Regeln und Leitlinien werden in der täglichen Arbeit sichtbar und klar.
Mit der Acubiz-Funktion für Unternehmensrichtlinien werden die Finanzprozesse zur Kontrolle der Mitarbeiterausgaben zum Kinderspiel. Sie haben die Möglichkeit, Stichproben von verschiedenen Transaktionen oder von unvorhersehbaren und umfangreichen Kostenarten durchzuführen. Das spart dem Unternehmen Zeit und erleichtert die Durchführung qualifizierter Kontrollen.
Der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) wird die Kontrolle der Ausgaben erleichtern. Die Technologie schafft Transparenz, die dazu beiträgt, das Verhalten in Bezug auf die Ausgaben in eine positive Richtung zu lenken.
Kontrollieren Sie Betragsgrenzen für einzelne Mitarbeiter, Mitarbeitergruppen oder Spesenkonten - auch über bestimmte Länder hinweg. Beispielsweise kann ein bestimmter Mitarbeiter eine Benachrichtigung erhalten, wenn er einen bestimmten Ausgabenbetrag überschreitet.
Der Mitarbeiter wird dann aufgefordert, die Transaktion zu begründen. Es besteht auch die Möglichkeit, die Transaktionen mit Richtlinienverstößen zur Kontrolle durch die Finanzabteilungen weiterzuleiten.
Nina Hjorthmose
Senior Consultant in Rechnungswesen, BDO
Mit Acubiz können Sie Regeln und Richtlinien für die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit sichtbarer und klarer machen. Außerdem ermöglichen wir qualifizierte Kontrollen, einschließlich stichprobenartiger Überprüfungen, damit Sie nicht jede einzelne Ausgabe überprüfen müssen. Sie können auch Grenzwerte und Dokumentationsanforderungen festlegen, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten.
RPA steht für Robotic Process Automation und bezeichnet den Einsatz von Software-Robotern zur Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben und Prozessen. Wir nutzen es, um Transparenz bei Finanztransaktionen zu schaffen. So können Sie beispielsweise Limits und Dokumentationspflichten definieren und durchsetzen sowie überwachen, ob Mitarbeiter gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen. Bei Verstößen kann RPA Benachrichtigungen auslösen oder Transaktionen zur weiteren Prüfung an die Finanzabteilung weiterleiten. Dies stärkt die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und verringert das Risiko von Fehlern und Betrug.