acubiz haben wir eine ziemlich gute Vorstellung davon, wie dies zu bewerkstelligen ist, aber darauf komme ich später zurück.
"Zeit ist Geld"
Wenn wir einmal von den rechtlichen Aspekten absehen, dann heißt es seit jeher: "Zeit ist Geld". Manch einer mag dieses Sprichwort für klischeehaft oder trivial halten, aber wir wissen, dass es dennoch seine Berechtigung hat. Deshalb liegt es auf der Hand, dass jedes Unternehmen seine Zeiterfassung gut im Griff haben muss, damit ein vollständiger Überblick über die Mitarbeiter, ihre Aufgaben und den damit verbundenen Zeitverbrauch geschaffen werden kann. Dies ist wichtig, sowohl um die Zuteilung der Mitarbeiterressourcen zu optimieren, als auch, um beispielsweise eine genaue Grundlage für die Rechnungsstellung an Kunden oder Klienten zu schaffen.
Ein effizientes Zeiterfassungssystem ist ein wichtiger Bestandteil, wenn Sie ein Unternehmen mit voller Kontrolle und Übersicht über die finanzielle Leistung in Bezug auf Projekte, Kunden, Klienten und Fälle führen wollen. Um diese Aufgabe so einfach und mühelos wie möglich zu gestalten, kommt die Digitalisierung ins Spiel. Die führenden Unternehmen haben diesen Bereich bereits digitalisiert und automatisiert, und meiner Meinung nach werden diese Unternehmen bald einen schönen Wettbewerbsvorteil haben.
Die gute alte Excel-Tabelle
Einige von Ihnen denken vielleicht schon, dass eine Excel-Tabelle mit vordefinierten Pivot-Tabellen, Diagrammen und vielleicht ein paar Makros die Aufgabe leicht lösen kann. Dazu muss ich nur sagen, dass Excel-Tabellen für viele Dinge verwendet werden können, aber bei weitem nicht für alles optimal sind. Sie können eine Excel-Tabelle verwenden, um die Zeit zu erfassen und einfache Übersichten über den Zeitaufwand für Kunden oder Projekte zu erstellen, sofern die Daten manuell eingegeben und aktualisiert werden. Das kann funktionieren, ist aber bei weitem nicht so benutzerfreundlich und flexibel wie beispielsweise für Mitarbeiter, die unterwegs sind. Und wenn die Daten aus der Excel-Tabelle mit anderen Systemen synchronisiert werden müssen, sieht die Sache schon ganz anders aus.
Tatsache ist, dass Excel-Tabellen nicht wirklich für eine effiziente Zeiterfassung geeignet sind und viele Unternehmen, die sie zu diesem Zweck verwenden, einfach zu viel Zeit aufwenden, um die Arbeit zu erledigen. Alles nur, weil der Prozess nicht vollständig automatisiert und digitalisiert ist.
Zwei Herausforderungen - eine Lösung
Zusammengefasst bedeutet das: Wenn Sie als Unternehmen Ihre Zeiterfassung noch nicht automatisiert und digitalisiert haben, stehen Sie vor mindestens zwei Herausforderungen: zum einen in Bezug auf die Einhaltung der EU-Gesetzgebung, zum anderen in Bezug auf eine angemessene Kontrolle Ihres tatsächlichen Ressourcenverbrauchs. Aus diesem Grund haben wir Acubiz Time entwickelt, eine Komplettlösung für die automatisierte Zeiterfassung. Die Lösung ist ein digitales Werkzeug, das dabei hilft, den Zeitverbrauch im Unternehmen zu verwalten - und damit die Nutzung von Ressourcen zu optimieren - und gleichzeitig die Einhaltung von Gesetzen und Tarifverträgen sicherzustellen.
Aus diesem Grund haben wir Acubiz Time entwickelt, eine Komplettlösung für die automatisierte Zeiterfassung in Unternehmen. Die Lösung ist ein digitales Werkzeug, das dabei hilft, den Zeitverbrauch im Unternehmen zu verwalten - und damit die Nutzung von Ressourcen zu optimieren - und gleichzeitig die Einhaltung von Gesetzen und Tarifverträgen sicherzustellen.
Mit unserer Acubiz-App, Acubiz One, können Benutzer von Acubiz Time schnell und einfach Urlaube, Krankheiten, Freistellungen und andere Abwesenheitsarten erfassen. Es ist auch möglich, eine detailliertere Registrierung von Arbeitsstunden vorzunehmen, die zum Beispiel mit bestimmten Projekten, Fällen, Kunden, Klienten, Abteilungen usw. verbunden werden können. Die Lösung wird entsprechend den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Organisation konfiguriert, und als Administrator erhalten Sie Zugang zu schnellen Übersichten über den Zeitverbrauch für alle registrierten Parameter. So lassen sich beispielsweise eine Grundlage für die Rechnungsstellung, präzise Daten für die Kontrolle der fakturierten Stunden und Daten für die Produktivitätsanalyse schaffen.
Die Lösung kann mit unseren anderen Funktionen für die Verwaltung von Ausgaben, die Erfassung von Kilometern und Rechnungen kombiniert werden. Da fängt der Spaß erst richtig an! Auf diese Weise ist es möglich, einen vollständigen Überblick über die Gesamtkosten in Bezug auf bestimmte Projekte, Fälle, Klienten, Kunden usw. zu erstellen, der dann in ein Finanz- oder Gehaltssystem exportiert werden kann.
Wir nennen es einfache Zeiterfassung. Wir nennen es Acubiz Time.
Sehen Sie sich ein Video an, wie die Zeiterfassung tatsächlich funktioniert, und lesen Sie mehr über unsere digitale Lösung für die Zeiterfassung, Acubiz Time.
